Les projets informatiques n’échouent pas nécessairement parce que les développements ou les paramétrages n’ont pas été conformes au cahier des charges. Souvent, la dimension « déploiement » du projet est vue trop tardivement. Or elle devrait plutôt guider les réflexions sur le déploiement informatique dès le début du projet.

Penser au déploiement dès le début du projet informatique

Sur des grands projets transformants, si on regarde trop tard la question du déploiement, on peut s’apercevoir tardivement que la solution qu’on a imaginée s’insère mal dans les réalités du terrain. Peut-être aurait-on effectué un lotissement différent si on s’était aperçu des problématiques liées à la concomitance des systèmes anciens et nouveaux pendant le déploiement. Peut-être aurait-on priorisé différemment ou organisé les choses différemment ?

Il est nécessaire de se poser assez tôt dans le projet les questions suivantes :

  • Quelle est ma stratégie de déploiement ?
  • Quels sont mes prérequis à chaque déploiement unitaire ?
  • Quel est le dispositif à mettre en œuvre pour le déploiement ?

La stratégie de déploiement informatique dépend du contexte de l’entreprise et du projet

Il y a plusieurs façons de déployer un projet de transformation informatique :

  • Le big bang : tout, du jour au lendemain, pour tout le monde. Dans un certain nombre de cas, si ce scénario est possible, il n’est pas à négliger dans la mesure ou il est le plus rapide et donc potentiellement le plus économique à mettre en œuvre. Il nécessite toutefois une préparation très importante
  • Le déploiement par unité géographiques (pays, régions,…) : pendant le déploiement, certaines unités locales fonctionneront « à l’ancienne » pendant que d’autres auront déjà basculées dans le nouveau monde
  • Le déploiement par métiers ou par fonctions
  • …

Il y a beaucoup de variantes possibles dans les approches. On peut avoir une période de fonctionnement avec l’ancien et le nouveaux qui cohabitent, jusqu’à ce que l’ancien fonctionnement soit débranché.

Une fois qu’on a défini la granularité des déploiements unitaires, la question du parallélisme se pose également. Par exemple, admettons qu’on ait opté pour un déploiement région par région. Après une expérience pilote sur une première région, se pose la question des autres. Doit-on attendre qu’une région soit déployée pour passer à la suivante, ou peut-on en déployer plusieurs en parallèle ? Quelles sont les contraintes de calendrier et de charge ?

La check-list des 7 questions à se poser pour déployer un système informatique sur une unité

Une fois la maille de déploiement définie, il faut piloter tous les prérequis à chaque bascule :

  • Organisation et RH : derrière un changement de SI, il y a souvent des changements ou des ajustements d’organisation qui sont des prérequis aux nouveaux modes de fonctionnement. On doit donc de s’assurer que les prérequis organisationnels ont bien été traités avant de donner le go au déploiement SI
  • Liste des utilisateurs et des habilitations : on est parfois surpris de s’apercevoir que la liste des utilisateurs et de leurs droits n’est pas toujours facile à établir. Pour autant, impossible de basculer sur le nouveau système si tout le monde n’a pas été bien habilité
  • Reprise de données : a-t-on défini la profondeur des données à migrer ? Les scripts de migration automatique éventuels ont-ils été bien testés ? Les reprises manuelles sont-elles bien planifiées ?
  • Formations et communications : les actions de formation et de communication avant et après la bascule ont-elles été bien définies, par populations ? Sont-elles porteuses de sens vis-à-vis des enjeux de digitalisation de l’entreprise ou orientées vers une simple prise en main des outils ?
  • Interfaces : les interfaces avec les outils historiques ont-elles été définies, testées et recettées ?
  • Infrastructures : certaines transformations peuvent nécessiter des prérequis en matière d’infrastructure (mise à niveau des réseaux, déploiement de devices connectés, etc.) sans lesquels la bascule n’est pas envisageable
  • Assistance au démarrage : le support offert aux utilisateurs dans les premiers jours qui suivent la bascule est très important pour assurer leur adhésion et identifier les éventuels points d’amélioration à prendre en compte. Il doit être prévu et organisé avec soin

Le dispositif de déploiement du projet informatique doit être rapidement défini

L’équipe projet central doit prévoir une partie de sa charge, parfois au travers de ressources dédiées pour piloter et accompagner le déploiement. Mais il faut également anticiper la charge pour les acteurs au sein de chaque unité déployée : y a-t-il un correspondant ambassadeur du changement ? Comment est-il formé ? Quel niveau de mobilisation des équipes sera-t-il nécessaire pour qu’elles s’approprient le nouveau mode de fonctionnement ?

Autant de question à bien anticiper dans les projets.

 

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