Travailler en mode collaboratif : avantages et outils (en vidéo)

Dans le cadre de nos explorations numériques, nous avons eu la chance d’intervenir dans le cadre du MOOC transformation digitale de la formation pour tous.

Source : la formation pour tous, http://www.laformationpourtous.com/

Mais qu’est-ce que le travail en mode collaboratif ?

Le travail collaboratif est l’utilisation des technologies internet pour faire travailler ensemble ou en parallèle de deux à plusieurs milliers de personnes.

Qui peut travailler de manière collaborative ?

On distingue la collaboration interne entre collègues de la collaboration avec des clients ou fournisseurs.

Deux types de collaborations internes existent :  

• le mouvement brownien ou brainstorming où tout le monde travaille ensemble, en parallèle, sur des sujets d’innovation par exemple ou dans un mode de co-production en temps limité
• le suivi d’un processus de collaboration cadré

La collaboration avec les clients rend le travail plus efficace, Mais il faut bien cadrer et préparer cette collaboration en amont. A partir du moment où les activités sont prises en charge par un tiers de service, cela devient du travail collaboratif : le travail réalisé entre le prestataire externe de services ou de conseil et son client est structurellement collaboratif.

Et le crowdsourcing dans tout cela ?

Le crowdsourcing (ou co-construction) est du travail collaboratif poussé à l’extrême. Cela permet de réaliser la co-production avec un grand nombre de personnes. Wikipédia est un exemple typique de crowdsourcing. Moins connu, Parlement & Citoyens permet aux hommes et femmes politiques de soumettre leurs projets de lois aux citoyens.

Qu’apporte le travail collaboratif ?

• Efficacité : les résultats sont atteints plus rapidement et bien souvent sont plus pertinents (grâce à l’intelligence collective)
• Efficience : non seulement les résultats sont atteints mais ils le sont en consommant moins de ressources (temps, argent etc.) au global
• Implication et appropriation : comme une majorité participe au projet, le besoin de conduite du changement en aval est fortement réduit

Le bon manager fonctionne en mode de travail collaboratif ! Attention cependant, le travail collaboratif doit être cadré, préparé, animé et formalisé.

Quelles charges sont diminuées grâce au travail collaboratif ?

Évoqués plus haut, les coûts de conduite du changement sont fortement réduits. Les coûts de frottement, c’est à dire les phénomènes d’aller-retour entre plusieurs individus ou groupes, qui font perdre du temps et parfois de l’argent, sont limités. De même, le travail collaboratif permettant de trouver plus rapidement la bonne information (il suffit parfois de la demander !), cela limite ce que l’on qualifie de coûts de “flottement”.

Quels outils pour mettre en place le travail collaboratif ?

D’abord le partage d’agendas, outil indispensable, qui permet l’organisation de réunions en ligne avec un coût beaucoup moins élevé qu’à l’époque. L’organisation de réunions en ligne permet de faire la co-construction en temps réel.

Le partage de fichiers est indispensable et permet de gagner en efficacité mai aussi d’éviter les erreurs. Des freins peuvent subsister notamment dans des organisations très sensibles à la sécurité des informations.

Les outils de collaboration, pour être acceptés, ne doivent pas être excessivement normés. La génération Y, les “digital natives” a l’habitude d’utiliser des outils qui lui sont familiers et auxquels elle est habituée. C’est par ailleurs une réduction de coût pour l’entreprise

Une étape indispensable de la transformation digitale de l’entreprise

Toute la valeur ajoutée de l’entreprise est dans la collaboration. C’est parce que ses membres collaborent mieux avec leurs clients que leur produit ou service sera choisi.

Comme le dit Gilles Babinet, il faut passer de la culture de la défiance et du savoir = pouvoir à une culture de la confiance et de la collaboration !

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