Microsoft, géant américain de l’informatique, offre des solutions dans tous les domaines : système d’exploitation, logiciels, matériel… En 2002, l’entreprise a cherché à prendre part à l’essor des ERP depuis plusieurs années en rachetant la société danoise Navision A/S.
L’ERP des PME par Microsoft – retour d’expérience
Historique de la gamme produits
Après deux décennies, trois solutions sont proposées : Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics Nav, Microsoft Dynamics 365 Business Central. Toutefois, les deux dernières sont assez similaires dans la mesure où elles s’adressent à des PME alors qu’AX est prévue pour des grandes entreprises, à cause de son coût plus élevé et de sa couverture fonctionnelle plus large et donc plus adaptée à cette taille de société. De plus, Dynamics 365 a été pensée comme un prolongement de Nav, destiné à termes à remplacer cette solution. Les deux continuent toutefois à coexister car les clients de Microsoft ne sont pas prêts à migrer d’une solution vers l’autre. Par ailleurs, Dynamics 365 n’est pas disponible en client lourd (qui nécessite d’installer une application et ne fonctionne pas uniquement sur navigateur). Or, pour des raisons de sécurité en général, certaines entreprises sont encore frileuses à l’égard des solutions pures SaaS (software as a service).
Pourquoi changer d’ERP ?
La seule de ces solutions, dont j’ai pu expérimenter la mise en œuvre au cours d’une mission, est Dynamics Nav. J’ai pu participer à la préparation de la migration depuis Odoo vers Dynamics Nav pour une PME d’une vingtaine d’employés. Odoo, en place depuis 2013, relie les départements achats, administration des ventes et logistique. Toutefois, la comptabilité était entièrement saisie dans un logiciel spécialisé à part : les employés déploraient cette double-saisie car elle était que source d’erreurs et rendait nécessaire de nombreux allers-retours entre les départements.
Ce problème aurait pu être résolu par une évolution d’Odoo. Cependant, Nav, offre de Microsoft, jouit d’une plus grande notoriété, et de nombreuses sociétés dans le monde se positionnent comme intégrateur de cette solution, ce qui n’est pas le cas d’Odoo. Ces deux critères ont fait pencher le choix pour Nav.
Intégration et adaptation de la solution
Nav présente l’intérêt de disposer d’une interface très intuitive pour les utilisateurs puisque rappelant largement celle d’Office 365. Celle-ci promet aussi une large flexibilité car de nombreux éléments sont paramétrables : tableau de bord, raccourcis, listes de documents… Chaque utilisateur peut ainsi très simplement modifier l’affichage pour qu’il se rapproche au plus près de ses besoins.
L’intégrateur a recommandé d’utiliser la version client lourd de l’ERP via RDP (remote desktop protocol), car elle est plus riche, plus ergonomique que celle dans un navigateur. On voit bien à cette caractéristique que Nav vient de l’époque « pré-internet » et n’est donc pas nativement un SaaS multi-tenant.
Malgré cette flexibilité, les fonctionnalités par défaut de Nav restent assez basiques. Il faut donc prévoir des développements supplémentaires, donc des coûts additionnels, pour s’adapter au mieux aux spécificités du fonctionnement interne du client.
Installation technique et gestion de la licence
Pour des raisons de coûts, notre client a fait le choix de partager les tâches entre deux intégrateurs différents : l’un en charge de la partie fonctionnelle et l’autre en charge de l’infrastructure technique. Cette décision a été à l’origine de plus d’un mois de retard sur le projet car la communication était difficile entre les deux équipes et le périmètre des responsabilités de chacun mal défini. L’idéal est donc d’avoir un seul intégrateur en charge de l’ensemble du projet.
Coûts d’installation et de fonctionnement
En mettant bout à bout l’ensemble des coûts, d’expression des besoins, d’intégration fonctionnelle et technique, de licences, de chargement de communication et de formation, notre retour d’expérience est qu’il faut compter entre 100 et 500 k€ d’investissements (CAPEX).
En fonctionnement, en empilant l’hébergement, l’infogérance, les licences, le support fonctionnel et quelques évolutions, l’ordre de grandeur des coûts annuels est de 30 à 80 k€.
En conclusion
Nav remplit ainsi bien son rôle d’ERP en englobant toutes les fonctions de l’entreprise. La complexité et le coût de son installation, malgré sa notoriété, menacent son avenir ; la version pure SaaS de Microsoft, Business Central, doit pallier ces difficultés et remplacer progressivement Nav sur le marché.
