De nos jours, de nombreuses structures, publiques ou privées, sont amenées à former leurs employés à de nouveaux outils techniques. La question se pose donc : comment bien organiser des formations ? Voici quelques clés pour vous aider.

Comment bien organiser ses formations ?

L’organisation de la formation en amont ?

Distinguer les profils d’utilisateurs

Tout d’abord, il faut déterminer les différents profils d’employés vis-à-vis de l’outil concerné. Une fois cela fait, vous pourrez créer différentes formations, chacune pertinente à un profil d’employé. Ceci évitera que les employés doivent participer à des sessions de formation qui ne correspondent pas à leurs besoins, de leur faire perdre du temps et de la motivation vis-à-vis de ces séances. Par ailleurs, certains agents pourront, en fonction de leurs besoins métier, assister à plusieurs types de formations (certaines plus générales et d’autres plus poussées par exemple). L’ordre logique de ces types de formations est donc parfois important, et il faudra les organiser en conséquence.

Des supports et des scripts

Organiser des formations repose fondamentalement sur les supports et les scripts créés. Un support est un document expliquant tous les points abordés lors de la formation. Il sera lu par les agents formés en aval, pour clarifier un doute. Un script expose les différents points à aborder lors de la formation, mais ne rentre pas dans les détails. Il est utile pour que le formateur, qui illustre par des exemples la matière vue (l’interface de l’outil par exemple), n’oublie aucun point. Un script plus détaillé peut également être fourni (principalement si la formation est réalisée par des externes) au responsable de la formation. Ce dernier, qui connaît peut-être l’outil de manière un peu moins approfondie, pourra quand même y initier les agents arrivant après. 

Planifions les formations !

Ensuite, il faudra définir le nombre maximum de participants par session de formation. Favorisez plutôt plusieurs sessions de la même formation afin d’éviter des groupes trop conséquents, une attention diminuée du formateur envers les agents par manque de temps, et une mauvaise dynamique de groupe.

Une fois cela réalisé, il reste à planifier les sessions de formation. Ensuite, vous pouvez prévenir les agents avec suffisamment d’avance pour assurer une forte participation, et réserver les salles. C’est une très bonne idée de regrouper toutes les sessions de formation sur une période courte. Cela permettra de déployer l’outil dès que possible, et ainsi pratiquer les éléments enseignés  !

Par ailleurs, le choix du présentiel versus distanciel doit être fait. Le suivi est souvent meilleur en présentiel, mais la formation en distanciel s’impose parfois, pour des contraintes de calendrier ou de place. De plus, nous avons seulement parlé dans cet article de formations synchrones, lors desquelles le formateur expose son cours et les agents le suivent en même temps que . Une formation asynchrone, où les participants reçoivent le support ou les vidéos de formation et les regardent quand ils veulent, est bien sûr également possible. Nous parlerons dans la suite principalement d’une formation synchrone et en présentiel, parce qu’il s’agit de la plus compliquée à organiser.

Place au matériel !

Bien organiser des formations implique aussi s’assurer du matériel à disposition l’heure venue. Premièrement, le formateur a souvent besoin de projeter son écran pour que tous les participants puissent le voir en même temps, ce qui nécessite soit un projecteur, soit un écran de télévision, ainsi qu’un câble (souvent HDMI ou VGA).

Pour pouvoir réaliser les exercices proposés, il est préférable que les agents disposent chacun d’un ordinateur. Il faudra donc qu’ils utilisent ceux présents dans la salle (si c’est le cas), ou qu’ils ramènent le leur. Ils auront peut-être besoin de se connecter à internet pour réaliser les exercices. À vous de rendre cela possible dans la salle, soit par wifi, soit par câbles éthernet, soit en partage de connexion.

Il vous faudra également préparer (et éventuellement paramétrer) tout autre matériel requis pour la formation (un scanner par exemple, pour les outils de dématérialisation), et s’assurer de leur présence dans la salle.

Et autres…

Pour finir, vous pourrez avoir besoin de cas déjà commencés, afin d’illustrer certaines parties du processus en particulier. Ce sera donc à vous de les créer en amont de la formation.

À garder en tête pendant la formation

Commençons par mettre en avant l’importance d’intégrer des exercices aux sessions afin que les participants y soient également actifs. Ils pourront également se rendre compte de leurs difficultés et poser des questions plus pertinentes !

Par ailleurs, il est nécessaire au début de chaque formation d’évaluer rapidement le niveau des participants sur certains sujets qu’ils pourraient déjà connaître, voire maîtriser. Il est en effet inutile de passer du temps sur un sujet qu’ils connaissent déjà, et cela pourrait d’ailleurs nuire à la crédibilité du formateur. Il est également possible que certains sujets, qui ne figuraient pas initialement dans le plan de formation, doivent être brièvement revus, afin d’assurer une compréhension optimale de la formation.

Qu’organiser pour l’après-formation ?

Allons directement à l’essentiel : il est crucial de déployer l’outil peu de temps après la fin des formations. Vous éviterez beaucoup d’oublis si les agents peuvent se servir rapidement des connaissances acquises ! Voici des clés pour votre déploiement.

D’autre part, les participants attendront les supports des formations, pour pallier aux doutes ou oublis sur certains points. Par ailleurs, le script de chaque type de formation permettra aux responsables de formation de la dispenser aux nouveaux arrivants en aval. Ils devront également être transmis.

Vous pouvez profiter de ces envois pour les accompagner d’enquêtes de satisfaction, ayant pour but d’évaluer et d’améliorer la qualité des formations organisées.