Audit Organisationnel d’entreprise, quelle démarche ?

Nous menons régulièrement des missions d’audit organisationnel pour le compte d’entreprises ou d’administrations. Les éléments déclencheurs sont souvent différents selon les contextes :

• Aider une nouvelle prise de fonction
• Restaurer la rentabilité
• Passer une crise de croissance
• Remobiliser les équipes,
• Améliorer le climat social
• Mieux répondre aux attentes du client

Néanmoins une démarche commune permet d’identifier les causes et les conséquences des dysfonctionnements.

Objectifs d’un audit organisationnel

• Collecter des informations organisationnelles, relationnelles, humaines et business dégradant le fonctionnement d’une organisation. Cela se fait au travers de différents dispositifs d’écoute et la réception de documentation
• Analyser les informations et identifier des hypothèses, c’est à dire des causes, conséquences ou constats empêchant un bon fonctionnement de l’organisation
• Identifier des axes de recommandations, des évolutions organisationnelles
• Définir des chantiers de transformation, des porteurs d’actions et des temporalités de réalisation
• Communiquer aux équipes et conduire le changement

Grille d’analyse de nos audits organisationnels

Même si chaque audit organisationnel est unique. Il est important pour un cabinet de conseil de structurer sa démarche autour d’une grille d’analyse.

Cette grille d’analyse permet notamment de structurer ses guides d’entretiens, ses questionnaires ou ses rapports.

Nous utilisons plusieurs grilles d’analyse selon les contextes mais notre grille la plus universelle est la suivante :

• Valeur ajoutée concerne tous les sujets relatifs au modèle économique et métier d’une entreprise. Par exemple, dans cette thématique, nous pouvons aborder les sujets suivants :
  • Attentes des clients internes ou externes
  • Les propositions de valeur et engagements pris auprès des clients
  • Les orientations stratégiques de l’organisation
  • La description des chaînes de valeur métier ou support …
• Organisation et Gouvernance concerne tous les sujets de fonctionnement d’une structure :
  • la répartition entre les activités projets et transverses
  • les instances de pilotage
  • le reporting
  • les modes de management
  • les réunions de pilotage
  • la gestion des budgets
  • la circulation de l’information …
• Processus et Système d’information concerne :
  • Les processus, standards, modes opératoires et procédures mis en place
  • Les outils informatiques / numériques utilisés par les équipes
  • Outils collaboratifs ou outils métiers …
• RH et compétences concerne :
  • Compétences et profils par poste (actuel et cible)
  • Charge de travail
  • Plan de formation …
• Qualité concerne la fiabilité et qualité du service rendu

Démarche d’un audit organisationnel

Etape 1 : Collecter de l’information via des dispositif d’écoute

Plusieurs dispositifs d’écoute sont possibles :

• Obligatoire : les entretiens individuels avec les membres de l’organisation.
  • En moyenne, pour avoir une bonne compréhension de la situation, nous rencontrons entre 15 et 25 personnes
  • Des guides d’entretien sont préparés en amont
  • Ces entretiens sont bien sûr confidentiels et donnent lieu à la rédaction de comptes rendus envoyés uniquement à la personne interviewée
  • Il est important de rencontrer également des clients (internes ou externes) d’une organisation
  • Ne pas hésiter à recueillir de la documentation comme des procédures, des tableurs de suivi, des reportings, des outils collaboratifs…
• Facultatif : Envoi d’un questionnaire
  • Le questionnaire permet d’avoir des éléments quantitatifs pour démontrer les éléments qualitatifs exprimés lors des entretiens
  • Nous recommandons l’utilisation de questionnaire en ligne par confort de traitement de l’information. Il ne faut pas hésiter pas à mettre à disposition des tablettes pour les équipes opérationnelles qui n’auraient pas accès à un ordinateur ou à un smartphone
• Facultatif : Ateliers de groupe
  • Ces ateliers permettent de collecter davantage d’informations qualitatives et de rencontrer plus de personnes
  • Maximum 8 personnes par atelier
  • Contrairement à un entretien qui ne demande qu’une petite salle et un guide d’entretien, les ateliers nécessitent une plus grande préparation, une grande salle et plusieurs modalités d’animation : icebreaker, exercices visuels, collaboratifs … (si vous avez besoin d’idées, je vous recommande d’aller sur ce site : https://toolbox.hyperisland.com/)

Etape 2 : Analyse, consolidation d’un audit organisationnel et rédaction de constats

Lors de cette étape, les consultants vont analyser l’ensemble de l’information collectée dans les dispositifs d’écoute et dans la documentation fournie par l’organisation.

Selon le contenu, de nombreuses analyses peuvent être réalisées, voici quelques exemples :

• Identification de causes et de conséquences et comptage
• Calcul de délais
• Benchmarks
• Analyse de la charge de travail
• Consolidations des verbatims, catégorisation et comptage
• …

L’ensemble des analyses permettent ensuite d’identifier des constats

Identification des recommandations avec ou sans les équipes

Une fois les constats identifiés, il est nécessaire d’identifier des recommandations à chaque constat. Ce travail peut être fait avec l’ensemble des équipes lors d’un séminaire. Cela permet notamment de mobiliser l’ensemble des équipes dans la future transformation et de définir la feuille de route avec eux.

Ces séminaires doivent au moins durer 1,5 jours : 1 demi-journée pour présenter les constats et au moins une journée pour travailler par groupe en atelier sur des sujets particuliers.

Exemple d’atelier d’audit organisationnel :

Un exemple d’atelier que nous aimons réaliser est l’atelier ERICK (Erase, Reduce, Increase, Create, Keep en français Supprimer, Réduire, Augmenter, Créer et Garder).

Pour chaque constat, chaque groupe identifie des actions qui appartiennent aux catégories suivantes :

• Supprimer, exemple : Supprimer les réunions sans ordre du jour
• Réduire, exemple : Réduire les mises en copie sur les mails
• Augmenter, exemple : Augmenter la performance du VPN
• Créer, exemple : Créer une procédure xxx
• Garder, exemple : Garder la même fréquence de réunion de service

Une fois les résultats produits, chaque groupe partage aux autres groupes sa production. Cette étape permet :

• Précision et clarification des actions
• Collecte des remarques
• Enrichissement de la liste des recommandations
• Réaction si les actions sont hors terrain de jeu ou trop vagues

Constitution de la feuille de route de transformation

A quoi servirait un audit organisationnel, si vous ne mettiez pas en oeuvre les recommandations ? Pour ce faire, il est très important de réaliser les actions suivantes :

• Lotir les recommandations sous différents chantiers de transformation organisationnelle
• Définir des porteurs motivés et des contributeurs pour chaque chantier
• Définir une temporalité pour chaque chantier
• Piloter régulièrement tous les chantiers et trouver des solutions en cas de blocage

Si vous avez la moindre question ou remarque, n’hésitez pas à nous contacter, nous vous répondrons avec plaisir