Efficience opérationnelle, réduction des coûts… Et si tout ça commençait par un environnement de travail ordonné ? Je vous propose d’adopter la méthode 5S pour bien débuter l’année !
Qu’est-ce que la méthode 5S ?
La méthode 5S est une approche organisée visant à améliorer l’efficacité et la qualité de travail dans une entreprise en optimisant l’espace de travail. Elle a été initialement développée au Japon dans les années 1950 et est devenue populaire dans de nombreux secteurs d’activité à travers le monde. 5S pour cinq étapes :
- Seiri (sélection) : trier et éliminer tout ce qui n’est pas nécessaire dans l’environnement de travail, afin de ne conserver que ce qui est utile et essentiel.
- Seiton (organisation) : ranger et organiser les outils et les matériaux de manière logique et facilement accessible, de sorte à pouvoir travailler de manière efficace et sans perdre de temps.
- Seiso (nettoyage) : nettoyer l’environnement de travail de manière régulière, afin de maintenir un niveau de propreté élevé et de créer un environnement sain et agréable.
- Seiketsu (standardisation) : établir des règles et des procédures pour maintenir l’environnement de travail organisé et propre. Cela doit permettre de créer des habitudes pour tous les employés.
- Shitsuke (discipline) : maintenir l’engagement et la discipline dans l’application des pratiques 5S. Son but est de garantir que les améliorations obtenues grâce à cette méthode sont durables dans le temps.
En mettant en œuvre les 5S, une entreprise peut améliorer l’efficacité et la qualité de son travail, réduire les coûts et les délais, et créer un environnement de travail agréable et sain pour ses employés.
Comment mettre en œuvre la méthode 5S ?
Etapes préalables à la mise en œuvre :
Avant de commencer, il est important de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre en mettant en œuvre les 5S. Cela peut être par exemple améliorer l’efficacité, réduire les coûts, ou encore créer un environnement de travail plus agréable. Puis, il faut identifiez les zones de l’entreprise où les 5S peuvent être mises en œuvre de manière efficace. Cela peut être par exemple une zone de production, un atelier, un bureau, etc. Enfin, il est recommandé de former un groupe de travail composé de représentants de chaque département de l’entreprise. Le but est de s’assurer que tout le monde est impliqué dans le processus de mise en œuvre des 5S.
Il est recommandé de commencer par des projets pilotes dans une zone limitée de l’entreprise, afin de tester la méthode et de mesurer ses résultats avant de l’étendre à l’ensemble de l’entreprise.
Mettre en œuvre chaque étape de la méthode 5S :
N°1 – Sélection :
Le but est d’éliminer tout ce qui encombre en se posant les questions : à quoi ça sert ? Qui en a besoin ? Combien en faut-il ? Il faut sortir de la vision individuelle de l’organisation de l’espace pour rationnaliser en équipe. Pour ce faire, il faut éliminer les papiers, documents et objets inutiles. Il faut également archiver les anciens documents et mettre en commun les documents consultés régulièrement. Cela s’applique aussi à l’environnement informatique avec la suppression des doublons de fichiers, tri des courriels…
N°2 – Organisation :
Après le débarras pour mieux voir l’espace disponible, l’objectif est de ranger pour réduire les pertes de temps et les gaspillages. Chaque chose doit avoir un emplacement défini et chaque personne doit pouvoir visualiser tous les emplacements nécessaires.
Quelques conseils :
- La règle des 30 secondes : il faut pouvoir se procurer les informations recherchées en 30 secondes max
- Un seul c’est mieux : il faut conserver une unique copie de chaque document
- Privilégier la propriété de groupe à la propriété individuelle en ce qui concerne l’environnement informatique
- Définir une structure de classement partagée. Par exemple, mettre en place des codes couleur par thème, des règles d’arborescence, de nommage des fichiers…
N°3 – Nettoyage :
Puis, il faut rendre et maintenir propres les espaces sous la responsabilité de l’équipe (armoires, zones d’archivage, zones communes, moyens informatiques…). On peut définir les programmes de nettoyage en identifiant les zones concernées, leur responsable et leur fréquence de nettoyage. C’est également l’occasion de mettre à jour régulièrement les différentes procédures et documents partagés (définition du périmètre documentaire à entretenir, d’un responsable et d’une fréquence de mise à jour).
N°4 – Standardisation :
Ici, il faut définir les procédures ou moyens visuels qui permettent d’uniformiser les façons de faire au sein de l’entreprise. Sans cela, il n’y a pas de pérennisation possible dans le temps. Cela permet également aux anomalies d’être aisément et immédiatement remarquées. Pour cela, il faut donc définir les standards de fonctionnement : rangement/classement, archivage, purge informatique, modes opératoires…
Par exemple, vous pouvez définir un système de classement informatique partagé en :
- définissant des répertoires partagés,
- définissant une arborescence commune,
- partageant la même logique de classement, d’intitulé de fichiers et de mise à jour
- permettant un accès informatique immédiat (objectif d’accès en 30 secondes)
N°5 – Discipline :
L’objectif est de mettre en place les conditions pour le maintien des activités d’amélioration dans le temps. Pour cela il faut :
- Un encadrement qui soutient ces initiatives et donne de la reconnaissance
- Mettre en place des réunions d’équipes régulières abordant la question 5S
- Créer des plans d’action
- Définir un rôle de coordination au sein de l’équipe
- Gérer un tableau de suivi des activités
- Faire régulièrement des audits d’avancement
Vous n’avez plus qu’à vous lancer !
