Rencontre ISlean consulting – Michel et Augustin

Suite à son étude sur l’usage des systèmes d’informations au service des démarches qualités et de la performance des PME françaises, ISlean consulting rencontre les managers en charge de l’informatique dans les PME pour aborder leur expérience du management de leurs Systèmes d’Informations.

Estelle Leroy Savignac, DAF de Michel et Augustin

Après un parcours à responsabilité dans la filière Finance au sein du groupe TOTAL, Estelle Leroy Savignac rejoint Michel et Augustin – « les trublions du goût » en 2013, en tant que Directrice Administrative et Financière.

L’entreprise en croissance estime avoir atteint un seuil pour enclencher une montée en puissance de ses SI, et confie à Estelle également la structuration de ses processus et un projet de mise en place d’ERP.

ISlean consulting : à quoi ressemble le SI d’une PME telle que Michel et Augustin ?

Estelle : à l’image de beaucoup d’autres PME je pense, nos outils reposent actuellement à 80% sur des tableurs contenant Macros ou formules. Nous utilisons également des logiciels du marché pour certains métiers (ex : comptabilité ou gestion de la relation client). Nous utilisons certains logiciels en SaaS. Nous accordons une grande importance à la relation avec nos clients : nous utilisons également beaucoup les réseaux sociaux (Facebook, Twitter…) pour aller à leur rencontre et avoir une relation beaucoup plus directe avec eux.

Notre entreprise connaissant une forte croissance depuis 10 ans, nous sommes en train de basculer d’un SI « artisanal » à quelque chose de plus industrialisé et avons plusieurs projets TIC en cours ou en prévision.

ISlean consulting : notre enquête révèle qu’après les coûts, le frein principal à la mise en place des SI dans les PME est lié aux compétences. Qu’en pensez-vous ?

Estelle : cela ne me surprend pas. D’abord, les SI ont effectivement un coût non négligeable. D’autant plus quand vous êtes habitué à une ligne budgétaire proche de zéro, parce que vous n’aviez pas d’outils en dehors de la bureautique ! Il faut alors basculer d’une logique de coût, à une logique d’investissement, et donc de création de valeur pour l’entreprise (gains de temps, réductions de coûts, amélioration des services…). Mais pour maximiser cette valeur et bâtir un SI utile, il est important d’avoir les bonnes compétences, pour bien cadrer ses besoins et de partir sur les solutions les plus adaptées à son contexte et à son métier.

En la matière, il existe assez peu de moyens rapides et facilement accessibles pour se former aux bases de la construction d’un SI. En effet, la bibliographie existante et les sites Internet spécialisés s’adressent généralement à des grandes entreprises, qui disposent d’une DSI et qui doivent gérer des problématiques assez éloignées de celles d’une PME.

Le piège pour une PME est de penser qu’il suffit d’acheter un outil du marché, suite à une démonstration, et que cela fonctionnera tout seul !

ISlean consulting : concrètement, sur quel type de sujet avez-vous fait face à un manque de compétences informatiques ?

Estelle : la première préoccupation que nous avons rencontrée : une infrastructure adaptée à notre taille et à nos enjeux. Des questions très concrètes telles que « Quel type de réseau ? ADSL ou fibre optique », « Comment gérer le câblage des locaux ? », « Serveur hébergés ou en mode cloud ? Avec quel type de sauvegarde ? Quelle garantie de temps de rétablissement ? ». Où trouver des réponses pragmatiques, lorsqu’on recherche des réponses sur Internet ?

Quand notre ADSL a atteint ses limites de capacités, nous avons voulu passer à la fibre optique : le  nombre d’acteurs différents à mobiliser pour une opération apparemment anodine est une véritable surprise !

Pour les modes d’hébergement, la complexité est bien supérieure et surtout les coûts vont du simple au quintuple en fonction des technologies et des services choisis. Comment savoir si vous ne demandez pas une formule 1 alors que vous avez besoin d’un utilitaire !

Sur ces besoins apparemment simples, nous avons rencontré des obstacles, car nous n’avions pas les compétences en interne pour anticiper et éviter les pièges. Alors, lorsque nous avons décidé de lancer un projet de mise en place d’un ERP, nous avons immédiatement opté pour un accompagnement.

ISlean consulting : avant de parler du recours aux consultants, comment adhèrent les équipes internes aux projets informatiques ?

Estelle : sur notre projet d’ERP, la direction a mandaté un chef de projet, détaché de ses autres activités. L’expérience montre que c’est la meilleure façon de gérer efficacement un tel projet. Même si nos équipes maîtrisent très bien leurs savoir-faire, c’est important d’avoir quelqu’un pour les guider, dans le bon tempo, avec les bonnes questions et de la méthodologie. Les équipes se sont emparées des documents pour bien exprimer leurs besoins : le cahier des charges a été relu et enrichi par toute l’entreprise, et pas seulement par quelques utilisateurs ! Depuis, les équipes participent aux tests du système. Un consultant externe a assuré un coaching de notre chef de projet et a pu intervenir ponctuellement selon les sujets. La relation a été profitable, car encore une fois, ces compétences viennent de l’expérience.

ISlean consulting : comment avez-vous trouvé vos consultants ?

Estelle : Principalement via nos réseaux professionnels, nos connaissances.

On en revient à la difficulté mentionnée précédemment d’avoir les bonnes compétences pour mener des projets SI : il n’est pas aisé de trouver les bonnes personnes, capables d’intégrer nos spécificités, tout en étant expertes de leur domaine. On se sent un peu livrés à soi-même et on doit réaliser les recherches de compétences par ses propres moyens.

ISlean consulting : quel est votre retour d’expérience à l’approche de la fin de ce projet de mise en place d’un ERP ?

Estelle : je dirais que rédiger un cahier des charges complet n’est pas suffisant. C’est une étape absolument nécessaire pour faire le choix d’une solution. Mais une fois le projet lancé, il est primordial de bien maîtriser son besoin pour contrôler la réponse fournie par le duo éditeur / intégrateur et ainsi d’accorder un temps important à la recette de l’outil et à la formation des utilisateurs.

Nous savons que la gestion de projet ne s’improvise pas, et avons donc opté pour un accompagnement spécialisé. Cela peut aider à mieux anticiper l’ampleur de certaines activités (ex : les tests et la reprise des données) qui mobilisent vraiment l’ensemble des équipes, voire obligent à revenir ensemble sur des questions de règles de gestion.

Au niveau des résultats, ce projet nous permettra de mettre en cohérence l’ensemble de nos données, et de disposer d’un référentiel unique, ce qui fluidifiera et fiabilisera les échanges d’informations et représentera un gain de temps significatif pour nos équipes.

Bref, de toujours mieux servir nos clients, de continuer à innover sur nos recettes, tout en ayant mieux structuré nos « cuiSInes » !

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Bien connue du grand public notamment pour ses fameuses « vaches à boire », « vaches en pot », et « cookies cœur fondant » (réalisés à partir d’ingrédients que l’on peut trouver dans n’importe quelle cuisine, sans additifs ni colorants) et ses actions de communication innovantes et fortement basées sur le bouche à oreille, la marque a su trouver et fidéliser ses clients et connaît une forte croissance.

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Entretien réalisé par Louis Alexandre Louvet et Nicolas Montens