Histoire vue (et même vécue par nos équipes) dans des contextes variés : sur un besoin exprimé par un métier ou par la DG, la réponse de la DSI survient après moult relance et de nombreux mois d’attente, et propose budget et planning qui donnent des sueurs froide au décideur. Difficile de partir confiant sur un planning étalé sur plusieurs années, alors même que la simple phase d’étude et cadrage a déjà ripé de plusieurs mois. En 2019, il est pourtant possible de mettre en oeuvre des solutions répondant aux besoins métier sur un planning et des budgets accessibles. 4 pistes pour démarrer confiant un projet accessible.
De la première expression de besoin au projet abouti, le temps c’est de l’argent
Dans le tryptique projet Coût / Qualité / Délai, la notion de temps est trop souvent négligée, amenant à étaler démesurément le planning pour palier à la faible disponibilité des équipes métier ou technique. Or une même charge de travail ne permettra certainement pas le même résultat selon qu’elle est condensée sur un mois ou sur 6 mois : niveau d’implication des équipes, perte de connaissance ou oubli d’un atelier sur l’autre, difficulté de mobilisation des interlocuteurs… Se fixer des échéances et jalons tendus, rythmer le projet par des instances et ateliers planifiés de manière récurrente, mobiliser sur un temps court sont autant de bonnes pratiques qui permettent de piloter non seulement les délais, mais aussi la charge et donc le coût du projet. Dans un contexte où les technologies, mais aussi les besoins métiers, évoluent de plus en plus vite, cela permet aussi d’éviter que l’un comme l’autre n’aient trop évolué entre l’initialisation du projet et la prise en main par les utilisateurs.
Un bon schéma vaut mieux qu’un long discours, une bonne maquette est plus parlante qu’une Spécification Fonctionnelle Détaillée
Il faut avoir vécu l’angoisse de la page blanche au moment de démarrer un cahier des charges pour mesurer à quel point il est difficile d’exprimer clairement et de manière exhaustive l’ensemble des besoins, contraintes et règles de gestion requises par le futur SI. L’exercice est d’autant plus compliqué que ces besoins sont exprimés par des interlocuteurs et métiers différents, qui ont chacune une vision partielle et/ou personnelle du besoin. Le recours a une maquette permet de concrétiser, partager et compléter par itération l’expression de besoins, jusqu’à arriver au bon niveau de maille compris et partagé par tous. L’utilisation d’outils en ligne permettent aujourd’hui de construire, partager et faire évoluer cette maquette de manière simple et intuitive. Les différents outils de la suite Google par exemple (Site, Drive, Sheets, Doc etc.), sont basés sur des droits gérés par compte Gmail et permettent de donner des accès sécurisés et personnalisés à une maquette fonctionnelle sur n’importe quel device (PC, Mac, tablette, Smartphone). Nous l’utilisons de plus régulièrement chez Islean, avec des résultats spectaculaires en termes d’embarquement des équipes et de simplification des échanges.
Lotir et démontrer pour éviter l’effet tunnel et les mauvaises surprises
L’illustration ci-dessous, un grand classique de l’humour IT, risque néanmoins de faire rire un peu jaune quiconque aura le sentiment d’avoir effectivement déjà vécu ces décalages de perception / interprétation entre les différents acteurs du projet.
Ces décalages seront d’autant plus vrais que le nombre d’acteurs est grand, leur implication dans le projet successive et que le temps long entre chaque phase. C’est un des principaux écueils des projets dits « Cycle en V ». Le raccourcissement de ces phases et le rapprochement des acteurs métiers et technique constituent les principes fondateurs des méthodes Agiles. Même si vous ne souhaitez pas brusquer les habitudes et mettre en place tous les cérémoniaux Agiles, lotir et découper en phases de réalisation plus réduites permet de démontrer, partager et ajuster au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Infrastructure et accès simplifié à l’ère du Cloud
Une source classique de difficultés, coûts et délais au démarrage d’un projet SI était jusqu’à il y a peu le dimensionnement, l’acquisition et l’installation de l’infrastructure technique. Si vous rajoutez à cela l’installation sur des postes utilisateurs ou le paramétrage des droits d’accès, vous avez moyen de perdre facilement quelques semaines ou quelques mois au démarrage, là même ou pourtant vous pourriez mobiliser toutes les énergies sur l’atteinte de l’objectif. L’utilisation d’environnements et plateformes accessibles en ligne permet de gagner ce temps précieux, de déployer l’infrastructure et de donner les accès en un temps record pour se concentrer plus rapidement sur le coeur du sujet : la réponse au besoin des métiers. De la seule plateforme technique jusqu’aux outils disponibles en mode SaaS, la palette est aujourd’hui extrêmement large pour limiter les pré-requis techniques au démarrage, mais aussi être beaucoup plus souple sur l’évolution du dimensionnement (architectures scalables). Cerise sur le gâteau, les charges d’exploitation technique (maintenance serveurs, mises à jour, sauvegardes…) en seront d’autant simplifiées.
