Le vendredi 26 novembre, nous avons organisé en partenariat avec SAP IRPA un Morning Talk pour initier nos partenaires à cette nouvelle technologie et partager notre retour d’expérience sur des missions menées à ce sujet. Au cas où vous n’auriez pas pu y assister, voici un résumé des points que nous avons abordé.

Dans de précédents articles, nous vous avions présenté la technologie RPA et ses biens faits ainsi que les différentes solutions sur le marché. Si vous n’avez pas eu le temps de les feuilleter, n’ayez crainte, je vais vous donner un petit avant-gout de ce que vous pourrez y trouver. La Robotic Process Automation automatise des tâches routinières et stables. L’industrie de la RPA a connu une croissance à 2 chiffres ces 5 dernières années pour atteindre $1,58 Milliards en 2020. Un nombre croissant d’entreprise en tire parti, pourquoi pas vous ?

Quel intérêt porter à la RPA ?

La RPA est un des outils digitaux pour améliorer l’efficacité et l’efficience des entreprises. Bien souvent, le patrimoine technologique des organisations, construit au fil de l’eau, est composé de systèmes répondant aux besoins immédiats, sans anticipation suffisante de l’avenir ou de prise en compte du passé. Le résultat : c’est l’utilisateur qui fait en partie le lien entre des systèmes en silos, par des saisies laborieuses et répétitives, pour essayer de maintenir la cohérence des données entre les différents systèmes.

Répondre aux enjeux de l’entreprise

La RPA est avant tout une technologie qui permet de répondre aux enjeux des différents acteurs de l’organisation :

  • La Direction Générale dont le rôle est de définir la stratégie globale de l’entreprise pour atteindre ses objectifs d’efficience. Leurs principaux enjeux sont de développer le chiffre d’affaires et/ou de réduire les coûts opérationnels.
  • La DSI qui est responsable de l’architecture technique et fonctionnelle de l’entreprise. Son objectif est de supporter les activités des Directions Métiers en créant de la valeur à l’aide des technologies.
  • Les Directions Métiers qui, par l’intermédiaire d’outils propres à leurs activités, ont pour but de produire plus avec moins de ressources.

La RPA, en quoi ça consiste ?

La technologie RPA sert notamment 3 objectifs :

  • Automatiser les tâches rébarbatives pour allouer le temps à des tâches plus sympas en améliorant les conditions ou la charge de travail des salariés en confiant aux robots les tâches répétitives
  • Augmenter la productivité, réduire les coûts en produisant plus et mieux avec moins de ressources
  • Réduire des erreurs de saisies, améliorer la qualité des données grâce à la mise en place de bots dans les processus traitant de l’information et ainsi supprimer totalement ce type d’erreur

Pour ce faire, la RPA utilise les interactions qu’un utilisateur peut avoir avec ses interfaces, mais aussi des API, pour effectuer des tâches, notamment la transmission de données entre différentes applications.

La RPA fonctionne en déployant un script logiciel (robot/bot) qui accomplit une ou plusieurs tâches. L’outil doit être en mesure de reconnaitre la structure technique des interfaces, invisible par l’humain, pour être robuste et continuer à fonctionner en cas de modification de la topographie de l’interface.

A minima, les outils logiciels RPA doivent inclure 3 fonctions :

  • Capacités low code pour la création de scripts
  • Capacité à interagir avec toutes les technologies des applications d’entreprise (pas que web !)
  • L’orchestration et l’administration, y compris la configuration, la surveillance et la sécurité

Les capacités low code d’un outil RPA sont indispensables pour faire communiquer le métier et le développeur. Cela permet notamment de présenter une solution compréhensible par le métier car très graphique. Ils sont ainsi mieux à même de comprendre la logique derrière l’outil.

Quel ROI attendre d’un projet de RPA ?

Nous avons listé ci-dessous quelques critères d’éligibilités pour vous aider à définir votre projet d’automatisation et à garantir un ROI.

Ainsi, un projet RPA doit :

  • Traiter des taches manuelles et répétitives
  • Porter sur des processus avec des règles stables
  • Gérer des données standardisées
  • Ne nécessiter aucune modification des méthodes de traitement ni des SI

Pour plusieurs de nos clients, l’objectif a été d’utiliser la RPA pour faire communiquer des SI hétérogènes. Par exemple, un de nos clients courtier en assurance souhaitait faciliter le travail de ses agents qui devaient interagir quotidiennement avec deux systèmes indépendants.

La situation initiale était la suivante :

  • De nombreuses tâches répétitives à faible valeur ajoutée
  • Des systèmes d’information dans l’incapacité de communiquer entre eux : pas d’API ni d’interfaces entre les systèmes en clients lourds avec des éditeurs refusant de les développer

En résultait une double saisie dans deux systèmes avec en moyenne 5 minutes par saisie 30 fois par jour.

Suite à notre intervention et à l’utilisation de la RPA, voici la situation après transformation :

  • Le nombre de tâches répétitives a été divisé par 2
  • Une connexion transparente entre les 2 systèmes via le robot
  • Aucune erreur de saisie lors du transfert de données
  • 2h30 homme économisées / jour, soit ⅓ d’ETP, sans compter les erreurs de saisie

Le courtier n’a besoin que de saisir ses données une seule fois et le transfert de ces données se fait désormais automatiquement.

La méthode à appliquer pour les projets RPA

La méthode que nous appliquons pour réussir un projet suit 4 étapes :

  1. Formalisation des besoins (specs)
    • Description du besoin et des taches à réaliser
    • Étude de faisabilité
  2. Développement et tests
    • Développement en itérations et tests sur la base de spécifications
  3. Déploiement
    • Déploiement sur l’environnement Cloud et auprès des utilisateurs testeurs
  4. Ajustements et maintenance
    • Prise en compte des retours
    • Correction des bugs

Les bonnes pratiques

La RPA nécessite de se préoccuper des utilisateurs avec des objectifs clairs dès la phase de cadrage. Nous avons listé 5 bonnes pratiques qu’il faut avoir en tête lorsqu’on se lance dans un projet d’automatisation :

  1. Penser et impliquer les utilisateurs dès le début tout en les rassurant sur la finalité du projet
  2. Définir le besoin et les bénéfices associés
  3. Bien connaitre la solution de RPA et avoir un support réactif
  4. Accompagner les utilisateurs une fois le robot déployé
  5. S’autoriser à faire évoluer les taches définit en amont pour répondre au mieux au besoin métier

Des projets de RPA ponctuels au programme généralisé

La réalisation d’un projet de RPA est un premier pas pour répondre aux enjeux d’efficience de l’entreprise. Ce premier projet doit donner suite à une réflexion plus généralisée sur ce que cette technologie peut apporter à l’organisation dans son ensemble. Pour ce faire, il est important de puiser dans des cas d’usage des idées d’automatisation et mobiliser les autres parties prenantes. Cette initiative doit aboutir sur la création d’un centre d’excellence pour ainsi permettre un déploiement à grande échelle et générer des gains transverses. A terme, l’entreprise sera en mesure d’internaliser la conception, la gestion de projet et la maintenance de ses robots.