Le parapheur est un outil toujours très utilisé dans les administrations publiques. Sa dématérialisation est un enjeu majeur tant en termes d’écologie (voir un article précédemment écrit sur le sujet) que d’organisation interne et d’efficience. De nombreux outils existent sur le marché, comment choisir ?

Parapheur de validation, parapheur de signature ou les 2 ?

Qu’est-ce qu’un Parapheur Électronique ?

Un parapheur électronique, également appelé e-parapheur ou parapheur numérique, est un logiciel qui facilite la validation d’un document électronique avant sa signature électronique. Les principales fonctionnalités que l’on peut retrouver dans de tels outils sont :

• La création d’un document : le parapheur permet de créer un objet « document », soit en import manuel, soit à partir d’un logiciel générant ce document. Des métadonnées sont définies pour ce document.
• Le choix d’un circuit de validation et de signature avec plusieurs niveaux de validation, de la multi-signature, la possibilité d’éditer ce circuit…
• La gestion des documents intégrés au parapheur : de la co-rédaction entre plusieurs agents, du suivi des modifications, de l’ajout de pièces…
• La validation des documents : visas, signature avec différents niveaux de certification (de la griffe à la signature qualifiée), faire des actions pour le compte d’un autre agent
• La transmission des documents au destinataire final : courriel, connexion à un service d’envoi avec accusé de réception.
• La notification des agents en fonction des différentes actions requises sur le document, des délais de traitement des documents…
• L’archivage des documents selon des règles de conservation des documents et l’accès des agents à ces ressources. Les outils de parapheur électronique vont permettent de garantir l’intégrité de chaque dossier traités en regroupant tous les documents du dossier étudié au même endroit : document, pièces jointes, preuve de signature, métadonnées, historique de traitement…
• Le suivi des dossiers courriers par plusieurs agents en simultané, ce qui évite le blocage d’un dossier au niveau d’un agent en cas d’absence ou d’oubli de celui-ci.

Les outils de parapheurs électroniques couvrent plus ou moins bien chaque fonctionnalité détaillée ci-dessus. Il faut donc bien détailler les besoins de votre administration afin de faire le bon choix.

Les besoins des administrations publiques

Les administrations ont des besoins spécifiques en matière de dématérialisation des parapheurs :

Confidentialité et Traçabilité :

Les administrations ont besoin de sécuriser les documents sensibles tels que les décisions administratives, les contrats, et les rapports confidentiels. La dématérialisation garantit la confidentialité des échanges et la traçabilité des validations et signatures. La traçabilité est également assurée par le traitement d’un unique dossier dans l’outil. Cela évite la circulation de plusieurs documents papiers sans savoir quelle en est la version finale.

Efficacité en Temps Réel :

Les parapheurs électroniques accélèrent les processus décisionnels et permettent aux différents acteurs d’agir directement sur les documents à valider limitant les allers-retours des parapheurs dans le service. Les agents peuvent également suivre l’avancement de leur document en temps réel et ainsi relancer les différents valideurs pour éviter tout blocage et dépassement de délai. Les parapheurs permettent également de réaliser l’envoi directement dans l’outil et ainsi d’éviter les délais postaux (pour les documents ne requérant pas d’envoi postal avec accusé de réception).

Réduction des Coûts :

Moins d’envois postaux (donc moins de coûts d’affranchissement), moins de risques d’erreurs (mauvaise version du document, perte de la version, oubli sur un bureau…).

Organisation des services :

Les outils de parapheur électronique permettent de clarifier le rôle de chacun concernant le traitement des documents. Souvent, les secrétariats s’occupent de faire le lien entre l’agent/les agents chargés de rédiger les documents et les agents chargés de la validation et la signature. En mettant en place de tels outils, les documents sont automatiquement transmis d’un agent à l’autre et les secrétariats gagnent du temps qui peut être réaffecté à d’autres tâches notamment le suivi des dossiers et la relance des agents si nécessaire.

Simplification pour les usagers :

En envoyant les retours par courriels, cela simplifie l’accès de l’usager à un échange plus direct donc plus rapide avec les services publics.

Bien identifier les besoins liés aux parapheurs est une étape primordial pour l’acquisition d’un outil de parapheur électronique. En effet, aujourd’hui le marché des parapheurs est divisé en 2 : les parapheurs de validation et les parapheurs de signature. Le premier se concentre sur le processus et son suivi tandis que le second garantit une signature qualifiée à différents niveaux.

Les différents types de parapheur électronique

Dématérialisation du processus :

Avantages :

• Accélération du processus de validation avec une transmission directe des documents après action de l’agent
• Accessibilité renforcée avec un suivi en temps réel et un accès aux documents à tout moment même en télétravail ou déplacement
• Garantir la traçabilité avec un historique des actions et une unicité du document traité

Inconvénients :

• Nécessite de former tous les agents impliqués dans le processus et de mettre en œuvre un fort accompagnement au changement
• Coûteuse à mettre en œuvre (car concerne la majorité des agents)

Signature Qualifiée :

Avantages :

• Intégrité et authenticité : l’outil fournit une validité légale équivalente à un original papier
• Sécurité renforcée : le signataire est identifié et il est garanti que le document n’a pas été modifié après sa signature

Inconvénients :

• Nécessite une infrastructure robuste
• Ces outils ont une complexité technique nécessitant des compétences techniques pour la mise en œuvre

Si vos besoins sont couverts par l’utilisation de ces 2 types d’outils, il est possible de connecter des parapheurs de validation avec des parapheurs de signature. Attention cependant, vous ne pouvez pas aisément connecter n’importe quels outils ensemble. Les éditeurs créent en effet des connecteurs vers certains outils. Il faut donc se renseigner sur vos outils cibles afin de voir ce qu’il est possible de faire. Après avoir choisi votre/vos outils, il reste à les intégrer !

La conduite du changement

La transition vers la dématérialisation nécessite une conduite du changement efficace :

• Sensibilisation des utilisateurs aux avantages
• Formation sur l’utilisation des parapheurs électroniques
• Accompagnement pendant la mise en place
• Maintenance de l’outil et adaptation aux évolutions de l’administration

En conclusion, l’adoption des parapheurs électroniques est incontournable pour moderniser les processus administratifs. Elle requiert une approche proactive pour assurer une transition fluide et bénéfique pour toutes les parties prenantes.