EXPERTISE

Dématérialisation du
secteur public

ISLEAN - Icon - Dematérialisation Secteur Public

Dans un monde où le numérique devient la norme, la transformation numérique des services publics est devenue une priorité stratégique. La législation évolue pour encourager cette mutation, reconnaissant la nécessité de rendre les services plus accessibles, plus rapides et plus efficaces. Les attentes des citoyens augmentent, demandant des démarches simplifiées et des réponses plus rapides créant le besoin, pour les agents, de disposer d’outils efficaces et intuitifs. Face à ces défis, notre cabinet est un partenaire de référence, en mettant en œuvre des technologies innovantes permettant de redéfinir l’interaction entre les services publics et les citoyens, et en réinventant le métier d’agent public de demain.

Contexte du marché

Derrière cette plateformisation de la gestion des relations avec les administrés, se cache une réalité plus disparate dans les back-office administratifs ou les arcanes des cabinets. ISLEAN se positionne ainsi comme le partenaire de référence de la dématérialisation du fonctionnement interne des administrations (administrations centrales, directions générales des services dans les collectivités territoriales…) ou des cabinets, en mettant au centre de nos démarches, les agents du service public.

Nos convictions

A ISLEAN, nous sommes convaincus que la dématérialisation des services publics présente de nombreux avantages pour les administrés, les administrations et ses agents.

Pour les administrations :

  • Efficacité et gain de productivité, en automatisant des processus manuels chronophages, et permettant aux agents de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et en facilitant leurs tâches via des outils adaptés et efficaces
  • Agilité des outils, permettant de traiter même à distance les dossiers (en télétravail, en déplacement…)
  • Désilotage des processus, permis grâce aux outils numériques, permettant une meilleure répartition et collaboration entre services
  • Amélioration de la qualité du service, en proposant un service plus accessible, plus réactif et plus transparent 
  • Modernisation de l’image de l’administration, en s’alignant sur les pratiques de leurs partenaires privés ou publics, et des usagers
  • Respect de l’environnement, avec la réduction de l’empreinte carbone notamment liée à la consommation et aux multiples archivages de papier

Pour les administrés :

  • Simplicité et accessibilité, grâce à des démarches administratives accessibles en ligne, 24h/24 et 7j/7, depuis n’importe quel lieu et appareil connecté
  • Gain de temps et d’argent, avec la disparition de la nécessité de se déplacer ou de patienter dans les administrations
  • Traçabilité et suivi des démarches, les administrés pouvant facilement suivre l’avancement de leurs démarches en ligne et conserver un historique de leurs interactions avec l’administration

Cependant, nous sommes conscients que la dématérialisation peut également présenter des défis  :

  • Fracture numérique : tous les citoyens doivent pouvoir accès aux outils numériques et aux compétences nécessaires pour effectuer leurs démarches en ligne
  • Protection des données personnelles : la sécurité et la confidentialité des données personnelles doivent être garanties
  • Accompagnement des agents publics : un accompagnement et une assistance doivent être mis en place pour les agents opérationnels car quel que soit leur niveau de maîtrise des outils numériques l’impact des changements lié à la dématérialisation reste toujours important

Nous sommes ainsi convaincus que la clé d’une dématérialisation réussie réside dans une approche centrée sur l’utilisateur opérationnel, garantissant que les solutions numériques ne sont pas seulement performantes, mais aussi intuitives et inclusives.

Notre démarche

Notre méthode s’appuie sur une analyse approfondie des besoins spécifiques de chaque administration, permettant de développer des stratégies sur mesure. Nous combinons expertise technologique et connaissances approfondies des processus administratifs pour concevoir et déployer des solutions de dématérialisation. Dès le cadrage initial et à chaque étape des projets, nous adoptons une démarche collaborative et inclusive en termes de conduite du changement avec nos clients. Cette intégration de la dimension conduite du changement  se fait dès le cadrage, les phases de conception (notamment via la mise en œuvre de prototypage) et la mise en œuvre. Cette méthode assure que chaque solution est co-construite avec ceux qui l’utilisent au quotidien, favorisant ainsi une adoption réussie et une transition en douceur vers la dématérialisation.

Les administrations qui s’engagent dans la dématérialisation avec nous se positionnent à l’avant-garde du service public et de la qualité de vie au travail.

Pourquoi nous ?

Notre cabinet se distingue par une combinaison unique d’expertises techniques, de connaissances intimes des enjeux métiers du secteur public et une démarche centrée sur les utilisateurs métiers des outils de dématérialisation. Nos projets antérieurs attestent de notre capacité à mener à bien des transformations numériques complexes. 

Retour sur quelques-unes de nos expériences

Ministère de la culture Cabinet de la ministre & administration centrale

Projet 100% dématérialisation

Mise en œuvre et pilotage de bout en bout de la dématérialisation (spécifications, paramétrage, tests, mise en production, formations, support) pour le cabinet de la ministre et l’administration centrale du ministère de la culture

DRAC (Directions Régionales des Affaires Culturelles)

Dématérialisation de la gestion des demandes usagers & des notes administratives
  • Mise en oeuvre et pilotage de bout en bout de la dématérialisation de la DRAC Hauts de France
  • Définition d’une méthode industrielle de déploiement
  • Généralisation à 6 autres DRAC et au DRASSM

Préfecture du Rhône / DDPP / DDT / DDETS / SGCD du Rhône & SGAR

Etude des opportunités de dématérialisation
  • Etude d’opportunité et de faisabilité sur le périmètre préfecture, SGCD, DDPP, DDT, DDETS, SGAR
  • Mise en œuvre d’une expérimentation sur le périmètre SGCD

Direction Générale du Trésor

Prototypage no-code de la demande d'agrément ESUS

Réalisation d’un prototype de gestion dématérialisée de demandes ESUS à l’aide d’outils no-code (JotForm, AirTable, Zapier)

Conseil départemental des Yvelines

Etude de faisabilité de la dématérialisation des parapheurs de la DGS
  • Revue des processus existants
  • Analyse statistique des parapheurs de la Direction Générale des Services
  • Cadrage des besoins pour un fonctionnement dématérialisé des parapheurs

Cabinet de la Présidence de la République Française

Etude d'opportunité et de faisabilité de la dématérialisation des notes du cabinet
  • Revue du fonctionnement de l’existant (gestion des notes)
  • Qualification des besoins et des exigences
  • Exploration et qualification des solutions du marché

CEA (Commissariat à l'Energie Atomique et aux énergies alternatives)

Exploration et qualification des solutions du marché des parapheurs électroniques
  • Elaboration de cas d’usages et de de leurs exigences fonctionnelles et techniques
  • Exploration du marché des parapheurs électroniques
  • Construction de démonstrateurs pour les 3 solutions retenues

Ministère de la transition écologique et de la cohésion des territoires

Projet 100% dématérialisation

Cadrage et pilotage de bout en bout du projet de dématérialisation de la gestion des courriers et des notes, mise en œuvre sur un périmètre pilote (Direction Générale de l’Aménagement, du Logement et de la Nature)

Services du Premier Ministre

Projet 100% dématérialisation
  • Recadrage d’un projet de dématérialisation (courriers du cabinet du PM, processus internes de la DSAF, courriers de la Miviludes)
  • Conception, paramétrage, évolution produit, déploiement de l’outil et des processus

Conseil départemental des Yvelines

Etude de cadrage de la dématérialisation des courriers du cabinet du Président
  • Analyse de l’existant de la gestion des courriers du Président
  • Etude d’opportunité et de la faisabilité de la dématérialisation

IRSN (Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire)

Etude de cadrage de la mise en œuvre de la signature électronique
  • Cadrage des besoins métiers
  • Vulgarisation de la réglementation eIDAS (services électroniques d’identification, d’authentification et de confiance ) pour le Comité de Direction

Ministère de l'Intérieur/Direction Générale de la Police Nationale

Cadrage de la dématérialisation courrier pour 3 directions
  • Cadrage de 3 projets de dématérialisation (Direction Centrale de la Police Judiciaire, Direction Centrale de la Police Aux Frontières, Direction des Ressources de la Police Nationale)
  • Elaboration et qualification des 3 plans projets

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