Aujourd’hui, les transitions digitales révolutionnent tous les secteurs, dont l’administration publique. Nous avons voulu investiguer les implications environnementales de ces changements dans le cas particulier de la numérisation des parapheurs d’un service.

Le parapheur électronique, plus écologique que le parapheur papier

Le secteur public traite de nombreux parapheurs chaque année. Différentes questions et propositions y sont traitées. Elles nécessitent validation et signature de la part de plusieurs échelons de la hiérarchie française. Tout ce processus de validation peut être interrompu et recommencé de multiples fois au cours de la chaîne. En effet, il est probable que la proposition de réponse ne convienne pas entièrement à l’échelon concerné.

Dans ce cas, certaines modifications sont réalisées et les pages devant être validées et signées à chaque étape sont réimprimées. Ensuite, le parapheur est renvoyé au début de chaîne. Ces refus et impressions ont bien entendu un impact écologique. Néanmoins, la dématérialisation de ces parapheurs suppose aussi certaines dépenses énergétiques. Elle aura donc également un coût environnemental.

Nous montrerons lors de cette étude que le bilan carbone des parapheurs électroniques ne représente que 12% de celui de leur version papier ! Voici donc un argument supplémentaire de taille en faveur d’une dématérialisation de ces derniers dans vos services ! Néanmoins, nous imaginons que vous êtes également intéressés par le raisonnement derrière ce résultat. Nous allons donc vous le présenter en détail.

Les données de travail sur les parapheurs

Dans le cadre de l’étude que nous avons réalisée, nous avons mené une enquête auprès d’un service d’une administration publique. Celui-ci nous a communiqué différentes données. Gardons en tête que celles-ci sont des moyennes, qui ont été réalisées sur un mois.

Tout d’abord, la chaîne de validation d’un parapheur (papier ou électronique d’ailleurs) possède 5 étapes. À chacune d’entre elles une personne-cible, de plus en plus haut gradée au fur et à mesure de l’avancée dans la chaîne, doit donner son accord sur les documents. Par ailleurs, le service doit traiter 4 parapheurs par jour.

Chaque parapheur contient 5 documents à signer, qui font chacun 2 pages, ainsi qu’une note de présentation et une note de suivi du document. Si le dossier est refusé, nous avons donc 12 pages devant être réimprimées. On trouve également des documents de fond de dossier dans chaque parapheur. Ceux-ci ne doivent pas être signés. Il n’est donc pas nécessaire de les réimprimer à chaque refus dans la chaîne, et ils font 3 pages de long.

Les hypothèses de travail pour les parapheurs papier

Lors de notre étude, nous avons également considéré différentes hypothèses de travail. Il nous paraît donc important de vous les présenter.

Tout d’abord, supposons que les employés du service ont déjà à leur disposition les imprimantes nécessaires à la production de ces parapheurs. Puisqu’elles leur servent pour toutes leurs fonctions, et pas juste pour imprimer ces derniers, elles ne seront pas prises en compte dans l’analyse.

De plus, faisons l’hypothèse que chaque parapheur subit en moyenne 4 refus durant sa chaîne.

Le coût carbone des parapheurs papier d’un service pendant un an

Maintenant, calculons le bilan environnemental précis de ces parapheurs papier pendant un an. Tout d’abord, prenons en compte les feuilles. Nous avons consulté le site de l’Ademe pour connaître le coût carbone au poids de ces dernières. Après quelques calculs et avoir considéré le poids moyen d’une feuille A4, nous sommes arrivés au résultat de 216.2 kgCO_2e par an.

Considérons donc maintenant l’encre utilisée pour l’impression. Une fois encore, l’Ademe nous a renseignés et nous sommes arrivés à 75.3 kgCO_2e par an.

Venons-en à l’électricité utilisée par l’imprimante. Après une courte visite sur l’UGAP qui nous a indiqué le type d’imprimante utilisée par l’administration, nous avons consulté le site d’edf pour nous enquérir du coût carbone de l’électricité dans notre pays. Le résultat de ces calculs nous montre un coût de 0.4 kgCO_2e par an, qui comparé aux deux autres valeurs ne revêt que peu d’importance.

Au total, nous constatons donc que les parapheurs papier dépensent 291.9 kgCO_2e par an. Un résultat intéressant, mais qui ne prendra tout son sens qu’une fois comparé à son alternative électronique. Ce n’est qu’alors que nous pourrons constater les gains (ou pertes) écologiques potentiels apportés par une dématérialisation !

Les hypothèses de travail dans le cas de parapheurs électroniques

Tout d’abord, partageons les hypothèses que nous avons faites dans le cas de parapheurs dématérialisés.

Une fois de plus, supposons que les employés ont déjà à leur disposition les outils principaux dont ils auront besoin (en l’occurrence leurs postes de travail). Ces derniers leur servent certainement pour de nombreuses fonctions autres que le traitement des parapheurs dématérialisés. Par conséquent, nous ne les prendrons pas en compte dans cette analyse.

De plus, les émissions produites par la lecture et la modification des documents (c’est-à-dire les transmissions des informations entre les serveurs et les postes de travail via l’infrastructure réseau) sont estimées très faibles en raison de la nature des documents traités. Elles ne sont donc pas prises en compte dans cette étude.

Le bilan environnemental des parapheurs électroniques du même service pendant un an

Il nous reste maintenant à calculer le coût écologique de cette version électronique des parapheurs lors d’une année. Les seuls éléments à prendre en compte sont les deux serveurs virtuels utilisés.

Tout d’abord, considérons leur fabrication. Cet article étudie avec soin l’impact environnemental de la construction d’un serveur physique de petite taille. On a recherché la durée de vie moyenne de ce dernier et le nombre de serveurs virtuels pouvant se trouver dessus. En prenant en compte tous ces facteurs, on obtient un résultat de 32.3 kgCO_2e par an dû à la fabrication des deux serveurs virtuels.

Par ailleurs, ces serveurs sont alimentés en électricité tout au long de l’année. La consultation d’une étude de l’Ademe et d’ADN’Ouest ainsi que du site d’edf nous donne après quelques calculs une contribution de 4.1 kgCO_2e par an causée par cette consommation électrique des serveurs.

Nous pouvons donc en conclure que les parapheurs dématérialisés ont un bilan carbone de 36.4 kgCO_2e par an. Ce résultat est impressionnant. En effet, il ne représente que 12% de l’impact environnemental de leur alternative papier !

Conclusions sur le caractère plus écologique des parapheurs électroniques

La transition vers le numérique représente donc, en tout cas dans le cas des parapheurs, une porte rêvée vers de nouveaux avantages. D’une part, on peut gagner en traçabilité des documents, en rapidité et en facilité de travail. D’autre part, c’est également plus écologique, comme l’a montré cette étude !

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