Comment réduire les délais des processus ? 8 points à étudier dans votre organisation.

Faites-vous attendre vos clients ? Aujourd’hui la réduction des délais est enjeu stratégique pour les organisations : un enjeu business et un enjeu managérial. Vos clients se plaignent de temps d’attente excessifs ? Vous manquez de réactivité et pourtant vous accumulez des stocks de production coûteux ? Vous souhaitez distancer vos concurrents en étant plus rapide ? Autant de bonnes raisons de vous attaquer à l’optimisation de vos processus…avec l’oeil rivé sur l’horloge.

Comment aborder cette question des délais ? L’approche de l’excellence opérationnelle offre une méthode éclairante. Elle s’applique à tous les secteurs : l’industrie comme les services.

Comment identifier les gains de temps potentiels ?

Les fameux 8 gaspillages du Lean constituent une grille d’analyse qui s’applique très bien (notamment) à la réduction des délais.

1. Transport : Réduire les délais de déplacements

Identifiez les déplacements inutiles de personnes ou de matière entre les ateliers, et simplifiez certaines étapes de vos processus. Repensez vos espaces de travail pour gagner en fluidité : on déplace, on décloisonne, on réaménage, on rapproche…bref on déménage pour la bonne cause !

2. Stockage : on se limite !

Stocker c’est générer du travail et du temps perdu. Pensez au temps passé à organiser le stock, à en faire l’inventaire, à gérer les entrées et sorties. Des tâches qui peuvent impacter la fluidité du processus global.

 3. Gestes inutiles : on s’économise                                              

C’est une réflexion qui prolonge la recherche d’ergonomie de l’espace de travail. Elle vise à supprimer les manipulations superflues d’outils ou de matière.

 4. Temps d’attente : on dit non au “stand by”, the show must go on !

Grâce à la modélisation minutieuse de vos processus, vous pourrez traquer les moments d’attentes rencontrés par les opérationnels ou les moments d’attente des matières. Le jeu consiste alors à travailler sur les zones de goulots d’étranglement. Un jeu qui peut se révéler plus complexe qu’il n’y paraît : il implique de renforcer les ressources de manières ciblées pour supprimer les goulots mais aussi de revoir la cadence globale de votre processus pour tenir compte des délais les plus longs. Dans les services, cela peut conduire aussi à refondre les processus de validation, souvent chronophages, et à passer de tâches séquentielles à des tâches plus collaboratives.

Pour aller plus loin : découvrez la théorie des contraintes et la vision flux dans notre document « L’excellence opérationnelle pour les profanes »

5. Tâches inutiles : on se focalise sur les tâches à valeur ajoutée pour le client final

On touche ici à un fondement de la démarche d’excellence organisationnelle. Elle recommande de se laisser guider par la voix du client. Ce qui conduit à faire des arbitrages et à supprimer les tâches qui ne constituent pas une valeur ajoutée suffisante.

6. Sur-production : on bannit la sur-qualité, la sur-quantité au regard des besoins du client

L’idée est ici de produire des services adaptés, au plus juste, aux attentes des clients. Même s’il semble moins orienté délais que les précédents, ce gaspillage a également un impact sur le temps de cycle. Par exemple, en produisant plus que nécessaire, on mobilise des ressources qui ne peuvent se rendre disponibles pour réaliser d’autres tâches en attente.

Pour aller plus loin : initiez-vous au concept de “Valeur ajustée” avec notre guide de l’excellence opérationnelle pour les profanes

7. Défauts et rebuts : la non-qualité génère du délai

Faire et défaire, c’est toujours faire. Mais ça prend du temps. En améliorant la qualité de la production, on contribue à réduire les délais.

8. Sous-mobilisation des compétences : l’efficience passe par la compétence

Qui n’a jamais vu un problème irrésolu pendant plusieurs jours être résolu en 10 minutes par l’expert compétent. Gagner du temps, c’est aussi savoir mobiliser la bonne expertise au bon moment.

Réduire la durée des cycles de production : une stratégie gagnante

En cherchant à réduire ces gaspillages, on est généralement conduit à passer à un mode de production en flux tirés :  plutôt qu’une production « poussée » par la planification, elle devient « tirée » par la demande client.

Cela conduit souvent aussi à diminuer les volumes produits à chaque cycle pour raccourcir la durée de ces cycles et gagner en souplesse pour l’adaptation à la demande. Dans l’industrie, on cherche un optimum prenant en compte le temps perdu à chaque changement de série et la souplesse gagnée avec les petites séries. Cela peut amener à repenser la manière de lancer les travaux dans la chaîne. Dans les services, on peut citer les démarches agiles dans le développement logiciel : on tend à livrer plus souvent des lots comportant moins de fonctions, plutôt que de réaliser des gros lots plus rares.

Notre conseil : pour réduire les temps d’attentes Client, les démarches du « Juste à temps » sont des réponses souvent pertinentes. Encore faut-il mettre en place ces modèles avec pragmatisme. Pour comprendre la portée et les limites du « zéro stock, zéro délai » : lire notre article sur la méthode des 5 zéros.

Réduire les délais des processus : comment s’y prendre ?

Vous l’aurez compris, la quête de la réduction des délais s’appuie sur une analyse globale de votre chaîne de valeur et sur un effort de formalisation de vos processus.

La réussite de votre démarche repose à notre sens sur 3 actions incontournables :

• Modélisez vos processus en partant de la réalité du terrain
  
• Impliquez vos opérationnels dans la conception des améliorations
  
• Adoptez une vision transversale de votre chaîne de valeur

Vous vous sentez prêt ? Contactez notre équipe pour discuter des actions à engager dans votre entreprise.