Vous êtes dirigeant d’une PME, et comme vous êtes un fidèle lecteur de ce blog, vous savez parfaitement en quoi consiste la RPA. Vous vous dites que c’est sûr, c’est une solution séduisante. Mais que ça ne vous concerne pas : « c’est pour les grandes organisations seulement », « c’est cher à mettre en place », « c’est trop technique, nous n’avons pas les compétences », « ça fonctionne mieux sur des processus métier bien définis et standardisés, ce qui n’est pas le cas partout chez nous », « ça a un impact sur l’emploi », … Détrompez-vous, la RPA a toute sa place au sein des PME !

La RPA est-elle miscible dans la PME ?

Tout d’abord, en quoi consiste la RPA ?

Vous êtes un fidèle lecteur, certes, mais peut-être qu’un petit rappel vous ferait du bien. La RPA (Robotic Process Automation) est une solution informatique. Cette technologie permet d’exécuter toutes les actions de base qu’un employé effectuerait également via l’interface utilisateur des applications : saisie des factures, réception et traitement des commandes client, envoi de mails de relance, reporting, gestion des BOM, … Le robot peut cliquer sur des boutons, copier des données depuis et vers diverses applications, mais aussi utiliser des API si nécessaire.

Les tâches qui se prêtent à la mise en œuvre de la RPA sont celles qui sont répétitives, fastidieuses, chronophages, sans valeur ajoutée, ou encore susceptibles d’introduire dans votre système d’information des erreurs d’origine humaine. En revanche, elles ne doivent pas être trop structurées et complexes. Dans ce cas, ces activités peuvent nécessiter un projet de développement logiciel classique.

Les spécificités des PME … et l’apport de la RPA

Il ne s’agit pas ici de faire une liste exhaustive des spécificités des PME, mais de celles qui peuvent être pertinentes dans le contexte de la RPA….

L’architecture « spaghetti » du SI

En 2021, une étude du Cegid a montré que 67,2 % des PME françaises pensent recourir à trop d’applications. En effet, l’informatisation des activités s’est généralement faite au fil de l’eau, avec une sédimentation des solutions mises en place. La plupart du temps, aucune refonte globale n’est faite, par manque de moyens financiers, de temps et/ou de compétences. Le SI de la PME se retrouve alors composé d’applications sans base de données partagée, sans connecteurs développés. Ces applications sont souvent anciennes, et donc des API ne sont pas toujours disponibles. Ceci se traduit pour les employés par des saisies d’informations multiples, des redondances de données, de fréquentes incohérences d’informations ou un manque de données pour le pilotage efficace des affaires.

Contraintes & limites de l'équipement IT des PME françaises

Source : Cegid

Yannick Feillens, qui intervient sur des missions avec nous, en donne un exemple saisissant dans son livre :

Mettre fin à la ressaisie des nomenclatures dans l’ERP
Lors de l’accompagnement d’une PME réalisant 25 M€ de chiffre d’affaires sur la fabrication de prototypes et de toutes petites séries, il est apparu que l’équivalent du travail d’une personne était consacré à ressaisir dans le logiciel de gestion de l’entreprise des nomenclatures déjà présentes dans le logiciel de CAO. Cette situation durait depuis des années. En interrogeant simplement l’éditeur de la solution CAO, il a été possible d’automatiser cette ressaisie pour un budget limité de 4 000 €.

Yannick Feillens, « Industrie 4.0 zéro bullshit – Les principes du 4.0 adaptés aux vrais besoins de votre entreprise »

Si votre SI ressemble au fameux « plat de spaghetti », la solution la plus robuste et pérenne serait de mettre en place un ERP. Mais cela prend du temps à vos équipes et ce n’est pas rapide (le plus souvent, beaucoup moins que prévu). Ça demande des moyens financiers importants, et peut être aventureux. Parfois, ça peut même fortement impacter votre activité commerciale (difficulté de prise de commande, suivi de ces commandes défaillant).

Une autre solution, c’est le recours à des robots RPA, qui vont assurer le transfert de données entre vos différentes applications, et ainsi libérer du temps pour les employés. Et aussi limiter les erreurs de saisie.

SI spaghetti

Source : M. Régnier-Dulout

La question des ressources humaines

Les ressources humaines présentent plusieurs particularités dans les PME :

  • Le découpage par fonction (RD, production, marketing, vente, export, etc.) est rarement aussi poussé dans les entreprises de taille réduite que dans les plus grandes entreprises. Souvent, une seule et même personne occupe plusieurs fonctions simultanément. De ce fait, les fonctions sont très souvent imbriquées les unes aux autres. Si cette personne n’est pas disponible (maladie, démission, départ à la retraite, …), une partie des tâches n’est plus assurée correctement. On parle « d’effet de grossissement » : l’absence d’une personne pour un effectif de 100 a proportionnellement plus d’impact que pour un effectif de 10 000.
  • Le recrutement est problématique. Les difficultés à recruter les bons profils ayant les compétences nécessaires sont nombreuses. Elles peuvent constituer un frein à la bonne marche de l’entreprise et au développement de l’activité.
  • La connaissance du fonctionnement de l’entreprise est souvent portée par un petit nombre. Par ailleurs, les processus sont assez peu formalisés. Le transfert de connaissance est donc compliqué, d’autant plus que les « sachants » n’ont pas beaucoup de temps à consacrer à la formation.

La mise en place de robots assurant les tâches chronophages permet de répondre à ces spécificités. Ils libèrent du temps des employés déjà très occupés. Ils ne demandent qu’un transfert de connaissance initial (lors de son paramétrage) et sont disponibles 24/7. Enfin, ils ne prennent la place de personne, mais agissent comme un assistant digital à qui il n’est pas nécessaire de répéter les instructions encore et encore.

Enfin, nerf de la guerre : le coût

Les solutions de RPA se sont fortement démocratisées ces dernières années. Il existe même des éditeurs proposant des plans gratuits pour des fonctionnalités limitées. Par ailleurs, les licences pour des robots assistés (déclenchés par un humain) sont souvent moins onéreuses que celles pour les robots non-assistés qui démarrent de manière autonome. Attention toutefois aux coûts cachés, comme les licences nécessaires aux accès considérés comme indirects (accès à d’autres logiciels).

En ce qui concerne le développement du robot, les solutions se targuent généralement d’être low-code ou no-code. En principe, le paramétrage/développement de robots est à la portée de tous. Dans les faits, et en parlant d’expérience, il est quand même préférable de travailler avec des développeurs maîtrisant à minima l’outil en les faisant travailler côte à côte avec les détenteurs de la connaissance Métier.

Quant aux coûts d’infrastructure, ils sont faibles voire inexistants, les solutions étant disponibles en mode SaaS avec éventuellement un client lourd sur la machine devant exécuter les robots (PC de l’employé assisté, ou serveur en mode non-assisté).

Enfin, les coûts de maintenance. Les robots travaillent majoritairement sur les interfaces applicatives. Si lces interfaces évoluent, il sera nécessaire de mettre à jour les robots, faute de quoi ces robots ne fonctionneront pas tel qu’attendu. Il est donc indispensable de veiller régulièrement à ne pas laisser s’installer de la dette technique.

La RPA, une solution donc totalement adaptée aux PME

Facile d’utilisation par les Métiers, non invasive et donc non disruptive par rapport au SI, la RPA est définitivement à l’heure actuelle une solution à adopter par les PME. En permettant aux employés et au dirigeant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, elle constitue indéniablement un avantage concurrentiel à ne pas négliger.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.