La RPA est une technologie basée sur un logiciel capable d’automatiser des processus en imitant les interactions humaines avec un ordinateur. Ces projets se multiplient dans le monde de l’entreprise. Voici quelques conseils pour bien démarrer votre projet RPA.

Comment bien choisir son projet d’automatisation ?

C’est un point déterminant, car automatiser avec de la RPA peut autant s’avérer simple que cauchemardesque. En effet, la première idée d’automatisation qui vient à l’esprit n’est généralement pas la bonne. Trop complexe, nécessitant beaucoup d’interactions avec des interfaces de sites web, agissant sur des applications instables… Attention, cela ne veut pas dire qu’il est impossible de faire des projets nécessitant des dizaines de clics dans des applications différentes. Mais, que ce sera un projet complexe, entrainant de forts coûts de build et potentiellement des frais de run réguliers. En d’autres termes, il n’est pas si simple de trouver des automatisations avec une vraie rentabilité.

Un bon projet de RPA doit :

  • Transmettre de la donnée entre 2 applications qui ne communiquent pas. En effet, la RPA n’est pas faite pour faire des milliers de clic dans une application mais plutôt pour pallier l’absence d’API entre 2 systèmes. Il faut donc éviter d’effectuer de nombreuses actions dans une seule application. On peut notamment : extraire des données de documents PDF pour alimenter des tableurs Excel, ou encore envoyer des mails récupérant des données présentes sur des tableaux de bord ou des rapports.
  • Interagir avec des applications stables. Aux oubliettes les applications en cours de développement. Les sites web peuvent aussi poser problème car ils peuvent connaitre une refonte à tout moment (plus ou moins fréquemment selon le site web) et donc générer des coûts de maintenance.
  •  Concerner une tâche récurrente sur une période donnée (année par exemple). Il faut mieux automatiser une tâche très courte qu’on a besoin de faire des milliers de fois dans l’année qu’un long processus que l’on fait une fois par mois.

Quelques questions à vous poser pour trouver des idées d’automatisation :

  • Les utilisateurs utilisent-ils beaucoup Alt+Tab (changement d’application) ?
  • Les utilisateurs manipulent-ils beaucoup de tableurs ou de PDF ? ou d’applications bien intégrées par les outils RPA ? Les outils RPA permettent d’accéder à certains traitements comme par exemple l’envoi de mails ou le traitement de données sur Excel sans interagir avec l’interface (pas de clics sur l’écran). Ces traitements sont les plus stables proposés par les outils RPA.
  • La tâche concernée représente-t-elle un volume conséquent ? Par exemple, une tâche de 90s peut paraitre négligeable. Mais exécutée des centaines de milliers de fois par an, cela devient beaucoup plus intéressant.

Avoir une vue d’ensemble de l’automatisation

Avant de vous lancer dans la réalisation effective de votre automatisation, nous vous conseillons de représenter le processus détaillé de votre automatisation. Pour ce faire, il faut que vous identifiez les différentes actions à réaliser associées aux outils sur lesquels les réaliser. En prenant l’exemple d’un projet de traitement de factures :
  • télécharger les factures reçues par e-mail sur Gmail,
  • les enregistrer dans un certain dossier,
  • récupérer les informations relatives au montant HT, au montant TTC… sur une visionneuse de PDF,
  • inscrire ces informations sur un tableur Excel,
  • envoyer un récapitulatif des traitements par e-mail sur Gmail.

L’étape suivante de la constitution de la vue d’ensemble consiste à détailler chacune des étapes du processus construit comme si on expliquait ce qu’il doit faire à un nouvel arrivant. Par exemple, relativement au téléchargement de factures reçues par e-mail (étape 1 du processus précédent) :

  • utilisation du compte [email protected],
  • pour toutes les factures dont l’objet contient « Facture »,
  • récupérer le nom de la société émettrice situé à tel endroit du mail et le stocker dans une variable,
  • télécharger la/les pièce(s) jointe(s),
  • renommer avec le format suivant : aaaa_mm_jj_Facture_Société émettrice,
  • enregistrer dans le dossier correspondant au mois contenu dans le nom de la facture.

Faire cet exercice (certes un peu consommateur en temps) vous permettra d’avoir une meilleure vision de votre processus et de vous questionner dès le démarrage sur la stabilité des actions demandées par votre projet. Donc de chercher d’ores et déjà les solutions permettant une automatisation optimale.

Qui intégrer à son projet RPA ?

Ces projets ont des besoins à la fois techniques et métiers, donc nécessitent différents interlocuteurs pour être menés à bien. Voici les visions qui doivent faire partie intégrante de votre projet :
  • Une vision globale, portée par un manager ou un membre de la direction. Cet interlocuteur vous permet d’avoir accès aux chiffres relatifs aux volumes, pain points et à la vision macro du process.
  • Une vision portée par les métiers. Cela vous donne la vision détaillée du processus, étape par étape ce qui vous permet de constituer la vue d’ensemble de l’automatisation (cf. paragraphe précédent). Réaliser des sessions avec eux, permettra d’identifier les différentes manières d’obtenir les résultats souhaités (le chemin idéal pour un robot est souvent différent du chemin idéal emprunté par un utilisateur humain.
  • Un interlocuteur du service informatique. Il est primordial car c’est lui qui connait l’infrastructure informatique, les spécificités des différentes applications ainsi que les évolutions à venir. Sans lui, le projet rencontrera des difficultés techniques invisibles aux métiers.
Après avoir bien défini votre projet, ainsi que les parties prenantes nécessaires à son bon déroulement, il faut trouver la solution RPA qui vous convient. Voici un de nos articles présentant les 3 acteurs clés du marché.