Le kanban est un outil de pilotage efficace pour réunir une multitude de contributeurs autour d’une vision partagée du processus. Il donne en un coup d’oeil le niveau de charge des différentes équipes et permet à chacun d’organiser sa journée / sa semaine en fonction de priorités définies ensemble. Mais les choses peuvent se corser : grand volume de tickets, engagement de délais, équipes réparties sur plusieurs sites, la coordination et le pilotage peuvent rapidement devenir très chronophages. Alors comment conserver les bénéfices de ce dispositif à une échelle plus industrielle ? Un outillage numérique peut constituer une réponse…
Deux questions clefs pour choisir son outil de Kanban Digital
Avant-propos : votre premier kanban ne doit pas être digital
Comme on va le découvrir, les offres d’outils de Kanban numériques sont nombreuses et les solutions variées. Si vous n’avez pas de recul sur vos usages du kanban, vous risquez de vous retrouver contraints par un produit peu adapté à vos besoins réels. La première étape est de prendre un bon vieux mur, des post-its et de commencer à travailler « à la main » le temps de trouver un format qui nous convient :
- Quelles sont les étapes de mon processus ?
- Chaque étape nécessite-t-elle une colonne ou peut-elle être matérialisée autrement ? (ex : des gomettes de couleur)
- Qui est responsable de chaque colonne ? quelles sont les règles de préparation et d’animation ?
- Quelles informations dois-je avoir en lecture directe sur un post-it?
- Quelles informations dois-je noter pour plus tard ? (par exemple pour préparer une rétrospective !)
- Peut-on et faut-il mettre en place des règles de limitation du travail en cours ? (ex : max 5 post-its dans la colonne « analyses en cours »)
Après 2-3 mois de tâtonnement, vous êtes murs pour vous lancer dans la digitalisation de votre kanban.
Si vous en êtes là, réjouissez vous : le bon outil va à la fois réduire votre charge de pilotage mais va aussi structurer plus facilement les pratiques de vos équipe que ce que votre seul baton de pèlerin vous a permis de faire jusqu’ici.
3 catégories de kanban, chacun son usage
L’excellence opérationnelle et le management visuel ont le vent en poupe et c’est naturellement que le nombre de Kanban web a explosé. On peut organiser masse pléthorique d’outils en 3 catégorie : les todo d’équipe, les outils de management visuel et les solutions de gestion de processus.
Bien évidemment ces catégories ne sont pas strictement exclusives et certaines solution se situent à la frontière entre 2, ce découpage permet néanmoins de guider intelligemment le choix d’une solution.
Todo personnelle ou d’équipe : l’essentiel
Ce sont les solutions les plus simples, qui se concentrent sur l’essentiel. On y retrouve les fonctionnalités de base (nommage des colonnes, possibilité de « tagger » un ticket, de lui assigner un responsable, d’y ajouter des commentaires). Ces applications sont triviales à utiliser et permettent se concentrer sur l’essentiel. Elles sont adaptées pour les processus courants (une équipe, max 10 étapes)
Solution remarquable de cette catégorie : Trello, évidemment.
Outil de Management visuel virtuel : tout pour les réunions
Ces outils, nettement moins nombreux ont pris un angle différent : ils se concentrent sur la coordination d’équipe réparties sur plusieurs site. Elles sont très souples (comme un kanban physique !) et offrent des fonctionnalités qui facilite le suivi d’une réunion à distance. Elles permettent de faire du brainstorm ou d’animer des ateliers exploratoire à distance. Elles sont adaptées équipes multi-sites et aux projets à la structure non standard où le partage et la bonne compréhension entre les acteurs est le premier facteur clef de succès.
Solution remarquable de cette catégorie : iObeya, assez loin devant les autres solutions que nous avons rencontré.
Solution de pilotage de process : des outils d’industriel
Ces solutions mettent l’accent sur le pilotage d’un processus complexe et d’un grand volume de tickets. De multiples champs et dépendances entre ticket permettent de rendre le contexte complexe de chaque sujet. Des moteurs de règles permettent d’automatiser l’entretien du board et même de connecter plusieurs kanban (on permet ainsi à plusieurs équipes qui travaillent à des mailles différentes de collaborer sans qu’un PMO assure manuellement le suivi et la traduction). Chaque seconde qu’un ticket passe dans une colonne est enregistrée et des fonctions de reporting permettent de mesurer la performance du processus, les goulots d’étranglement et d’identifier les tâches les moins maîtrisées.
Solution remarquable de cette catégorie : Le marché est très fourmillant sur ce segment. Sans prétention d’exhaustivité, nous mentionnerons seulement que Kanbanize nous a semblé être un bon équilibre entre richesse fonctionnelle et ergonomie
Deux questions clefs pour choisir son outil de Kanban Digital !
Le principal problème de votre organisation est :
a. … le nombre très important de tâches à suivre et piloter
b. … la difficulté de coordination d’équipes localisées sur des sites différents
c. … la complexité de votre processus et son trop long time to market
d. … la re-priorisation permanente des tâches qui désorganise votre équipe
e. … la grande variété des tâches et sujets à traiter
Vos exigences principales de mise en oeuvre de l’outils sont :
a. … la possibilité d’automatiser les manipulations de l’outil ou d’intégrer la solution avec d’autres produits
b. … la souplesse de l’outil pour s’adapter à tous vos processus
c. … une gestion fine des droits des utilisateurs pour garantir qu’aucune modification intempestive ne soit possible
d. … une simplicité exceptionnelle pour n’avoir à former personne
e. … l’absence de coût pour éviter d’avoir à faire valider le logiciel par la cellule achats
… résultats
Vous avez une majorité de B + E : dirigez vous vers un outil essentiel comme Trello
Vous avez une majorité de B + D : intéressez vous à la mise en place d’iObeya pour faciliter vos réunions
Vous avez une majorité de A + B + C : envisagez le déploiement d’un outil comme Kanbanize
