Vos équipes sont débordées, elles n’ont pas de bande passante pour de nouveaux projets, vous n’arrivez pas à recruter, l’inflation actuelle a augmenté les coûts de la main-d’œuvre, des ressources clés partent à la retraite… Il faut envisager de nouvelles solutions pour répondre aux besoins fonctionnels, améliorer l’efficacité de vos collaborateurs et réduire les coûts. Vous avez déjà identifié qu’une part non négligeable du temps est mobilisée par des tâches chronophages, récurrentes et répétitives. Ces tâches sont sans grande valeur ajoutée mais indispensables. Comment faire, donc ? Il est temps de s’intéresser à l’automatisation de processus et surtout à la RPA.

Et vous, quand est-ce que vous passez à la RPA ?

Déjà, c’est quoi la différence entre l’automatisation de processus et la RPA ?

L’automatisation de processus (AP) recourt à une variété de technologies (scripts, macros, applications d’entreprise et systèmes d’automatisation des processus métier (BPM)). Elle permet d’automatiser une variété de tâches, y compris des tâches complexes qui nécessitent du jugement ou de la prise de décision.

En utilisant des robots logiciels pouvant imiter les actions d’un humain, la RPA est mieux adaptée aux tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Parmi ces tâches, on retrouve la recherche de données, le copier/coller, la mise à jour des mêmes données à plusieurs endroits, leur transfert, le regroupement et la réalisation de choix simples. On peut ainsi automatiser des activités comme la saisie de données, le traitement des commandes et le support client.

L’avantage de la RPA, c’est qu’elle n’est pas intrusive. Elle n’impacte pas le Système d’Information existant car elle ne le modifie pas. Elle permet de communiquer avec des systèmes hétérogènes et/ou extérieurs sans autre autorisation que celle nécessaire à un simple utilisateur humain. La RPA est donc plus rapide à concevoir et à déployer, et plus facile à maintenir que des API. Elle permet également d’interagir avec des systèmes trop anciens pour disposer d’API. En revanche, elle ne peut pas couvrir tous les besoins en automatisation.

Que peut-on automatiser et que doit-on continuer à faire faire par des humains ?

Toutes les tâches ne sont pas automatisables. Selon une étude de McKinsey datant de 2015, il est possible d’automatiser 45 % du temps de travail. Cependant, moins de 5 % des emplois peuvent l’être à 100 %. Afin d’identifier les tâches pouvant être assurées par la RPA, un analyste du Forrester Group recommande ainsi de suivre la « règle des 5 » :

  1. Pas plus de cinq décisions à prendre dans le cadre du robot : un enchaînement trop important de décisions complexifie le robot et risque de le rendre rapidement valétudinaire.
  2. Pas plus de cinq applications sollicitées : la RPA ne repose pas sur des API, les robots sont donc sensibles aux changements dans les applications, qui ne dépendent pas des concepteurs et du support des robots, en particulier lorsque les applications sont externes au système d’information de l’entreprise.
  3. Pas plus de 500 « clics » (reproduisant la façon dont un employé se déplace dans des tâches répétitives – copier/coller ou saisir des données au clavier) : trop de clics complexifient également la conception et la maintenance du robot.

Les tâches candidates à la RPA sont donc des tâches relativement simples, fréquentes, d’une durée comprise entre 5 et 30 minutes.

Caractéristiques des processus pouvant être automatisés à l’aide de la RPA (Capgemini Consulting)

Il est également tout à fait possible de ne recourir à la RPA que pour une partie de votre processus, par exemple pour récupérer des données sur un site Web et les injecter dans un tableur. Vous pouvez ensuite utiliser des macros pour modifier ce fichier, et de nouveau utiliser la RPA pour les injecter dans votre application de gestion interne.

Quels sont les avantages financiers apportés par la RPA ?

On l’a vu, la RPA permet de :

  • remplacer les tâches manuelles, répétitives, chronophages ;
  • améliorer l’efficacité des processus métier en réduisant les erreurs et les délais ; elle requiert donc moins de ressources de surveillance et de correction ;
  • se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée, nécessitant des compétences et des connaissances plus importantes ;
  • augmenter la satisfaction des employés, débarrassés de tâches fastidieuses.

Elle permet également des gains financiers aux entreprises. En effet, en prenant en compte sa disponibilité (les robots logiciels peuvent fonctionner en 24/7), la réduction du nombre d’erreurs, ainsi que les coûts salariaux (un robot logiciel peut coûter à peine 1/3 d’un ETP offshore et 1/5ème d’un ETP onshore), la RPA pourrait permettre de réaliser des économies de l’ordre de 20 à 50 %, tout en effectuant la même quantité de travail.

Mains de robots tenant des engrenages

Image de wirestock sur Freepik

Qui peut développer des robots ?

La RPA est devenue plus accessible et facile à mettre en œuvre. La majorité des outils sont disponibles en low-code ou en no-code, ce qui permet en principe aux « citizen developers »* de développer facilement des robots.

Dans les faits, une capacité d’abstraction et d’algorithmique sont tout de même nécessaires. En effet, les outils ne permettent pas systématiquement de réaliser à l’identique les manipulations effectuées par un humain. Ainsi, chez un de nos clients, il a fallu développer un contournement afin de réaliser la même action qu’un « clic droit » sur un site web, action non reproductible par le robot. Le fichier Excel pouvant être récupéré via ce contournement était également différent de celui téléchargé habituellement. Il a donc fallu ajouter des étapes pour traiter le fichier, avant injection dans SAP. Sans capacité d’abstraction sur le processus et d’identification de solutions alternatives, il est difficile de tirer complètement parti de la RPA.

De plus, il est nécessaire de « robustifier » les robots afin de prendre en compte tous les incidents/exceptions pouvant survenir, et que l’humain traite sans même s’en apercevoir. Un autre de nos clients se plaignait ainsi de l’instabilité des robots qu’il avait développés en interne. En réalité, il effectuait les tests sur un environnement de test SAP dont les données n’étaient pas très fraîches. Lorsque le robot attaquait ces données, il rencontrait des alertes générées par le système SAP, mais qui n’avaient pas été prises en compte dans le flux d’automatisation. L’identification et l’intégration de ces possibles alertes dans le flux d’automatisation a permis la mise en place d’un robot stable et robuste.

Les robots logiciels peuvent donc être développés par les équipes en interne, une fois les « trucs et astuces » connus.

Vous m’avez convaincu(e) ! Comment mettre en place la RPA ?

Commencez par un POC (Proof Of Concept). Recherchez la solution de RPA qui vous semble la plus pertinente pour votre contexte. Chez ISLEAN, nous travaillons avec SAP BPA (Build Process Automation), anciennement SAP iRPA, ainsi qu’avec UIPath.

Identifiez également des cas d’usage, en les chiffrant (volumétrie, fréquence, temps consacré). Voici quelques exemples :

  • transférer les données de crédit d’un client lourd Windev à un système de cotation d’assurance emprunteur ;
  • collecter des données issues de sources hétérogènes pour alimenter un CRM en SaaS ;
  • automatiser la gestion des factures en collectant les données à partir de documents PDF reçues par mail et en les injectant dans le SI de gestion ;
  • créer en masse des articles dans SAP depuis un tableur Excel ;
  • contrôler la cohérence des informations comptables entre SAP et Sage ;
  • intégrer à votre SI l’ERP d’une nouvelle entité acquise en évitant des projets d’intégration de grande importance.

Sélectionnez un cas d’usage suffisamment simple pour le développer rapidement, mais également suffisamment complexe pour tester la capacité de la solution RPA retenue. Lancez-vous.

Vous pouvez à ce moment-là vous saisir de l’outil RPA par vous-même (les outils sont généralement très intuitifs), mais vous gagnerez du temps en étant accompagné(e) !

* Un « citizen developer » est un collaborateur qui crée des applications pour lui-même ou pour d’autres, à l’aide d’outils non expressément interdits par les services informatiques ou les unités d’entreprise. Un développeur citoyen est une personne, et non un titre ou un rôle ciblé. Il relève d’une unité ou d’une fonction métier autre que l’informatique.