Comment choisir un logiciel pour une entreprise ?

Nos activités de conseil en stratégie de systèmes d’information nous conduisent à accompagner des entreprises pour choisir divers types de logiciels, du grand ERP à des petites solutions sur des périmètres bien précis. Ce type de démarche peut se faire de différentes manières. Passage en revue.

Explorer le marché pour choisir un logiciel

Quel que soit votre problème, il est probable qu’il existe un logiciel quelque part pour y répondre. Il est même probable qu’il en existe plusieurs. On trouve de nombreux sites comparatifs de logiciels et quelques heures de recherches Google vous permettront déjà probablement d’identifier une douzaine de logiciels répondant à votre besoin. Avec des caractéristiques parfois très différentes : Open Source, SaaS, On Premice, focalisé sur tel type de fonctionnalité ou sur tel autre. Les sites des différentes solutions identifiées vous donneront déjà de premières indications sur ce que vous pouvez en attendre.

Ici, viendra peut-être le moment de questionner votre propre besoin et vos contraintes : combien d’utilisateurs auront besoin de cet outil ? Dans quel but ? Avez-vous une équipe technique pour le déployer ou doit-il être « plug and play » ? Faut-il l’interfacer avec d’autres outils ?

Avoir quelques critères de décisions en tête

Aujourd’hui, dans la plupart des cas, on privilégiera des solutions naturellement Cloud : utilisables n’importe où, n’importe quand, depuis n’importe quel terminal, sans installations particulières à réaliser dans l’entreprise.

La pérennité de la solution (solidité financière de l’éditeur, largeur de la communauté d’utilisateur) est souvent un critère mais pas toujours. Parfois prendre une bonne petite solution qui correspond au besoin pour pas cher est la bonne décision.

De manière générale, dans le doute, commencer par expérimenter la solution la plus simple et la moins chère est souvent préférable (ça sera aussi souvent la plus simple à déployer). Quitte à migrer vers des solutions plus sophistiquées si nécessaire. Mais dans la pratique, on constate que c’est rarement le choix qui est fait.

Appel d’offres ou pas pour choisir un logiciel, et sur quel périmètre ?

Un appel d’offres est toujours une bonne manière d’explorer le marché et de savoir ou il en est à un instant t. Dans le secteur public, il n’y aura pas le choix.

Dans le secteur privé, d’autres approches sont possibles. Parfois, des décideurs s’en remettent à un tiers de confiance, expert du domaine, qui leur conseille un outil ayant fonctionné dans un contexte similaire. On lance alors une expérimentation, et si cela fait l’affaire, on part comme cela. Sinon, il sera toujours temps de lancer un processus plus complexe, et en attendant, on aura mûri sur ce dont on a besoin. Cette approche relativement agile a des avantages et n’est pas à négliger. Le risque est que l’ami expert n’ait pas la vision la plus up-to-date des avancées du moment, et de passer à côté d’une pépite. L’appel d’offres a le mérite de permettre d’apprendre grâce au marché.

Une autre question à se poser est : que choisit-on ? Pour des logiciels de niche, l’entreprise sera directement en relation avec l’éditeur : on achète les licences, on crée les utilisateurs, ils lisent les tutoriels si nécessaire, et c’est parti !

Pour des grands ERP, c’est toujours une bonne pratique de distinguer l’éditeur (celui qui fournit le logiciel) et l’intégrateur (celui qui va le configurer, l’adapter au contexte, etc.). Ce sont deux métiers distincts. Mais alors, faut-il deux appels d’offres ? Pas nécessairement.
Ce qui est sûr, c’est qu’il faut d’abord choisir la meilleure solution, puis le meilleur professionnel pour vous accompagner. Si le format de l’appel d’offres oblige les compétiteurs à fonctionner en binômes éditeurs-intégrateurs figés, il y a un risque qu’un bon professionnel de l’intégration gagne en partant avec une mauvaise solution.
Un autre principe général est qu’il faut essayer le plus rapidement possible d’aller vers de l’expérimentation concrète. C’est pourquoi, on privilégiera des approches qui évitent de rester trop longtemps sur des concours de beauté théoriques : des formats de dialogues compétitifs, la mise en œuvre de Proof-Of-Concepts, etc.

Choisir le logiciel qui va structurer pendant longtemps notre manière de travailler peut faire l’effet d’un saut dans le vide. Si vous avez besoin d’aide dans cette démarche, n’hésitez pas à faire appel à nous 😊

 

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