Pilotage stratégique de programmes de transformation

Le pilotage stratégique de la transformation consiste à s’assurer de l’alignement du programme avec le cadre stratégique initial, éventuellement en adaptant ce cadre selon les évolutions du contexte et des enjeux. Il s’agit donc de s’assurer que l’organisation et la gouvernance sont toujours adaptés pour atteindre les objectifs de transformation et de prendre toutes les mesures nécessaires à la prévention des risques de dérive ou d’échec du programme.

Une composante de ce pilotage stratégique est la mise en place d’une fonction PMO pour le suivi opérationnel :

• Suivi des délais : le respect des jalons clés est généralement la base de la sécurisation des programmes. Il est essentiel de trouver le jute niveau de maille entre la macro-planification des étapes du programme et l’identification et le suivi des jalons détaillés des projets
• Suivi du budget : il est nécessaire de prévoir et d’actualiser les moyens nécessaires à la réussite du projet, en évitant les dépassements ou la sous-utilisation des ressources
• Pilotage du périmètre / contenu du programme : les livrables attendus des différents chantiers sont-ils bien attendus, et livrés dans les temps avec le niveau de qualité nécessaire ? Les bénéfices du programme sont-ils toujours jugés atteignable au fur et à mesure qu’il délivre ses premiers résultats ?
• Gestion des ressources : a-t-on les bonnes compétences, au bon moment, au bon endroit ? Faut-il anticiper une adaptation des équipes ?
• Gestion des risques : le dispositif de pilotage des risques n’a de sens que s’il est partagé par les différentes parties prenantes et s’il donne lieu à la mise en place d’actions de couverture des risques
• Gestion documentaire : les grands programmes impliquent souvent de nombreuses équipes et nécessitent donc un système de partage de la connaissance rigoureusement mis en place et administré
• Reportings externes et institutionnels : le programme se doit de communiquer sur son avancement. Il s’agit de rendre visuel l’avancement pour permettre de débloquer rapidement les éventuels problèmes et s’assurer de l’alignement perpétuel des parties prenantes. Le niveau de maille doit être adapté au contexte et n’être ni anxiogène (rien ne sert de crier au loup si les équipes ont les moyens de traiter leurs problèmes en autonomie), ni opaque (les problèmes sont normaux sur un projet, il faut pouvoir les partager ouvertement pour les régler).

La préparation et l’animation des instances de pilotage est également un élément essentiel

Nous aidons à :

• organiser au mieux les différents comités (pour que les bonnes informations soient communiquées, qu’un bon niveau de discussion et de décision soit effectif dans un timing limité)
• S’assurer de leur bon déroulement
• S’assurer que les décisions qui y sont prises soient communiquées à toutes les personnes concernées

Pour des transformations majeures, toutes ces actions sont tirées par les modalités de déploiement de la transformation et de conduite du changement

• Comment communiquer ?
• Comment mobiliser tous les acteurs ?
• Quel plan de formation ?
• En cas de transformation organisationnelle : quels contraintes RH ?
• En cas de transformation s’appuyant sur un SI : quelles modalités de déploiement, de migration des données, de paramétrage du nouvel outil ?