Par manque d’alignement, de vision, de préparation ou même de courage, des investissements SI peuvent coûter bien plus cher que prévu, pour une valeur ajoutée douteuse…
Aligner la stratégie SI et la stratégie business
La DSI doit agir non pas comme une entité à part dans l’organisation de l’entreprise, mais comme une fonction transverse, en contact avec tous les métiers et autres fonctions supports de l’organisation. Des outils SI qui créent ce la valeur, ce sont des outils qui permettent d’améliorer :
- la prise de décision ;
- la satisfaction des clients (interne ou finaux) ;
- les performances de l’entreprise
La collaboration entre la DSI et les métiers est essentielle pour délivrer des solutions innovantes permettant aux métiers de prendre un avantage compétitif, favoriser la croissance de l’entreprise et augmenter la valeur créée.
Répondre précisément au besoin exprimé…
La périmètre de la solution choisie doit être ajusté au besoin. Sa couverture doit bien-sûr être suffisamment importante, au risque de laisser un grand nombre de besoins non satisfaits. Cependant, la couverture ne doit pas être non-plus trop étendue, au risque de se retrouver avec un outil démesuré qu’il est impossible de construire en un projet :
- trop lourd par rapport au besoin auquel on veut répondre ;
- dont seulement 20% des possibilités sont finalement exploitées mais dont il faut construire et maintenir la totalité
Mais avoir une vision claire et partagée
Un client, qui a l’habitude de construire ses propres outils pour son SI, a commencé à construire il y a quelques années un outil pour répondre à un besoin légitime. Mais l’outil n’avait pas de roadmap claire et partagée. Lorsque de nouveaux besoins ont été exprimés vis-à-vis de ce nouvel outil, de nouvelles briques ont été construites pour y répondre. Et de nouveaux besoins ont encore surgi. Les briques se sont ainsi empilées les unes par-dessus les autres, et l’outil est devenu de plus en plus complexe et de moins en moins cohérent. Ajoutez à cela un turnover des équipes élevé et une documentation quasi inexistante et vous avez là un outil qui, en plus d’être complexe et incohérent, est peu évolutif et très difficile à maintenir.
Faire attention au « vite et pas cher »
Un autre client, une entreprise de grande distribution, a développé un nouveau SI complet, censé appuyer la nouvelle stratégie du groupe en modifiant les rapports avec les magasins franchisés. Ce nouveau SI amenait des changements profonds dans les façons qu’avaient les magasins de faire leur métier. D’abord centré sur quelques magasins pilotes, le déploiement devait ensuite être généralisé selon une cadence rapide. Seulement, on entendait çà et là que « l’outil ne fonctionne pas », que « les magasins ne peuvent plus faire leur métier » et que « c’était mieux avant ». Des bruits de couloir montés en mayonnaise qui ont amené les magasins à se dresser contre la DSI et à refuser le déploiement. Nous avons donc été sollicités pour réaliser un audit et ainsi comprendre les causes de ce mécontentement et élaborer des recommandations sur les suites à mener :
- continuer le déploiement comme ça
- continuer le déploiement autrement (comment ?)
- tout arrêter
L’audit a révélé que la réputation de l’outil a souffert d’un déploiement généralisé « vite et pas cher » assumé. Le calendrier et les charges de travail prévus au déploiement étaient trop minimaliste au vu des réalités du terrain. Les coûts ont été réduits au minimum côté formation aux nouveaux outils et conduite du changement. Les équipes sur le terrain ont certes été formées, rapidement, à l’utilisation des nouveaux outils, mais pas aux changement profonds qu’ils amenaient dans les gestes métiers. Les utilisateurs effectuaient donc les mêmes gestes métiers qu’auparavant, mais avec des outils conçus pour d’autres gestes métiers. C’est comme vouloir enfoncer une vis en tapant dessus avec le manche du tournevis : ce n’est pas vraiment le meilleur moyen.
Ne pas hésiter à sortir des sentiers battus
Un autre client, une ETI, souhaitait développer une solution lui permettant d’échanger avec ses partenaires et d’avoir avec eux un canal unique de communication. Les devis fait par des éditeurs classiques tournaient autour de 80 k€, un budget classique pour ce type de projet et pour cette taille d’entreprise. Mais nous avons mis de côté les éditeurs de solutions classiques et travaillé avec les outils G Suite de Google, réduisant considérablement les coûts de développement et de maintenance, et donc le TCO. Ce n’était pas la solution conventionnelle, mais elle a convaincu le client, car elle est plus adaptée compte-tenu de son coût, de sa facilité d’implantation et de sa facilité de maintenance.
