Nous sommes au plein milieu du mois d’août, c’est le moment parfait pour accorder ses violons afin d’être le plus performant possible pour la rentrée.
Vous rêvez de finir vos journées de travail le plus tôt possible pour faire d’autres activités ? Vous souhaitez être plus productifs pour traiter plus de dossiers ? Vous voulez produire du travail de meilleure qualité ? Je vais donc vous livrer dans une série d’articles mensuels, toutes les méthodes reconnues pour gagner en productivité au travail. Pour débuter cette série commençons en douceur avec un de nos meilleurs amis : le smartphone.
Distraction au travail, comment rester concentré pour être plus productif ?
Comment être plus performant au travail ?
Sans rentrer dans les détails, il faut tout de même admettre que cet outil nous a considérablement amélioré notre confort de vie. Les échanges avec nos contacts n’ont jamais été aussi faciles grâce aux multiples canaux de communication (du traditionnel coup de téléphone aux SMS en passant par les différents réseaux sociaux et applications de messagerie instantanée). De même nos déplacements n’ont jamais été aussi simples grâce aux applications de localisation ou de transport public. Bref la liste des avantages est bien longue mais celle des désavantages peut être vue comme tout aussi imposante.
Consulter les notifications de son smartphone réduit l’anxiété et le stress
Cependant je vais me concentrer aujourd’hui sur un problème particulièrement néfaste pour notre productivité au travail : les dizaines de notifications que vous recevez chaque jour sur votre smartphone. (Pour cette article, j’exclus du périmètre les notifications des emails professionnels qui feront l’objet d’un prochain article).
C’est évidemment un problème très populaire qui nous déconcentre chaque jour dans notre travail. En effet nous sommes constamment bombardés par ses stimuli sonores et visuels provenant de notre smartphone. Des notifications de réseaux sociaux aux nouveaux messages en passant par les notifications des applications LeMonde ou L’Equipe, ça ne s’arrête jamais ! Selon une étude KPCB, une personne consulte en moyenne 150 fois par jour son smartphone ! Ils perturbent donc notre concentration et donc diminue par la même occasion notre productivité.
Cependant ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas pour autant accro à votre smartphone. En effet ce phénomène est naturel et est même considéré par différents chercheurs comme une action anti-stress que notre cerveau traite comme une récompense, réduisant alors l’anxiété et nous rendant heureux pendant quelques secondes.
Notre cerveau fait de nombreux efforts de contextualisation et prend plus de temps à se reconcentrer
Certes les notifications nous déstressent mais en contre partie elle diminue notre productivité et notre efficacité au travail. Par exemple :
– Si vous ne traitez qu’une seule tâche durant une période donnée, le fait de regarder vos notifications provoque un effet analogue au travail multitâche. Votre cerveau fait donc de nombreux efforts de contextualisation et vous prenez plus de temps à vous reconcentrer.
– Si vous échangez directement avec une personne / collaborateur sur des sujets dits “urgents”, premièrement la personne sentira que vous ne lui donnez pas toute votre attention et deuxièmement vous pouvez oublier des éléments importants à lui communiquer par manque de concentration.
Il existe une méthode pour gagner en productivité en réduisant l’impact des notifications sur notre cerveau
Je pourrais vous citer des dizaines d’autres exemples mais je sens que vous attendez avec impatience que je vous dévoile la méthode pour gérer vos notifications et donc être plus productif lors de vos périodes de travail.
Vous pouvez voir que pour une journée normale de travail (à gauche de l’image ci-dessus), nous consultons de manière variable les notifications de notre smartphone. Elles sont abondantes et demandent des efforts supplémentaires à notre cerveau pour se reconcentrer après chaque consultation. A droite je vous propose une règle très simple : bloquez les notifications de votre portable et fixez vous quatre créneaux dans la journée pour les consulter, les prioriser et traiter celles qui sont urgentes. Une fois finie, vous pourrez tout simplement vous reconcentrer sur votre tâche prioritaire et attendre le prochain créneau de consultations pour traiter vos notifications. Ce n’est pas un gain de temps direct mais indirect, car évitant à votre cerveau de contextualiser sans cesse les informations qu’il reçoit.
Comment gérer les urgences ?
Vous verrez cette méthode à un impact direct sur votre productivité et vous verrez rapidement les résultats. Cependant si j’arrêtais mon article maintenant, je ferais l’erreur de ne pas vous livrer la face cachée de cette règle : comment pouvons nous gérer les urgences avec ce modèle ?
Les urgences arrivent malheureusement tous les jours, cependant notre modèle les intègre naturellement :
- Prévenez vos proches et vos collaborateurs que vous ne traitez les notifications uniquement sur des plages horaires précises et que vous répondrez à ce moment à leurs interrogations.
- En cas de réelle urgence, prévenez les qu’ils peuvent vous appeler directement et que vous leur répondrez immédiatement. Donc n’oubliez pas de paramétrer votre smartphone pour qu’il notifie uniquement les appels téléphoniques lors de vos périodes disponibles pour vos tâches prioritaires.
Des applications pour gérer les flux de notifications
Enfin si vous n’arrivez vraiment pas à dire “stop” aux notifications, je vous conseille de télécharger les applications Offtime ou Flipd qui bloqueront les stimuli de votre choix sur les périodes de votre choix.
Vous avez maintenant toutes les cartes pour reprendre votre productivité en main dès la rentrée.
