Contrairement au proverbe « le cordonnier est toujours le plus mal chaussé », il est impératif pour nous de faire ce que nous préconisons à nos clients. Les différentes démarches du lean que nous recommandons, comme les 5S, le management visuel ou l’amélioration continue, sont les mêmes que nous appliquons dans nos sujets internes au quotidien. Dans cet article nous vous racontons notre propre expérience.
Les 5S
Pour mémoire les 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketon, Shitsuke) cherchent à supprimer l’inutile, donner un endroit précis aux choses, standardiser les règles (pour être faciles à retenir), détecter les défaillances (grâce à un espace de travail propre et rangé) et faire un suivi de l’application rigoureuse de ces principes. Nous avons appliqué cette démarche à plusieurs reprises chez ISlean consulting dans nos locaux précédents à Levallois et depuis 2011 à Malakoff.
Cette démarche qui a été conçue pour des ateliers physiques, s’applique très bien sur des environnements numériques dématérialisés. De ce fait nous avons mis de règles pour la gestion de notre espace partagé où nous rangeons les informations liées à nos missions et à nos chantiers internes. Cela nous permet de faire un contrôle régulier pour éviter l’accumulation de fichiers inutiles (comme les versions intermédiaires des livrables des mission clôturées), ce qui entraîne entre autres un suivi plus facile des missions et des chantiers en prospection, en cours ou bien déjà clôturés.
Le management visuel
Nous sommes également conscients du besoin d’implémenter des démarches plus récurrentes et pour cela nous avons à ce jour deux méthodes complémentaires de management visuel. Premièrement nous utilisons un tableau physique où nous plaçons l’état des missions (en prospection, en cours, clôturées) ainsi que la production d’articles pour notre blog dont les publications ont lieu 2 fois par semaine.
Deuxièmement, et toujours dans l’idée de practice what you preach comme le diraient les anglo-saxons, nous avons un kanban virtuel à l’aide de l’outil Trello. Cet outil nous permet de restituer de manière claire les chantiers internes, les membres du cabinet en charge de les réaliser et leur état d’avancement.
Ces deux méthodes sont mises à jour toutes les semaines ce qui nous permet d’identifier des dérives sur certains sujets et même de faire appel à d’autres membres pour compléter les objectifs. Ceci nous permet également de présenter le cabinet de manière simple aux nouveaux arrivants ainsi que de les intégrer rapidement aux sujets en cours.
L’amélioration continue
Tout au long de l’année nous réalisons également des feedbacks sur l’état des missions et du fonctionnement interne du cabinet. Nous avons trois types de réunions nous permettant d’identifier de nouveaux points de tensions, faire un point sur nos objectifs d’amélioration et remettre en question des stratégies pour atteindre nos objectifs, notamment pour les chantiers internes.
- ISlean day : une journée de travail collaborative tous les trimestres où tout le cabinet se réunit pour faire le point sur nos axes d’améliorations établis le trimestre précédent ainsi que pour identifier de nouveaux éléments à considérer dans les trois mois à venir.
- ISlean evening : une soirée par mois pendant laquelle nous nous rencontrons autour d’un dîner pour partager les KPI du cabinet et présenter les retours d’expérience de nos missions.
- Stand-up meeting : une demi heure par semaine pour faire le point sur les axes d’amélioration issus de l’ISlean day, faire appel aux autres si besoin et mettre à jour nos outils de management visuel. Il s’agit également d’un moment pour traiter les sujets quotidiens comme la publication d’articles.
Ces démarches du Lean sont très utiles et nous les recommandons à nos clients car nous nous en servons en interne chez ISlean consulting. Notre intérêt est de fournir des démarches qui résolvent les enjeux de nos clients et dont nous sommes en mesure d’assurer l’efficacité.
