Avant de se lancer dans un projet de transformation, l’étude de faisabilité apparait comme une étape essentielle et pourtant souvent mal considérée. Nous avons récemment réalisé une étude de faisabilité d’un projet de dématérialisation des processus courriers au sein d’une direction du Ministère de l’Intérieur. Retour sur les 5 points à ne pas manquer au cours d’une étude de faisabilité d’un outil de GEC (gestion électronique du courrier).
Les 5 points à ne pas manquer au cours d’une étude de faisabilité
1. Définir les besoins spécifiques
Avant de lancer un projet de GEC, il est nécessaire de bien comprendre les besoins, c’est pourquoi une étude de faisabilité du projet est fondamentale. Par exemple, les objectifs d’une dématérialisation des processus courriers peuvent être multiples selon les contextes et la nature de l’organisation :
- Assurer la traçabilité des courriers
- Créer un espace de stockage et de recherche dans une base de données unique
- Homogénéiser les pratiques dans le processus de traitement du courrier entre les services
- Supprimer les ressaisies multiples et manuelles
- Disposer de tableaux de bord et d’outils de pilotage
- Dématérialiser l’intégralité du processus du courrier arrivée et départ (rédaction, validation, signature, envoi)
- …
Les différentes administrations n’ont pas le même besoin dans le même contexte, il convient de bien définir au cours de l’étude les besoins spécifiques pour savoir si la solution envisagée répondra à la grande majorité des besoins.
Pour une administration peu dématérialisée où le papier est fortement présent, le besoin ne sera pas le même qu’une administration ou le mail a pris une importance considérable.
2. Déterminer les éléments clés des processus existants
Pour imaginer et dessiner un processus de dématérialisation dans une organisation, il est nécessaire de bien comprendre les processus existants.
L’enjeu est important pour de multiples raisons. Si un éditeur a déjà été mis en avant, l’analyse des processus existants va permettre d’évaluer s’il répond à tout ou en partie aux pratiques actuelles. Il peut s’avérer que l’outil ne répondent pas à tous les besoins clés. Il sera donc nécessaire de demander des évolutions à l’éditeur. Une autre solution peut aussi être utilisée.
Un projet de dématérialisation peut avoir pour objet de se calquer sur les processus existants sans les modifier mais un projet de dématérialisation peut aussi avoir comme conséquence une transformation radicale des processus actuels et une réorganisation plus large des services. Les caractéristiques d’un processus papier et d’un processus dématérialisé peuvent être fortement différentes.
3. Bien délimiter le périmètre du projet
Au cours d’une étude de faisabilité d’un projet de dématérialisation des processus courriers, la définition du périmètre du projet est un élément clé. La notion de périmètre s’entend sur plusieurs plans :
- le périmètre documentaire : par exemple, il est possible d’exclure du périmètre du projet certains flux purement RH (qui sont traités avec d’autres applicatifs) ou des flux qui concernent un département spécifique de l’organisation
- le périmètre en termes d’entité : certaines entités ne se sentent pas concernées par des projets de GEC. Cela peut être le cas pour des entités qui gèrent peu de courriers
Bien définir les périmètres en amont permet d’aligner toutes les parties sur les éléments concernés et éviter d’avoir à gérer des mauvaises surprises au milieu d’un projet.
4. Evaluer et favoriser l’acceptation des équipes
Un projet de transformation nécessite l’acceptation et la motivation des équipes. Si le projet n’est pas porté, piloté, et compris il sera difficile de le mettre en œuvre. Un projet de transformation numérique peut modifier fortement le travail quotidien de l’utilisateur. Au stade de l’étude de faisabilité, il s’avère important d’évaluer et favoriser l’acceptation par les équipes des futurs changements à venir. Au cours des différents ateliers de compréhension des processus existants, il faut repérer les personnes qui semblent intéressées et qui pourront porter le projet en interne par la suite. Les relais internes dans une organisation permettent une partie non-négligeable du succès surtout pour un outil utilisé au quotidien.
Il faut aussi injecter une part importante de conduite de changement tout au long du futur projet déploiement. Il ne s’agit pas de seulement prévoir quelques jours de formation avant le déploiement. Dès l’élaboration du prototypage jusqu’à la fin du projet, la notion de la conduite du changement doit être intégrée. Le temps d’acclimatation à un nouvel outil et la non-prise en main par les utilisateurs peuvent présenter un risque d’échec important du projet.
5. Définir une cible à atteindre facilement compréhensible en prenant les plannings et les coûts
Une étude de faisabilité de quelques jours ou de plusieurs mois doit permettre aux dirigeants de prendre une décision de Go / No Go pour le projet. En moins de 2 heures, ils doivent cerner tous les éléments clés d’un projet sans forcément avoir participé à l’ensemble du projet au quotidien. Il faut qu’ils puissent comprendre rapidement l’impact de leur décision. Un projet de dématérialisation d’une administration s’avère un projet long, coûteux et engageant. Différents éléments clés doivent sont à présenter entre autres :
- la cible : ce que le projet une fois terminé doit apporter à l’organisation
- le planning : une transformation peut prendre 6 mois, voire plus d’un an
- le coût : une transformation engendre des coûts techniques mais aussi des coûts d’accompagnement
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