Une cartographie SI est un outil visuel génial permettant d’illustrer l’état actuel ou cible d’un système d’information. Les périmètres peuvent changer (cartographie d’une entreprise, des fonctions métiers, des fonctions supports ou d’une direction). Les contenus peuvent également varier :
- Besoins fonctionnels sur une chaîne de valeur métier
- Cartographie des systèmes d’information : infrastructures, équipements, outils collaboratifs et outils coeur de métier
- Cartographie de la données et des applications
Dans cet article nous allons vous présenter les différentes étapes vous permettant de cartographier des besoins fonctionnels métiers.
Etape 1 d’une cartographie SI des besoins métiers : Formaliser les grandes activités d’une organisation
Avant de produire une cartographie SI des besoins métiers, vous devrez poser la chaîne de valeur de votre organisation. Dans l’exemple, ci-dessus, en jaune nous avons décomposé la chaîne de valeur de cette entreprise en trois étapes : Avant-Vente/Vente, puis Cadrage et Production, enfin Livraison et facturation. Ce sont les grandes activités réalisées lors de chaque projet de l’entreprise.
En bleu, nous avons affiné la vision « activité ». En rouge nous avons fait apparaître les activités transverses, c’est à dire des activités qui ne sont pas dédiées à un projet mais qui sont mutualisées pour tous les projets ou qui sont supports au bon fonctionnement des projets.
Etape 2 : Formalisation des besoins métiers indépendamment des technologies
Pour chaque activité, les métiers devront formaliser leurs principaux besoins. Il est fondamental que ces besoins soient écrits indépendamment des technologies. En effet, les métiers ne sont pas des experts technologiques et rarement technophiles. Ce ne sont pas eux qui vont dire quelles solutions vont répondre à leurs besoins SI. Ce sont aux architectes SI et aux chefs de projet SI d’identifier les solutions technologiques.
Pour formaliser vos besoins je vous conseille la lecture de ces deux articles : Définition des besoins métiers avec vos utilisateurs et Use case : quelle méthodologie pour les écrire facilement
Etape 3 : Créer différentes vues
La structure de votre cartographie SI des besoins métiers a été faite à l’étape précédente. Elle peut maintenant servir à établir deux vues :
- les acteurs réalisateurs sur les différents besoins
- la couverture des besoins par les applications et logiciels actuellement utilisés par l’organisation
Vue Acteur réalisateur de la cartographie SI des besoins métiers
Il suffit de référencer pour chaque besoin les personnes qui sont réalisateurs.
Attention, je déconseille de mettre les personnes qui sont consultées ou informées relativement à chaque action.
Dans l’illustration ci-dessus, nous avons utilisé des pastilles pour représenter chaque collaborateur, vous pouvez bien sûr utiliser d’autres éléments visuels.
Vue Applications et logiciels de la cartographie SI des besoins métiers
Vous pouvez identifier les applications et logiciels qui couvrent chaque besoin. Cette vue permet également d’identifier les outils manquants.
Nous avons utilisé des étoiles, nous aurions pu utiliser d’autres éléments visuels : par exemple, écrire dans les cases en gras le nom de l’outil ou encore remplir les cases de couleurs.
Une seule règle est à respecter : une application par case. S’il y a en a plusieurs, c’est qu’il faut segmenter le besoin en plusieurs microbesoins.
Etape 4 : utiliser les différentes vues pour consolider l’information que vous souhaitez
Depuis les vues acteur ou application de la cartographie SI, vous pouvez consolider l’information que vous souhaitez !
Vous souhaitez montrer le degré de satisfaction des outils par les utilisateurs, remplissez les cases avec des couleurs
Vous voulez prioriser l’ordre des besoins à traiter dans votre roadmap SI, remplissez les cases avec des couleurs. Idem si voulez voulez montrer la facilité de prise en main des outils, le niveau de formation, les coûts mensuels des applications, les besoins de maintenance…
Vous l’aurez compris, vous pouvez faire apparaître énormément d’informations sur cette cartographie SI des besoins métiers. Par ailleurs, elle est facilement présentable et communicable au plus grand nombre ou à des dirigeants !
