Nous avons travaillé chez un de nos client à la mise en conformité chimique de son portefeuille produits avec la réglementation en vigueur concernant la gestion et l’utilisation des substances chimiques. Le projet démarrant tout juste chez ce client, nous l’avons supporté dans sa recherche de solutions en essayant de répondre à des questions clés : lesquels de ses produits sont concernés par la réglementation ? Comment prioriser les actions à mener sur les produits contenus dans son catalogue ? Quelles stratégies de gestion de la conformité  mettre en place ?

Comment définir une stratégie de priorisation et management du risque ?

Bien connaitre son marché et ses produits !

La première étape de tout projet de priorisation, consiste à définir avec rigueur le champ d’application des réglementations et les contraintes qui en découlent. Il convient également de connaître précisément son catalogue produits afin d’être en mesure de prendre en considération tous les éléments pouvant avoir un impact sur l’activité de l’entreprise.

Notre client est une ETI proposant ses produits sur plusieurs continents ; il a fallu analyser les principales réglementations, par continent, applicables aux produits que notre client fabrique et commercialise.

Trois réglementations concernaient les produits de notre client :

• REACh : la réglementation européenne sur l’importation et l’utilisation des substances chimiques en Europe;
• CPSIA : la réglementation américaine relative aux substances chimiques dans les produits destinés aux enfants de 12 ans et moins;
• Proposition 65 : la réglementation californienne obligeant les vendeurs à informer les consommateurs sur les risques relatifs aux substances présentes dans les articles ne respectant pas les seuils préconisés.

Des différences existent entre chaque réglementation, ces dernières n’adressant pas les mêmes substances et/ou n’imposant pas les mêmes seuils de concentration.
Cependant, des synergies entre chacune d’elles sont possibles et permettent d’optimiser la charge de travail et améliorer l’évaluation du risque.

Cette première étape est certainement l’une des plus chronophage : elle demande beaucoup d’attention pour capturer tous les détails afin de faciliter les analyses et les plans d’actions à suivre.

Prioriser le risque, une étape nécessaire au bon déroulement du projet

La conformité réglementaire concerne tous les produits d’un même catalogue. L’objectif est qu’aucun écart de conformité ne soit décelé et que l’intégralité des produits du catalogue soit conforme aux exigences réglementaires. Dans le cadre d’une conduite d’un projet de surveillance et de mise en conformité, il convient de définir les priorités à gérer afin d’éviter une charge de travail trop importante, donc des coûts non cohérents relativement au chiffre d’affaires et à la marge générés.

Dans notre cas, nous avons défini une table des risques et affecté à chacun d’eux une priorité de traitement. Cette démarche permet de mettre en place une  « feuille de route » efficace pour travailler ensuite sur la stratégie à mettre en place.

La première étape consiste à identifier les tâches et/ou opérations à traiter en premier lieu. Cela permet de hiérarchiser les problèmes à résoudre suivant des critères agréés et de gérer les actions primordiales au succès du projet, les actions secondaires étant traitées ultérieurement en fonction de l’avancement et de la cohérence des résultats obtenus.

Dans notre cas, nous avons pris comme critère principal la composition chimique des articles du catalogue afin d’identifier les quantités de substances à risque, au regard de la réglementation, présentes  dans chaque article et être capables d’identifier la  gamme de produits à traiter en priorité.

Nous avons ensuite catégorisé les risques liés aux substances présentes dans les articles en attribuant des critères d’importances à plusieurs paramètres pouvant générer un écart réglementaire. L’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) liste sur son site les principaux critères d’évaluations à retenir dont :

• le type et la fréquence d’exposition,
• le type de danger lié aux substances,
• la quantité de substance présente dans l’article…

Suivant l’activité de l’entreprise, des critères supplémentaires peuvent être définis et auront un impact sur la priorisation de traitement des écarts. On peut retrouver parmi ces critères :

• le type de client (adultes ou enfants),
• la qualité de matières première approvisionnée par votre fournisseur,
• les volumes de vente…

Le résultat généré par l’analyse  de ses différents facteurs permet d’attribuer un niveau de risque à chaque article. Le niveau du résultat obtenu permet de définir directement l’ordre de traitement des gammes à analyser.

Dans notre cas, les critères d’évaluation n’ayant pas la même criticité selon les réglementations, l’attribution  d’une note différente aux critères permettra de savoir sur quel marché le produit présente le plus de risque. L’objectif étant d’être conforme avec la réglementation la plus sévère afin d’être conforme sur tous les marchés.

Comment gérer le risque ?

L’étude des réglementations et du portefeuille permet de savoir quelles sont les substances a traiter et la formule d’évaluation du risque nous permet d’avoir une vision globale sur les produits à sécuriser en priorité. Partant de ce point, il est nécessaire de définir une stratégie adéquate au bon déroulement de la sécurisation et de la mise en conformité du catalogue.

Il est important de définir plusieurs axes stratégiques en fonction de l’évaluation du risque qui a été faite mais aussi de la connaissance que vous pouvez avoir de vos fournisseurs et des matériaux qui rentrent dans la composition de vos produits.

Ainsi les produits avec le score de risque le plus élevé doivent être soumis aux conditions de sécurisation et de mise en conformité les plus strictes. Les traiter en priorité permettra d’affiner le plan d’action tout au long du processus de conformité pour les produits avec un risque moindre.

Ce plan d’action établi pour répondre aux différents aspects de la gestion du risque doit être clair, faisable et efficace. Il doit également comprendre plusieurs facteurs permettant de se protéger et prévenir en cas de risque avéré. Les outils à disposition sont variés et on pourra y retrouver :

• Une protection juridique à travers des clauses contractuelles,
• une protection financière, c-à-d. un budget prévu pour la mise en conformité du catalogue,
• une protection organisationnelle, à travers la création ou la réaffectation d’une équipe pour assurer l’exécution du processus de conformité,
• une protection technique, en s’assurant de la conformité de la supply chain à travers de tests.

La priorisation permet d’aider à la prise de décision

L’intérêt de prioriser les risques et les actions à mener est d’établir un moyen d’atteindre les objectifs fixés en minimisant les investissements de temps et financiers, facilitant alors la prise de décision pour une entreprise.

Nous avons pu voir au travers de cet article que la priorisation permet d’établir une feuille de route claire permettant de visualiser les moyens humains, financiers et organisationnels à investir pour la bonne conduite d’un projet. Il n’est pas possible d’exposer dans cet article tous les outils à disposition pour la gestion du risque comme aurait pu l’être un Pareto. Ces outils pourront faire l’objet de sujets pour de prochains articles.