Notre client communique à ce jour avec plus de 30 distributeurs aux 4 coins du monde. Que ce soit par échange d’emails, de fichiers Excel ou autres, il n’y avait pas de canal unique de communication avec les départements de notre client. En interne, les départements échangent également entre eux plusieurs fichiers, réalisent des actions redondantes, multiplient les sources pour une même donnée et créent de l’inertie dans la communication. Nous leur avons proposé une solution sur-mesure low-cost, et accessible à tous.

Comment disrupter un outil de ventes internationales en moins de 100 lignes de code

Notre client dans l’industrie pharmaceutique est une ETI, et par sa nature n’a pas vocation a mettre de l’informatique dans tous les process de ses métiers. Mais il a clairement identifié le besoin de centraliser les échanges entre lui et ses distributeurs, c’est le principe d’un extranet.

La particularité, c’est que nous avons mis de côté les éditeurs de solutions classiques pour travailler avec la suite d’outils G Suite de Google, qui se distingue par ses petits coûts de développement et de maintenance en comparaison avec ces derniers.

Rangez vos marteaux… Pour l’instant

La co-construction : courir là où les autres pataugent

WYSIWYG – What You See Is What You Get. Cet acronyme décrit les outils qui montrent déjà l’apparence finale pendant la phase de conception. Nous y sommes habitués : les documents Microsoft Word ou PowerPoint sont d’excellents exemples. A l’inverse, un code html ne reflète en rien l’apparence de la page web avant de la générer.

Ne serait-ce que pour un maquettage, la capacité d’un outil à afficher le résultat en direct est primordiale pour enrichir les interactions lors des échanges avec les collaborateurs. C’est d’ailleurs une des forces du Brown Paper, qui permet non seulement à tout le monde d’intervenir mais aussi de mettre à jour le document en direct.

C’est à mon avis un des points forts des outils de la suite Google, qui sont non seulement collaboratifs, mais aussi simples à manipuler. Si je reprends mon exemple de page web, on peut avoir un aperçu direct du résultat lorsqu’on modifie un Google Site. Le compromis à faire est celui de la flexibilité : on nous fournit une panoplie de briques élémentaires et quelques éléments paramétrables qui suffisent à couvrir plus de 80% des besoins de manière totalement responsive et sans aucune connaissance en développement. Et plus important : vous pouvez ajuster la structure du site en direct avec votre interlocuteur jusqu’à ce qu’il soit satisfait du résultat. Il a aussi déjà en face de lui l’apparence de l’outil final ce qui lui permet de se familiariser avec.

Un processus long et douloureux pour un résultat exact…

…ou un processus collaboratif, plus rapide en sacrifiant un peu de flexibilité ?

Les applications ressemblent à ce que connaissent les collaborateurs

Les feuilles de calcul Google Sheet, rangées sur Google Drive, sont nativement sur le cloud et identifiables par leur URL unique. Plus de références cassées parce qu’on a changé un fichier de répertoire, les fichiers peuvent communiquer facilement entre eux et on peut travailler à plusieurs sur le même fichier en même temps, sans infrastructure spécifique (contrairement à la solution de Microsoft).

En terme de capacité à adopter l’outil, Google a fait le choix de faire tomber les barrières à l’entrée : on peut importer ses fichiers au format office d’un seul clic et les convertir au format de Google avec très peu de corrections à apporter par la suite.

Par ailleurs, les interfaces sont quasiment identiques, en particulier pour les tableurs. Il n’y a plus qu’à sauter le pas pour créer votre propre extranet !

Peu de développements nécessaires

Une fois que le besoin est compris, on se concentre sur l’expérience utilisateur plus que sur le code. Notre objectif : créer un outil simple, facilement maintenable et facile à prendre en main par tout le monde, pour ne plus avoir besoin d’informaticiens.
C’est exactement ce qu’on peut faire quand tout est déjà quasiment développé. Ce sont les parties très spécifiques qui donnent lieu à un peu de réflexion et de travail (fonctions particulières). Nous sommes partisans du KISS : Keep It Simple, Stupid. C’est pour cela que nous nous sommes contentés du strict minimum en terme de développement.

Lorsque les briques élémentaires sont fournies, il suffit de les assembler à sa guise. Il se trouve que Google Sites le fait très bien.

Le coût total de possession est dérisoire

En terme de TCO, il dépendra surtout du nombre de comptes basiques et avancés dont vous avez besoin. Avec un compte gratuit, vous pouvez déjà consulter les sites et Google Sheets, avoir un drive de plusieurs Giga octets et les applications les plus populaires (Gmail notamment). Les comptes business coûtent entre 5 et 10€/mois pour des accès très avancés et des applications professionnelles plus intéressantes. Pour une ETI, cela peut représenter un budget de moins de 1000€/an, ridicule si l’on compare au Budget nécessaire si l’on héberge ses serveurs.

Attention toutefois aux développements de scripts, équivalent de Macros, qu’il faudra maintenir. Nous voyons de plus en plus de fonctions obsolètes qui ne seront plus supportées, d’où l’intérêt de les limiter l’écriture De scripts au strict minimum. Nous avons également vu au cours de ce projet que Google abandonnait une première version de son application Sites pour une nouvelle version, ce qui implique un travail supplémentaire sans réel ROI pour ceux qui avaient un ancien extranet.

Les prix des licences avaient augmenté pour la première fois en avril 2019 (passant de 4€-8€ à 5€-10€ par licence basique-pro), il faut ainsi envisager un effet inflationniste.
Rappelons enfin que Facebook et Youtube ont proposé une plateforme attractive à leur utilisateurs professionnels en concentrant respectivement les sites d’informations et les créateurs de contenus, créant ainsi une dépendance, avant de refermer le piège (nouvel algorithme pour Facebook et mise à jour de la monétisation sur Youtube). Je n’ai pas de mal à imaginer un scénario similaire pour les entreprise dépendantes à G-Suite, même s’il faut faire la part des choses et comparer le coût à celui d’autres prestations de qualité similaire.