La transformation digitale touche toutes les activités. Même le métier de syndic ! Quoi de mieux pour en comprendre les implications opérationnelles que de devenir client ? En 2017 je suis passé à un syndic en ligne. Retour d’expérience.
Été 2017, je change de syndic !
Je savais mon syndic peu réactif et mauvais communicant. Le jour où je l’ai découvert incompétent (la copropriété est passée à deux doigts de ne plus être assurée pendant plusieurs semaines), j’ai décidé de creuser.
Une rapide analyse des comptes et quelques recherches sur internet m’ont permis de découvrir qu’il était plus cher que le marché (350€ / lot et 3% de frais sur des travaux pour lesquels il ne se déplaçait jamais).
La décision de changer de syndic était prise. En tout cas de mon côté. Il resterait à convaincre les voisins.
Quel syndic choisir ?
Entre les gros syndics, souvent décriés, et les nombreux indépendants pour lesquels des témoignages clients sont quasi-introuvables, difficile de faire son choix.
Partant du postulat que les entreprises « numériques », nouvelles dans un secteur, n’ont d’autre choix pour prendre des parts de marché aux acteurs installés que de mettre le client au coeur de leurs préoccupations, je décidai de m’orienter vers les derniers nés du monde des syndics : les syndics en ligne.
Ces derniers n’ont pas révolutionné le métier de syndic, loin de là. Mais en repensant la répartition des rôles dans les copropriétés et en exploitant mieux le numérique que les syndics traditionnels, ils ont réussi à trouver un positionnement différent sur le marché.
En quoi un syndic en ligne est-il différent d’un syndic classique ?
Une répartition des rôles différente au sein de la copropriété
Le conseil syndical (et les copropriétaires dans leur ensemble) est beaucoup plus impliqué dans la vie de la copropriété.
Ainsi, il lui revient d’organiser et de diriger les assemblées générales, qui se déroulent le plus souvent chez l’un des copropriétaires. Lorsque des travaux sont nécessaires, il appartient au conseil syndical de trouver des prestataires, de leur faire réaliser des devis, puis de suivre et réceptionner les travaux.
Pour l’entretien courant (ménage, entretien d’ascenseur ou de porte de garage, etc.), un syndic en ligne d’envergure nationale disposera de listes de prestataires à contacter.
Tous les aspects légaux tels que la comptabilité, l’assurance de l’immeuble, la collecte des charges, etc. sont toujours pris en charge par le syndic en ligne. Ce dernier met également à disposition du conseil syndical des outils en ligne pour les aider à organiser les assemblées générales.
Un syndic à distance
Le syndic ne se déplace pas dans la copropriété (sauf urgence et cas exceptionnels) et il n’est pas dans une agence au coin de la rue. En revanche, il est disponible (et réactif) par téléphone et par email.
De la transparence
Tous les documents (appels de charges, contrats des prestataires, comptes, etc.) sont disponibles sur un extranet complet, accessible à tous les copropriétaires. La mise en place d’un extranet est certes requise par la loi ALUR mais tous les sites proposés ne sont pas complets, mis à jour régulièrement et faciles à utiliser sur un ordinateur comme en mobilité.
Des frais de gestion moins élevés
L’absence de réseau d’agences et de déplacements physiques dans les copropriétés ainsi que l’utilisation intensive des possibilités du numérique dans leurs processus internes (tout du moins je l’imagine) permet aux syndics en ligne de proposer des tarifs plus faibles que les syndics traditionnels.
Nos frais annuels ont été divisés par 3 et nous ne payons désormais plus de pourcentage sur les travaux. Ce qui est somme toute normal eu égard au fait que le syndic ne les organise plus.
Comment convaincre les copropriétaires de passer à un syndic en ligne ?
Nous avions la « chance » dans notre copropriété d’être déjà habitués à ne pas voir notre syndic et à accueillir les prestataires nous-mêmes. Et nous disposions d’un conseil syndical actif et impliqué. Dès lors, les changements induits par la nomination d’un syndic en ligne étaient relativement faibles.
Nous avons rassuré les plus expérimentés de nos copropriétaires sur le fait qu’ils recevraient toujours leurs convocations et appels de charges par courrier postal et qu’ils pourraient continuer à payer par chèque. La dématérialisation des communications et des paiements n’est qu’une option, qui plus est individuelle.
En ce qui concerne la solidité financière d’un « jeune » syndic, nos voisins ont été rassurés d’apprendre qu’il s’agissait de la filiale « moderne et numérique » d’un syndic bien connu.
Une fois ces appréhensions soulagées, le sentiment de prendre enfin la copropriété en main et la forte réduction des frais de gestion ont achevé de convaincre l’ensemble des copropriétaires de sauter le pas.
Comment s’est passé (concrètement) le changement de syndic ?
Nous n’avons tout simplement pas renouvelé le mandat de notre syndic actuel.
Lors de l’assemblée générale annuelle, nous avons refusé le renouvellement de mandat qui était inscrit à l’ordre du jour.
Après quelques vociférations, menaces et injures (qui ne nous ont pas surpris et ont confirmé la nécessité de changer de syndic), nous sommes repartis de l’assemblée générale avec une feuille de présence signée et la nomination d’un syndic bénévole en la personne d’une des copropriétaires.
Un échange téléphonique normal selon notre syndic historique
En effet, la présence d’un syndic est nécessaire aux yeux de la loi et ce syndic bénévole, dont l’unique rôle est d’organiser une nouvelle assemblée générale pour nommer le nouveau syndic professionnel, permet d’assurer la transition.
Nous avons récupéré les archives auprès de notre syndic et avons organisé l’assemblée générale de nomination du nouveau syndic, en présence (et ce sera l’unique fois), d’un représentant de ce dernier pour nous faire signer le contrat et répondre aux questions.
Ce nouveau syndic « en ligne » tiendra-t-il ses promesses ? Nous le saurons au prochain semestre, au cours duquel des travaux sont d’ailleurs prévus.
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