Dans un monde où le numérique est omniprésent, les systèmes d’information constituent un pilier central pour les entreprises. Cependant, la gestion des coûts informatiques peut s’avérer complexe et représenter une part importante du budget. Heureusement, en suivant quelques étapes clés, il est possible de réduire les coûts des systèmes d’information, rationaliser les dépenses et améliorer la performance de votre infrastructure informatique.

Comment réduire les coûts des systèmes d’information ?

Évaluer les dépenses et identifier les leviers d’économie

Pour réduire les coûts des systèmes d’information, la première étape consiste à analyser vos dépenses informatiques actuelles. Commencez par établir une cartographie précise de vos systèmes et logiciels, en précisant les coûts associés (licences, maintenance, hébergement, etc.). Ensuite, segmentez ces dépenses par catégorie (matériel, logiciels, services) et par métier pour identifier les postes les plus importants.

Cartographier vos systèmes et logiciels

Une version complète de la cartographie de vos systèmes d’information n’est pas à négliger. Cette cartographie doit prendre en compte tous les actifs matériels et immatériels de votre organisation (bâtiments, baies, serveurs, hardware, software …). Cette cartographie doit permettre de couvrir à la fois votre système d’information et tous les actifs rattachés de près ou de loin à l’informatique et qui influent sur les coûts. 

Les avantages sont multiples. La cartographie vous permettra : 

  • de maîtriser et de comprendre votre système d’information
  • d’avoir une vue précise de votre inventaire 
  • d’identifier les relations et les dépendances entre les composants du SI 
  • détecter des éléments non autorisés ou inconnus 

La cartographie du système d’information offre une vue exhaustive des composants, des caractéristiques et des connexions entre eux et avec l’extérieur. Une fois réalisée, la cartographie vous permettra de vous appuyer sur des bases précises et fiables pour sécuriser votre patrimoine. 

Analyser vos dépenses par catégorie et par métier

Une fois l’inventaire réalisé, segmentez vos dépenses informatiques par catégorie (matériel, logiciels, services) et par métier (finance, marketing, production, etc.). 

La segmentation permet de ventiler les dépenses par catégorie, par département voire par utilisateur quand cela est possible. Cela offre une meilleure compréhension de la répartition des ressources, permet d’identifier les domaines où les coûts sont les plus élevés et de réduire les coûts des systèmes d’information.

Ces analyses doivent être réalisées régulièrement, à minima une fois par an. En segmentant les données sur plusieurs périodes, il est possible de suivre l’évolution des dépenses et d’identifier les tendances d’une période à une autre. La segmentation vous permettra de mieux anticiper les besoins futurs et de prendre des décisions plus éclairées en matière d’investissement informatique, notamment dans une stratégie de réduction des coûts. De plus, La segmentation permet de comparer les dépenses entre différents départements ou projets et de s’assurer que les ressources sont allouées de manière optimale en fonction des besoins et des priorités définis par la stratégie globale de votre entreprise. 

Identifier les leviers d’économie

Si votre travail de segmentation a été effectué sérieusement, vous identifierez facilement de premiers leviers d’économie. De part notre expérience chez ISLEAN, nous observons régulièrement des leviers communs entre les organisations.  

Premièrement, il est fort probable que vous pourriez rationaliser votre parc informatique. La rationalisation ne veut pas dire expressément qu’il faut se débarrasser d’une partie de son inventaire mais qu’il est possible de mieux l’optimiser. Réduire le nombre de machines virtuelles lorsque cela est possible, mutualiser certaines ressources, retirer des postes de travail non utilisés du parc, stopper des contrats avec des éditeurs de logiciels si une partie infime des collaborateurs l’utilisent … 

Ensuite, il est important de mettre en concurrence l’ensemble de vos prestataires. Pour réaliser efficacement la mise en concurrence, il est important de veiller à recenser, préalablement, avec méthode, les fournisseurs potentiels des solutions nécessaires au fonctionnement de votre organisation. Cette mise en concurrence est souvent un moyen efficace pour renégocier des contrats avec vos fournisseurs historiques. N’oubliez pas que la conduite du changement peut, certaines fois, être plus coûteuse que les économies réalisables sur un contrat fournisseur. Chaque dépense contractée doit faire l’objet d’une étude approfondie. 

Enfin, posez-vous la question d’une migration vers le cloud. Optez pour des solutions SaaS (Software as a Service) ou PaaS (Platform as a Service) qui permettent de réduire les coûts d’infrastructure et de maintenance. Choisissez un fournisseur de Cloud fiable et sécurisé. Il est important de choisir un fournisseur qui offre un niveau de sécurité et de performance élevé. Enfin, réalisez votre migration progressivement. Il est primordial de bien planifier la migration vers le Cloud et de la réaliser progressivement afin de minimiser les risques.

Sensibiliser vos collaborateurs

N’oubliez pas de sensibiliser vos collaborateurs aux enjeux de la réduction des coûts informatiques. Communiquez aux collaborateurs de votre entreprise quels sont les enjeux d’une réduction des coûts informatiques, comment cela peut profiter à l’entreprise et indirectement à eux-mêmes. Faites-les participer à travers des ateliers ou des groupes de travail pour recueillir des idées et des suggestions. Vous pouvez également proposer des formations sur les bonnes pratiques à adopter dans ce sens. 

Optimiser l’utilisation des ressources des systèmes d’information

Une fois les leviers d’économie identifiés, il est important d’optimiser l’utilisation des ressources informatiques existantes dans le but de tirer le meilleur parti de vos systèmes existants. Réduire les coûts des systèmes d’information ne se résume pas uniquement à supprimer des dépenses. Il est également important d’optimiser l’utilisation des ressources dont vous disposez déjà. 

Mettre en place une politique de sécurité rigoureuse

Les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes et sophistiquées. Elles peuvent avoir des conséquences désastreuses pour les entreprises, tant en termes de coûts financiers que de perte de données. Elles peuvent donner lieu à des vols de données sensibles jusqu’à une interruption totale ou partielle de l’activité. La mise en place d’une politique de sécurité rigoureuse est essentielle pour limiter les risques et protéger vos systèmes informatiques.

Les logiciels et systèmes d’exploitation obsolètes sont souvent les plus vulnérables aux cyberattaques. Un des rôles principaux d’une DSI est de veiller à mettre à jour régulièrement avec les derniers correctifs de sécurité les différents logiciels de l’entreprise. Il est également important de bien filtrer les e-mails et les sites web utilisables au sein d’une entreprise. Les emails et les sites web peuvent être utilisés pour diffuser des logiciels malveillants ou pour hameçonner les utilisateurs.

Les collaborateurs sont souvent la cible des cyberattaques. Il est donc important de les former aux bonnes pratiques de sécurité, telles que la vigilance face aux emails et sites web suspects, la création de mots de passe forts et la gestion des accès aux données sensibles. N’hésitez pas à les challenger régulièrement avec des exercices de sécurité tels que des e-mails de phishing test.  

Mettre en place des solutions de supervision

Superviser chaque aspect de votre système d’information

La supervision informatique est le processus de collecte et d’analyse des données relatives à la performance, à la disponibilité et à la sécurité de votre système d’information.

En supervisant vos systèmes informatiques, vous pouvez :

  • Détecter les anomalies et les pannes avant qu’elles ne causent des dommages importants
  • Identifier les goulots d’étranglement et les points faibles de votre infrastructure
  • Optimiser les performances de vos systèmes et applications
  • Prévenir les incidents de sécurité et les cyberattaques

La supervision doit avoir lieu à différents niveaux. Premièrement, la supervision du réseau doit permettre une surveillance accrue du trafic et des performances. Comme nous le recommandons à chacun de nos clients, le réseau et son accessibilité sont les pierres premières de votre édifice. Sans un réseau efficace, il ne peut pas y avoir une utilisation optimale des ressources mises à disposition des collaborateurs. Construire une architecture réseau de confiance préviendra les risques d’attaques et d’anomalies. 

Ensuite, la supervision des infrastructures serveurs doit permettre d’optimiser la charge CPU, la mémoire vive ou encore l’espace disque pour permettre à chacun des collaborateurs d’accéder et de stocker les ressources dont il a besoin pour effectuer ses tâches. D’une manière générale, nous recommandons une migration sur le cloud pour réduire considérablement les coûts des infrastructures. 

Les applications sont également des points de vigilances à superviser, qu’elles soient dédiés au fonctionnement interne ou au fonctionnement des métiers de l’organisation. En veillant scrupuleusement au parc applicatif, vous pourrez aisément éviter les goulots d’étranglement des différentes applications utilisées au sein de votre organisation. 

Une solution de supervision et de prévention adaptée à votre entreprise 

Le choix de la solution de supervision la plus adaptée à vos besoins dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de votre entreprise, la complexité de votre infrastructure informatique et vos besoins spécifiques en matière de supervision.

La mise en place d’une solution de supervision est un investissement important, mais qui peut vous faire économiser de l’argent à long terme en prévenant les incidents et en optimisant les performances de votre système d’information.

En plus des solutions de supervision, il existe d’autres outils ayant vocation à protéger de manière préventive votre organisation tels que les solutions de sauvegarde et de restauration des données ou encore les PRA (plans de reprise d’activité).

Adopter une démarche d’éco-responsabilité

Les systèmes d’informations sont des consommateurs d’énergie importants. En effet, entre les data centers, les serveurs, les ordinateurs et les périphériques, la consommation d’électricité est un poste de dépense à ne pas négliger dans une politique d’économie SI. 

En adoptant une démarche d’éco-responsabilité, les entreprises peuvent réduire leur impact environnemental et réaliser des économies d’énergie en adoptant des gestes simples : 

  • Choisir des équipements à faible consommation 
  • Optimiser la veille des postes informatiques 
  • Virtualiser au maximum ses serveurs 
  • Migrer dans le cloud
  • Réduire les impressions papiers 
  • Privilégier le reconditionné  

Explorer les nouvelles technologies pour améliorer votre système d’information

L’innovation technologique est un moteur essentiel pour réduire les coûts des systèmes d’information et améliorer la performance de l’entreprise. En explorant et en adoptant de nouvelles technologies prometteuses, les organisations peuvent automatiser les tâches, optimiser les processus et renforcer la sécurité, tout en réduisant les dépenses et en augmentant la productivité. 

L’IA offre un large éventail de solutions pour automatiser les tâches répétitives et chronophages, telles que la saisie de données, la classification des emails, la gestion des tickets d’assistance, et bien plus encore. En automatisant ces tâches, l’IA permet aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Le Big Data permet d’analyser les données massives collectées par les entreprises pour identifier des tendances, optimiser les processus métier et prendre des décisions plus éclairées. Les organisations peuvent améliorer la gestion des stocks, la planification des ressources humaines, le marketing et bien d’autres aspects de l’activité.

La blockchain est une technologie de registre distribué qui offre une sécurité accrue pour les transactions et les données sensibles. En garantissant l’intégrité et la traçabilité des informations, la blockchain permet de réduire les risques de fraude et de piratage. 

Il est important de noter que l’adoption de nouvelles technologies ne se fait pas sans défis. Il est important de bien évaluer les besoins de l’entreprise, de choisir les technologies les plus adaptées et de mettre en place les infrastructures et les compétences nécessaires pour les exploiter pleinement. En outre, il est important de s’assurer que l’utilisation est conforme aux réglementations en vigueur et aux exigences éthiques.