L’une des premières choses qu’on apprend en devenant Consultant, c’est la conduite de réunion. C’est même, au bout du compte, avec la rédaction de rapports Power Point, l’un de nos principaux talents. Reprenons une fois encore l’inspiration de nos vieux modèles gammes pour rappeler ici quelques clés de cet art.

L’art de la Conduite de Réunion

Savoir quel type de réunion on doit conduire

Il existe deux types de réunions :

  • les réunions autobus, celles qui passent périodiquement : si c’est plein, on prend la suivante (ex : les réunions de service, d’activité,…)
  • les réunions taxi qui vont jusqu’au bout de la course et au cours desquelles on épuise le sujet (ex : réunion de créativité, de résolution de problèmes,…)

Confondre les deux types de réunion coûte cher : mobiliser un autobus pour une course en taxi, c’est du gâchis ! A l’inverse, un autobus permet rarement d’aller aussi vite qu’un taxi.

Bien définir les participants

Nous avons tous vécu des réunions aux participants pléthoriques et dont on se demande à la fin quelle a été la valeur produite. Les participants devraient être en théorie tous Compétents par rapport au sujet abordé, et/ou Responsables par rapport au thème, et/ou a minima Intéressés (CRI). S’ajoute parfois le participant « politique » qu’on est obligé d’inviter même s’il ne répond à aucun critère ! Mais cela doit rester minoritaire. Une des clés de la conduite de réunion est de s’assurer au préalable de disposer des bons participants.

Définir les rôles clés de la conduite de réunion

Il y a 4 rôles dans une réunion :

  • Le Président de la réunion ou Porteur du thème ou Client de la réunion. C’est celui qui doit décider sur le thème qui est porté. Si ce rôle n’est pas clair, la réunion est délicate, voire bancale
  • Les Ressources. Ce sont les participants qui doivent apporter leur contribution
  • Le Facilitateur ou le Modérateur : c’est le garant du Processus. Souvent, il joue également le rôle de « time-keeper »
  • Le Secrétaire de séance. Il prend les notes et fait le compte-rendu

Nous autres consultants sommes souvent amenés à cumuler les 2 derniers rôles. Ce n’est pas si évident mais c’est faisable avec de l’expérience. Nous ne sommes jamais les Clients de la réunion.

Donner le TOP départ

C’est le point de départ de toute conduite de réunion : un Thème (avec des éléments de contexte), des Objectifs, un Plan (un agenda, avec le temps prévu). L’affichage du TOP permet d’obtenir une autorégulation, lors de la réunion, d’autant meilleure que le consensus sur le TOP a été obtenu préalablement à la réunion elle-même. Ils permet aux participants de savoir dès le début pourquoi ils sont là et ou on va. C’est donc une condition sine qua non pour une réunion réussie. Présenter le TOP et le faire valider par les participants permet de clarifier l’agenda de tous. C’est aussi un bon moyen d’identifier les alliés et les opposants.

En complément, une fois le TOP présenté, on peut recueillir les attentes des participants pour ajuster l’ordre du jour (ou les prévenir dès le début que certaines attentes ne seront pas traitées ici).

Finir la réunion

Une réunion se finit généralement par une conclusion, et des prochaines étapes. (S’il n’y a pas un temps pour donner les prochaines étapes, on a probablement oublié quelque chose).

A la fin de la réunion, il ne faut pas oublier, aussi systématiquement que possible, de demander le feedback des participants : qu’ont-ils trouvé positif ou négatif dans la réunion qui vient de s’écouler ? Cela pourra alimenter les prochaines étapes, et aussi renforcer le sentiment collectif de devoir accompli.

La conduite de réunion partie des outils de la gestion d’équipe.

Il faut signaler ici qu’on ne fait pas tourner une équipe juste en organisant des réunions, même si elles sont un outil nécessaire. C’est une alchimie plus complexe qui s’appuie sur des mécanismes de motivation individuelle et collective, sur une répartition harmonieuse des rôles et responsabilités de chacun, et sur les compétences des membres.

Il y a un effet multiplicateur au fonctionnement en équipe. Comme le disait Jean-Claude Van Damme, « parfois, 1+1 = 11, et ça c’est beau ! »

Mais il y a aussi des contributions négatives. Dans un groupe, chacun des membres influence la performance d’ensemble en fonction de son propre coefficient d’efficacité. Son « coefficient d’efficacité personnelle » positif ou négatif vient s’ajouter à celui des autres. Il faut traiter les « sous-efficients ».

Concernant plus particulièrement les équipes de direction, une métaphore utile est de les comparer à un arbre. Il lui faut :

  • des Racines pour puiser des idées et informations du terrain (sans lesquelles l’arbre meurt),
  • un Tronc de valeurs et d’objectifs communs (sans lequel nous avons un buisson, qui n’a pas de capacité à se dépasser)
  • des responsabilités opérationnelles harmonieusement réparties entre les différentes branches (ni un arbre étêté incapable de se développer, ni un houppier de type conseil des ministres)

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