Nous connaissons tous Excel, Word et PowerPoint qui sont aujourd’hui devenus des outils du quotidien. Cependant, la plupart d’entre nous n’utilisent que la version installée de ces applications. Il est donc temps d’en explorer la version en ligne et plus généralement les options que nous offre Microsoft 365 en ligne.

A la découverte de Microsoft 365 en ligne

Qu’est-ce ?

Microsoft 365 en ligne fournit un accès gratuit aux versions web de ses outils de bureautique ainsi qu’à d’autres applications cloud. Les principales applications sont :

Calendrier & To Do

Votre calendrier en ligne vous permettant de suivre tous vos événements mais également de programmer des tâches et prendre des notes.

Contacts & Outlook

Votre carnet d’adresse et votre messagerie disponibles en ligne.

Contrôle parental

C’est l’application qui fournit aux parents la possibilité de surveiller et contrôler les activités de leurs enfants sur toutes leurs applications.

Office : Excel, PowerPoint et Word

Office est l’application qui rassemble Excel, PowerPoint et Word. Ces applications web ont certes moins de fonctionnalités que les versions installées mais permettent un travail en coopération accessible partout et depuis n’importe quel appareil.

Forms

C’est une application permettant de générer des formulaires ou des questionnaires dont vous pourrez collecter et traiter les résultats directement dans Excel.

OneDrive

L’application vous permet d’accéder, de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité n’importe quand, n’importe où et depuis n’importe quel appareil.

OneNote

Votre bloc note dématérialisé qui vous permet également de partager et collaborer.

Power Automate

Cette application low code vous permet d’automatiser vos processus en créant des flux selon certains critères (par exemple : mettre à jour régulièrement un Excel lié à un formulaire, enregistrer automatiquement les pièces jointes de mails…).

Sway

Sway est une application permettant la conception et le partage de contenus graphiques, interactifs. On pourrait la comparer à un PowerPoint2.0. puisque le format slides n’est qu’une option de Sway. Vous pouvez aussi présenter votre document comme une frise (de gauche à droite ou de haut en bas) sans coupure.

Teams

THE application des confinements : elle permet de communiquer par appel vidéo en groupe. Elle fournit également des espaces de travail qui facilitent le travail en équipe à distance grâce à un chat fermé, un espace de partage de document et de collaboration en ligne.

Tout cela est bien beau me direz vous, mais pourquoi s’en servir ?

Déjà (et je me répète) parce que c’est gratuit, donc que l’accès et l’utilisation de ces applications ne nécessite aucune licence. Ensuite, parce que contrairement aux applications installées sur votre ordinateur, elles vous permettent de partager des documents avec n’importe qui, soit en simple consultation, soit avec possibilité de modifier le document. Cela vous permet de travailler à plusieurs en même temps sur le même document (à condition que tous les collaborateurs travaillent sur la version web des applications).

Un autre avantage des versions web de ces applications est que vous n’avez plus besoin de sauvegarder. En effet, la sauvegarde est automatique et des versions sont créées à chaque fois qu’une modification est apportée. Cela vous permet ainsi de tracer chaque modification (ainsi que son auteur) et donc de revenir aux versions précédentes si nécessaire.

L’accessibilité de ces ressources est aussi un atout de ce service puisque grâce à OneDrive vous avez accès à vos dossiers partout, quand vous le voulez et sur n’importe quel appareil sans que cela ne prenne le moindre giga d’espace sur votre disque dur.

Pour conclure, voici mon astuce favorite :

Cette petite icone s’appelle « concepteur » et vous le trouverez à droite de l’onglet Accueil (PowerPoint et Word). Il vous permettra de générer des options d’agencement et d’ergonomie pour que vos contenus soient beaux et bien organisés en 2 clics.