Je suis consultant en stratégie et transformation à l’ère du digital. Même si notre objectif à ISLEAN est de créer demain, maintenant, avec vous et ce avec des outils toujours nouveaux, reste que les outils que j’utilise majoritairement au quotidien demeurent Excel, Powerpoint et Word. Je parie que c’est pareil pour vous. Je parie également qu’un collègue vous a déjà dit : “je te laisse faire l’excel, moi ça me saoule j’y comprends rien”. Peut-être même que ce collègue c’est vous ! De la même manière, vous vous êtes certainement déjà retrouvé avec un document excel que vous ne compreniez pas, notamment parce que vous ne l’aviez pas produit. J’ai écrit cet article pour partager avec vous quelques bonnes pratiques sur Excel qui mériteraient selon moi d’être généralisées.
Excel : les 3 bonnes pratiques qui m’ont changé la vie
Si vous ne savez pas, le web saura… systématiquement.
Essayez de taper “faire une somme mais pas sur toutes les lignes” dans votre moteur de recherche (je l’ai fait pour vous). Aussi vague et générique que soit cette recherche, le premier résultat qui remontera vous amènera sur un des innombrables forums excel où vous trouverez la réponse à votre question. Blague à part, je n’ai littéralement JAMAIS mis en échec ces forums : toutes les questions que vous vous poserez, quelqu’un se la sera déjà posée avant vous et quelqu’un d’autre y aura répondu. L’humilité intellectuelle n’est plus une excuse ; désormais, lorsque votre collègue (ou vous-même) vous dira “je te laisse faire l’excel, moi ça me saoule j’y comprends rien” comprenez plutôt : “je te laisse faire l’excel, moi ça me saoule” !
Mon conseil : si vous ne savez pas comment faire quelque chose dans Excel, recherchez sur le web, même si vous ne formulez pas correctement votre problème, quelqu’un l’aura mal formulé tout pareil, et quelqu’un d’autre lui aura donné la réponse que vous attendez.
Oui mais là il faut faire une macro, ça pour le coup j’y comprends rien !
Certes, et même si le paragraphe précédent vaut tout autant pour Excel que pour le VBA, je comprends que l’on puisse se sentir légitimement “saoulé” à l’idée d’apprendre à faire des macros ! Pas de panique, la vérité sur les macros, c’est que moins on en fait, mieux on se porte.
J’avais eu à développer dans excel un outil de consolidation de données de fabrication il y a quelques année. Dans l’idée, j’avais un classeur excel dans lequel tournait une macro, et cette macro allait récupérer des données dans d’autres classeurs qui étaient rangés dans un même dossier. J’ai donc réalisé ce travail pour éviter à la responsable qualité de se palucher les quelques dizaines de compte-rendus de métrologie/semaine pour les consolider. Résultat : plusieurs séances d’échanges pour expliquer le fonctionnement du programme, et quelques dizaines d’allers-retours à l’atelier pour en régler les problèmes plus tard : une mise à jour de la suite office a mis à terre tout mon travail – la macro ne fonctionnait tout simplement plus. Tout ça pour dire qu’une macro excel est inmaintenable, notamment parce que les macros développées dans votre coin ne font pas partie des actifs SI de votre entreprise : elles passeront systématiquement sous les radars. Moralité : l’enfer est pavé de bonnes intentions, à vouloir trop bien faire, on fait trop compliqué. Lorsque vous pouvez éviter les macros, évitez les !
Mon conseil : évitez les macros autant que possible, réfléchissez d’abord à une manière de faire sans. Vous trouverez certainement une manière de faire plus rapidement qu’avec les macros et votre classeur sera plus pérenne.
Utilisez les formules, mais ne les conservez pas !
Il y a quelques temps, je passais derrière l’écran d’un collègue en train de râler contre son PC. C’était le soir et son écran lumineux freezé sur excel ajoutait à la blancheur de son teint déjà blêmi par la rage : cela faisait quelques heures déjà qu’il construisait son tableau de 10 000 lignes à grands coups de RECHERCHEV, de SOMME.SI et de TCD quand la mémoire de sa machine finit par s’avouer vaincue. En cause : un trop plein de formules (et de mises en forme conditionnelles aussi, mais passons). Tout utilisateur un peu intensif d’excel a déjà vécu ça ! Mais après tout, est-il vraiment utile de conserver ces formules qui nous ralentissent tant une fois le calcul fait ?
- “Bah, si je l’envoie à un collègue, il doit comprendre ce que j’ai fait !”
- “Si j’envoie l’excel à mon N+, il doit pouvoir vérifier que je ne me suis pas trompé !”
C’est pas faux ! Mais :
- dans le premier cas : n’est-il pas plus pratique pour votre collègue de se référer à des instructions en en-tête de colonne expliquant clairement le calcul qui y est opéré et renseigné par vos soins ? Après tout, ce sera toujours plus lisible qu’une formule de calcul en ligne, parfois plus large que l’écran.
- dans le deuxième cas, force est d’admettre que la confiance règne ! Mais à la limite peu importe : une fois qu’on a réussi à faire une formule qui fonctionne, en réalité, on ne fait pas tant la vérification en regardant la formule qu’en observant les résultats (“-25 000 unités de produits vendues ce mois-ci, surprenant !”), et d’ailleurs votre N+ fera pareil !
- Plus généralement : Excel sert à systématiser des opérations de calcul, rarement à faire des démonstrations mathématiques.
J’irai même plus loin : conserver les formules nous encourage plutôt à ne pas commenter et à ne pas vérifier notre travail. Autrement dit, la formule est souvent notre bouc-émissaire lorsqu’on se plante : “satanée formule, elle fait pas ce que je lui dis !”
Mon conseil : faites vos formules, vérifiez leurs résultats en sélectionnant quelques lignes, décrivez l’opération de calcul effectuée en en-tête de colonne, puis copiez-collez en valeur toute la colonne ainsi obtenue ! Vous éviterez ainsi les excel qui crashent, votre travail gagnera en qualité et en “partageabilité”.
Bonus : parfois, réfléchissez à utiliser Google Sheets plutôt qu’Excel
Aïe, je ne veux pas me faire d’ennemis, et je dois admettre en préambule que je n’ai jamais utilisé Excel Online. Tout ce que je m’apprête à dire s’applique donc potentiellement à la version Online d’Excel et je précise également qu’à ISLEAN nous ne sommes soumis à aucun éditeur de solution. Pour démontrer ma bonne foi, je commencerai par partager avec vous les limites qui m’apparaissent le plus immédiatement dans l’utilisation de Google Sheets :
- Lorsque l’on manipule des fichiers volumineux, c’est plus vite plus lent qu’Excel ! (tout dépend de votre machine bien sûr, mais Google ne met pas « gratuitement » à disposition du tout venant de la puissance de calcul en veux-tu en voilà)
- La plupart d’entre nous avons fait nos armes sur Excel et il y a, ne serait-ce que par un conservatisme pas toujours injustifié, un effort d’adaptation à faire pour retrouver la rapidité d’exécution que l’on avait sur la solution de la suite Office.
- Toutes les entreprises n’autorisent pas l’utilisation des solutions Google (là non plus, pas de débat ici, ces décisions peuvent très bien se justifier)
Une fois que l’on s’est dit ça : pourquoi est-il parfois préférable d’utiliser Google Sheets plutôt qu’Excel ?
- Google Sheets est ouvert et peut très simplement s’interconnecter de beaucoup de manières avec d’autres solutions web (grâce à Zapier par exemple), et pour peu que vous soyez utilisateurs d’autres solutions Google (Gmail, Google Agenda…), l’interconnexion est d’autant plus simple.
- Les formules « IMPORT » (IMPORTDATA, IMPORTXML…) vous permettent de scrapper automatiquement du contenu sur le web
- Vous pouvez travailler simultanément avec vos collègues sur le même classeur (ça pour le coup je sais qu’Excel Online le permet aussi !)
NB : tous les conseils que j’ai préalablement donnés s’appliquent également à Google Sheets.
Ne serait-ce que par déontologie, je m’abstiendrai ici de vous donner un conseil généralisant sur l’utilisation des solutions Google ou Microsoft, ce sans connaître votre contexte et vos besoins.
