Il y a peu nous avons parlé du POC (Proof Of Concept), de ses caractéristiques et des raisons d’adopter une telle démarche dans la conduite d’un projet (article que vous retrouverez ici). Cependant, une chose est de connaître l’importance et l’utilité de la démarche, une autre est de pouvoir/savoir la mettre en œuvre convenablement pour en tirer les bénéfices. Dans cet article nous souhaitons partager avec vous la méthode à suivre et les facteurs de réussite d’une telle démarche.
Faire du 2 en 1
Le POC est certes une expérimentation, mais pour être efficace, il doit refléter la réalité. Il doit donc être une expérimentation en situation réelle. Les points qui seront testés doivent être soit stratégiques pour le projet, soit être représentatifs du contenu du projet. Cela permet de faire ressortir les éventuels écueils ou points d’amélioration pour ainsi avoir des réponses claires quant aux options à prendre pour la suite projet.
Une des principales forces du POC est de faciliter ou d’accélérer le cadrage du projet dans sa globalité en contractant 2 phases en une : la phase d’étude et la phase de mise en œuvre opérationnelle. Deux pour le prix d’un, autant ne pas se manquer !
Pourquoi ils échouent ?
Le dicton « ne pas confondre vitesse et précipitation » prend tout son sens lorsqu’on recherche les causes d’échec d’un POC. La tentation de vouloir aller vite dans la réalisation du POC peut être grande, surtout lorsque les délais sont tendus. Dans ces cas, les POC peuvent souffrir de plusieurs maux parmi lesquels on distingue principalement :
Un cadrage imprécis
Prise par les délais, les équipes de conception du POC ont parfois peu de temps devant elles pour cadrer convenablement le sujet et permettre aux équipes techniques de produire en ayant tous les prérequis. Résultat, l’équipe technique n’a que très peu conscience des enjeux du POC et des contraintes techniques. Dans ce cas, il y a de fortes chances que le produit développé ne soit ni réutilisable ni réplicable.
Un périmètre trop ambitieux pour le délai imparti
Les équipes de conception ont parfois du mal à limiter les sujets à traiter. L’équipe a tendance surdimensionner le périmètre du POC ou à le compléter au fur et à mesure le sujet de départ. Dans les faits, tester un grand nombre de fonctionnalités n’est pas mauvais en soit, mais dans ce cas, on se rapproche plus d’un produit fini plutôt qu’un produit minimum et qui peut couter cher avant même d’être testé. Par ailleurs, il est important de prendre le temps nécessaire pour réaliser les développements et les tests et s’assurer que le produit répond aux attentes d’une part et qu’il est réutilisable d’autre part.
Conséquences : les POC se rallongent à souhait, ne réussissent pas à atteindre les objectifs fixés ou encore ne sont pas réutilisables ou réplicables.
Quelques conseils pour ne pas planter son POC
L’art et la manière de mener et réussir un POC peut faire l’objet d’un ouvrage entier. Nous vous donnerons dans la suite de ce billet quelques incontournables pour ne pas planter son POC.
Réaliser un cadrage suffisant pour réduire les incertitudes
Vous l’aurez compris, le cadrage est une étape déterminante (pour ne pas dire cruciale) pour tout projet et les POC ne dérogent pas à la règle. Cette phase de cadrage peut être courte (quelques semaines) mais est essentielle pour mener à bien le POC et en tirer pleinement profit.
Pour ces raisons la première action à réaliser est de définir les enjeux et les objectifs du POC pour chacune des parties prenantes (DSI, métiers, …) en identifiant clairement les critères de succès et les avantages attendus qui devront faire l’objet d’une évaluation à la fin du POC. Pour ce faire, 2 questions principales doivent se poser :
- Dans quel but ce POC est-il réalisé et quels résultats en attendre ?
- A qui s’adresse le POC et qui cherche-t-on à rassurer du potentiel ou du bien fondé la solution ?
Il est ensuite important de bien définir et de délimiter le périmètre du POC en listant ce qui y entre mais aussi ce qui n’y entre pas. A cet effet, il est nécessaire que ce périmètre soit composé d’un mélange de fonctionnalités complexes (objet principal du POC) et de quelques fonctionnalités simples. Toute la difficulté de cet exercice réside dans le fait de bien choisir les fonctionnalités à tester et surtout de les choisir en nombre suffisant en fonction de la durée du POC. Face à l’incertitude quant à la capacité à mettre en œuvre les fonctionnalités choisies, une manière de sécuriser son périmètre est de prioriser les fonctions pour s’assurer que les plus importantes seront pris en compte. Le POC ne pourra jamais répondre à toutes les questions. Un périmètre restreint limite les risques, un périmètre large peut complexifier le processus de décision.
Dans cette phase de cadrage, il est nécessaire de définir une grille d’évaluation du POC qui devra être complétée pendant la phase de réalisation technique. Cette grille devra à minima contenir les objectifs du POC, leurs critères d’évaluation et niveaux d’atteinte (apprécié au fur et à mesure de l’avancée travaux par l’équipe de conception). A la fin du POC il sera ainsi aisé pour l’équipe de projet de tirer des conclusions éclairées quant aux objectifs de départ et d’obtenir des réponses claires quant aux options à prendre pour la suite du projet.
Préparer les cas de test
Une fois le cadrage terminé, il est important de bien définir ce qu’il convient de tester techniquement et les modalités de ces tests :
- Comment réaliser les tests ? Avec quelles données ?
- Quels critères de validation ?
L’un des principaux intérêts du POC étant de tester une solution, cette phase n’est pas à négliger. Elle nécessite un plan de tests précis pour pouvoir donner des réponses aux interrogations qui ont suscité le projet.
Mettre en place une organisation projet adaptée
La réussite de ce type de projet (réalisé dans des délais courts) réside sur une organisation et une communication adaptée. Il est important de constituer une équipe restreinte, compétente et disponible avec un seul point de contact au niveau du métier qui sera l’interlocuteur privilégié des équipes de mise en œuvre. Un nombre élevé d’interlocuteur pourrait entrainer une perte d’objectifs et d’information.
Autre élément important : réaliser des points réguliers de suivi de la mise en œuvre technique à une fréquence permettant de rattraper les loupés ou les insuffisances du cadrage mais aussi répondre aux difficultés techniques rencontrées par l’équipe de mise en œuvre.
L’art et la manière de mener et réussir un POC peuvent faire l’objet d’un ouvrage entier. Cependant, « tout le succès d’une opération réside dans sa préparation » (Sun Tzu). Cela est d’autant plus vrai dans la mise oeuvre d’une opération comme le POC, qui par les délai impartis, exige préparation et suivi minutieux pour ne pas transformer une expérience pleine d’espoir en un simple gaspillage de temps et d’argent.
