Contexte

  • Les Services du Premier Ministre représentent un ensemble polymorphe d’une cinquantaine de services rattachés au Premier Ministre dont notamment le Cabinet du premier ministre, la Direction des Services Administratifs et Financiers et le Secrétariat Général du Gouvernement mais aussi une quarantaine d’entités disparates (Autorités Administratives Indépendantes, directions centrales interministérielles, ….).
  • La DSAF souhaite construire une offre de service Gestion dématérialisée des courriers afin de permettre aux entités qui le souhaitent d’en profiter.
  • Le contexte est délicat. Plusieurs tentatives de mise en place de la dématérialisation ont échoué dans les années précédentes et le dernier avant-projet lancé par la DSI a suscité des critiques. L’initiative est à l’arrêt. La Direction des Services Administratifs et Financiers des Services du Premier Ministre fait appel à ISlean consulting pour recadrer le projet et accompagner sa mise en œuvre

Intervention sur le volet accompagnement du changement

  • Démarche itérative avec les utilisateurs clés pour les associer dès le début à la conception du prototype
  • Formalisation adaptée des modes opératoires et des supports de communication
  • Gestion adaptée des différents acteurs du projet
  • Mobilisation des futurs utilisateurs lors des recettes
  • Formations adaptées par profils utilisateurs
  • Assistance renforcée et individualisée
  • Identification d’utilisateurs relais pour assurer la continuité

Résultats

  • Un projet de dématérialisation réussi dans un contexte globalement difficile :
    • avec parfois (très variable selon les services) des réticences très importantes à la dématérialisation
    • des aléas majeurs liés aux politiques de sécurité Matignon qui contraignent fortement les infrastructures informatiques et la sécurisation des applications éditeurs
  • Une capacité reconnue à s’adapter aux évolutions majeures de contexte et à proposer œuvre des solutions originales et à les mettre en au client pour réussir le projet
  • Une capacité reconnue à répondre aux aléas (importants dans ce type d’administration centrale) et aux sollicitations d’acteurs de haut niveau dans la sphère publique
  • Des relais durablement installés pour le fonctionnement récurrent