La Gestion Electronique des Documents (GED) n’est plus un terme méconnu par les entreprises mais le périmètre qu’il englobe à quelque peu évolué. Dans une première phase, il faisait référence à la simple gestion des stocks de documents. Aujourd’hui, il englobe davantage de tâches, telle que la capture, le stockage, la reconnaissance ou encore la sécurisation des informations, provenant de multiples sources et aux formats bien différents. De ce fait, la GED suit le document tout au long de sa vie dans l’entreprise.
#1 : Les enjeux de la dématérialisation des documents
En France, les documents sont souvent considérés comme un poids pour l’activité alors qu’ils peuvent s’avérer être une source d’opportunité de valeur pour les entreprises. En effet, l’Association américaine du management de l’information (AIIM) a chiffré à 200 euros le coût de remplacement d’un document perdu et à 110 euros le coût pour retrouver un document mal classé. Rapporté à des dizaines de milliers de tonnes de documents – comme le démontrent les chiffres clés du rapport de l’ADEME « Actualisation 2015 des flux de produits graphiques en France » (cf. infographie « Des tonnes de papiers »), cela peut coûter cher à une entreprise.
Les entreprises consomment des dizaines de milliers de tonnes de papiers par an
Au-delà du coût que la gestion physique des documents peut entraîner, il y a également un enjeu lié à la satisfaction du destinataire externe. Dans cette ère où nous sommes tous hyper connectés, les canaux digitaux sont privilégiés et assurent au requérant une réponse rapide, un suivi de son dossier et une prise de contact à prix réduit (un mail ne sera jamais surtaxé). Ces canaux seront donc de plus en plus privilégiés et attendus par les citoyens :
Source : « Optimisation des processus clients – Baromètre 2016 », Itesoft
Néanmoins, l’Etat a bien conscience de ces évolutions. Les initiatives pour encourager les entreprises à aller vers plus de dématérialisation se multiplient depuis les années 2000 :
- 2000 : la loi du 13 mars 2000 a permis une reconnaissance de la valeur probante des documents numériques
- 2013 : la réglementation est allégée, depuis 2013, pour les factures électroniques pour permettre aux petites entreprises un mode de dématérialisation qui ne demande pas forcément de technique mais qui permet d’être recevable en cas d’audit
- 2017 : l’Etat a mis en place une nouvelle réglementation, effective dès 2017 pour les grandes entreprises, rendant obligatoire la dématérialisation des factures avec les services de l’Etat. Pour les entreprises qui ont peu de factures à gérer et qui décideraient de les saisir manuellement sur le site du gouvernement, l’impact en termes d’outillage est faible. En revanche, pour celles qui en ont un nombre plus important, un outil de GED devra très certainement être mis en place afin de gérer le stockage et les échanges
Dans cet esprit, l’Etat a également démarré un grand projet, celui de « France Connect » qui a pour vocation de devenir la plateforme numérique unique de l’Etat. En revanche, cette plateforme ne prendra pas en charge le traitement des courrier. Les entités publiques continueront à recevoir les courriers qui leur sont directement adressés. Pour ces courriers, moins complexes que les démarches administratives, les citoyens attendront une réactivité et une qualité de service d’autant plus élevée. Il sera donc primordial pour les administrations d’avoir des processus automatisés et dématérialisés pour répondre à ces exigences.
#2 : Alors pourquoi ne pas se lancer demain ?
Vous allez me dire :
- Un projet de dématérialisation, ça coûte cher !
- Le risque d’une résistance au changement suite au déploiement d’un nouvel outil est trop important !
- La complexité des processus de mon service est telle que nous n’arriverons jamais à les automatiser et à les harmoniser !
Ce sont, en effet, des réalités que nous avons constaté sur le terrain. Néanmoins, nous verrons tout au long de notre livre blanc consacré à la gestion électronique des courriers, que l’investissement dans un tel projet est largement rentabilisé, qu’une conduite du changement bien menée permet de limiter grandement le risque de rejet de la dématérialisation et que la « complexité » apparente des processus est principalement polluée par des actions individuelles mais est finalement peu présente dans les processus principaux.
De notre côté, nous sommes persuadés que la dématérialisation des processus de document, impliquant une automatisation et une harmonisation des processus :
- améliorera vos temps de réactivité ainsi que votre productivité
- réduira vos coûts, grâce à une meilleure traçabilité et diffusion de l’information
- améliorera la satisfaction des destinataires de ces documents, qu’ils soient internes ou externes à votre service
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