Dans un article précédent j’abordais les pré-requis indispensables à la transformation digitale de votre organisation : un diagnostic de performance de l’organisation pour mettre en lumière ses points faibles et quantifier les marges atteignables d’amélioration de la performance ; un sponsor influent qui cautionnera le projet auprès des équipes.

Comment engager la transformation digitale dans mon organisation ? (2/2)

Préparer la transformation digitale

Se lancer dans une transformation digitale demande d’en anticiper les impacts sur les processus métier, sur les équipes et sur les clients. L’introduction de nouveaux outils de travail plus efficients doit s’accompagner de formations à leur utilisation, mais aussi d’accompagnement dans les changements qu’ils impliquent. L’année dernière, un client avait entamé sa transformation digitale. Avec plus de 100 sites à déployer, la méthodologie de déploiement était rodée et les formations aux outils étaient au rendez-vous. Pourtant, ça ruait dans les brancards ! Pourquoi ? La transformation impliquait pour les collaborateurs des changements profonds dans la manière de faire leur métier, et c’était bien là la stratégie du groupe. Mais les utilisateurs n’ont pas été correctement informés de ces changements (ou peut-être n’ont-ils pas voulu entendre). Certes, ils ont été formés correctement à l’utilisation des nouveaux outils, mais pas aux changements de gestes métier que leur utilisation impliquait. L’utilisation des nouveaux outils était calquée sur les anciens usages, qui ne correspondaient pas à leur destination. Bref, ils faisaient du vieux avec du neuf.

Cet exemple illustre que les aspects à prendre en compte lors d’un projet structurant de transformation sont multiples, et qu’il est facile de négliger des facteurs essentiels. Voilà une liste (non exhaustive, mais constituant une bonne base) des principales actions à prendre en compte dans un projet de transformation digitale :

• Former les équipes à l’utilisation des nouveaux outils introduits par la transformation et les accompagner vers l’autonomie ;
• Former surtout  les équipes à ce qui va devoir changer dans leur façon de travailler ;
• Préparer la conduite du changement, dont la difficulté ne doit pas être sous-estimée ;
• Prévoir le support technique, sa montée en compétences et sa montée en charge ;
• Anticiper l’impact de la digitalisation sur les relations entre collaborateurs (travail collaboratif), aux clients, au fournisseurs et aux partenaires. Je pense particulièrement à la multiplication des canaux de communication ;
• Prévoir les coûts de formations, de matériel, de conduite du changement, et les coûts liés à l’inertie de l’organisation ;
• Anticiper et accompagner les changements d’organisation qu’amèneront la transformation ;
• Définir des indicateurs adaptés qui permettront de prioriser les initiatives, et de valider leurs succès ou leurs échecs

Ne pas considérer sérieusement ces aspects seront autant de raisons de planter le projet.

Bateau échoué

Les méthodes agiles pour engager la transformation

Un avantage des méthodes « agiles » est d’éviter certains risques de la méthode « cycle en V » comme le cloisonnement des équipes, le manque de souplesse pour passer d’une phase à une autre, et surtout la difficulté pour réagir aux évolutions du besoin auquel le projet est censé répondre. Pour un projet de transformation, donc d’ampleur, il s’agit d’éviter l’effet tunnel et les mauvaises surprises !

Embarquez vos utilisateurs

• Faire un POC avant de bouleverser le fonctionnement d’une organisation a l’avantage de fournir des éléments tangibles avec un investissement minimal. Cela permet d’obtenir l’adhésion des métiers en leur donnant des quick wins, et facilite la conduite du changement en embarquant les utilisateurs finaux en amont du projet de transformation.
• Dédier au projet une équipe transverse permettra d’aligner les parties prenantes, et de décloisonner les développements des utilisateurs et d’impliquer ces derniers.
• Utiliser des outils collaboratifs vous permettront de diminuer les coûts de frottements, de flottements et de conduite du changement.

Allez-y petit à petit

Déployer le projet par vague en commençant d’abord des entités pilotes présente l’avantage d’être évaluable à court terme, d’obtenir rapidement un retour des utilisateurs, et de pouvoir affiner et corriger le tir si nécessaire sans faire revenir tout le monde en arrière. C’est le principe du « test and learn ». Si on échoue, autant échouer vite et se corriger vite.

Évitez de lancer tous les chantiers en même temps. Tout ne se fait pas en un jour. Une fois identifiés, les chantiers seront à prioriser selon leur urgence et leur importance

Une aide pour prioriser ses chantiers : la matrice d’Eisenhower.

Matrice d’Eisenhower

Construisez, essayez, échouez, apprenez, recommencez. Les stratégies présentées ici allient action à court terme et objectif à long terme. Elles permettent d’orienter la transformation dans les meilleurs délais et de ne pas aller droit dans le mur avec un projet Titanic.