Ces derniers temps, l’automatisation des processus robotiques (technologie RPA) a été la tendance à la mode de l’industrie technologique comme l’un des outils de transformation numérique les plus avancés pouvant être utilisé par les entreprises pour réduire les coûts, gagner du temps et maximiser les ressources via l’automatisation de tâches répétitives et volumineuses. Quels gains apportent réellement cette technologie ? Et à qui s’adresse-t-elle ?
Plongée au cœur d’une technologie de demain : la Robotic Process Automation
Introduction
La RPA, ou Robotic Process Automation, est une technologie permettant d’automatiser des processus métier qui nécessitaient, jusque-là, l’intervention d’un humain. Elle est capable de traiter des tâches répétitives et chronophages en y intégrant parfois l’utilisation de logiciels d’intelligence artificielle ou de machine learning capables d’imiter un travailleur humain.
En tant que tel, la RPA permet aux entreprises d’automatiser à grande échelle les tâches de routine basées sur des règles. Il permet à une entreprise de configurer des logiciels ou «robots» – plus communément appelés bots – pour capturer et interpréter des applications existantes afin de traiter une transaction, de manipuler des données, de déclencher des réponses ou de communiquer avec d’autres systèmes numériques. La RPA peut effectuer des tâches telles que l’automatisation des réponses par e-mail pour un service de relations clients, l’installation et la configuration d’applications sur le matériel de l’entreprise, ou l’extraction d’informations d’un système de comptabilité fournisseurs pour générer un rapport hebdomadaire.
Pour être considérée en tant que technologie RPA, cette dernière doit pouvoir être mise en œuvre rapidement et efficacement sans avoir à changer l’infrastructure et les systèmes existants dans l’écosystème numérique de l’entreprise. Ce qui distingue la RPA de l’automatisation informatique traditionnelle, c’est la capacité du logiciel RPA à pouvoir s’adapter aux circonstances changeantes, aux exceptions et aux nouvelles situations, avec ou sans interventions humaines selon la situation. Une fois que le logiciel RPA a été formé pour capturer et interpréter les actions de processus spécifiques dans les applications logicielles existantes, il peut alors manipuler les données, déclencher des réponses, initier de nouvelles actions et communiquer avec d’autres systèmes de manière autonome.
«La RPA est un moyen pour les entreprises de créer une véritable force de travail virtuelle qui stimule l’agilité et l’efficacité de l’entreprise. Il est géré comme n’importe quelle autre équipe de l’organisation et peut interagir avec les gens comme d’autres employés interagiraient les uns avec les autres.»
Richard French, CRO chez Kryon
Un engouement de plus en plus important pour tous les secteurs du monde professionnel
Il n’est pas étonnant que l’intérêt pour la RPA augmente si rapidement. Les processus manuels sont moins efficaces, sujets aux erreurs et peuvent mener à la lassitude voire au mécontentement des employés.
D’après une étude menée par le cabinet Deloitte en 2017, 53% des répondants avaient déjà commencé à mettre en œuvre la RPA, et prédisait «une adoption quasi universelle dans les cinq années suivantes». Parmi les entreprises s’étant lancées dans la mise en œuvre de la technologie RPA, le retour sur investissement a généralement été atteint en moins d’un an, les attentes étant satisfaites ou dépassées dans de multiples dimensions, à savoir :
- une conformité améliorée (92% des cas),
- une qualité / précision améliorée (90% des cas),
- une productivité améliorée (86% des cas),
- une réduction des coûts (59% des cas).
Selon Gartner, le marché des logiciels RPA est l’un des segments à la croissance la plus rapide du marché des logiciels d’entreprise, avec une barre concurrentielle croissante et de nombreux nouveaux entrants. Le marché a vu sa croissance augmenté de 63,1% en 2018 et de 62,9% en 2019, contre respectivement 13,5% et 11,5% de croissance pour le marché global des logiciels d’entreprise.
L’enquête de référence menée auprès des clients et exposée dans son Magic Quadrant RPA 2020 a montré que les décideurs (généralement les DSI, les directeurs financiers et les responsables informatiques) se sont dotés d’un RPA pour trois principales raisons :
- Optimiser l’efficacité opérationnelle – 90% des cas, 57% considérant cela comme la priorité n ° 1.
- Accélérer un processus existant – 46% des cas, 8% le considérant comme la priorité n ° 1.
- Optimiser les coûts – 43% des cas, dont 13% considèrent cela comme la priorité n ° 1.
« De grands pouvoirs impliquent de grandes responsabilités » – Oncle Ben
Vous l’aurez compris, augmenter la vitesse de traitement, réduire les erreurs dans les processus orientés client pour augmenter la satisfaction client permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, et d’améliorer à la fois les résultats commerciaux et la satisfaction des employés.
L’idée est simple. Montrez à vos robots ce que vous faites, puis laissez-les faire le travail. Ils peuvent interagir avec n’importe quel système ou application de la même manière qu’un humain (ou presque) tout en étant moins invasif et perturbateur qu’une transformation complète des systèmes existant pour gagner en optimisation.
Il est toutefois bon de noter que la technologie RPA n’est pas sans défis. Il est donc parfois nécessaire de repenser les processus actuels en place dans une organisation. Après tout, ce n’est pas une bonne idée d’automatiser un système médiocre!
De plus, si des changements majeurs dans les plates-formes de transaction existantes sont apportés, il faudra investir un temps non négligeable pour le reparamétrage du robot. Cela peut en fait être un effort prolongé s’il y a beaucoup de robots en opération.
Ces difficultés pourront parfois être contournées ou simplifiés grâce à l’ajout de programme d’Intelligence Artificielle, mais il faut bien avouer qu’à ce stade ma connaissance sur le sujet et son application est plus artificielle qu’intelligente.
Bien que les deux traitent de digitalisation (la RPA et l’Intelligence Artificielle), elles ne sont pas pour autant identiques. La RPA « n’apprend » pas toute seule et ne fonctionne qu’avec des données structurées alors que les technologies d’Intelligence Artificielle sont capables de s’adapter pour répondre à leur environnement ou aux données à traiter.
Non, la technologie RPA n’est pas réservée aux entreprises du CAC40 !
Il semble y avoir une croyance que le bot logiciel RPA n’est utile que dans certains secteurs, comme la banque et la finance, par exemple. Pourtant, le fait est que les activités de back-office doivent être menées dans tous les secteurs, ce qui rend l’automatisation des processus robotiques pertinente pour un éventail beaucoup plus large d’entreprises qu’on ne le pensait peut-être à première vue. Partout où il y a des tâches répétitives, standardisées et nombreuses à accomplir, la RPA a une place potentielle à remplir.
