Ceux qui vivent en copropriété connaissent l’importance des syndics. Faire la différence entre un « bon syndic et un mauvais syndic » peut animer un déjeuner familial. Sans prétendre vous offrir un repas de Noël, en cette période d’incertitudes, je suis néanmoins tenté de partager quelques réflexions en cette période de bouleversements de Covid.

Syndic en temps de Covid

Le syndic, une mission qui donne un cadre à une copropriété

L’organisation de la vie en collectivité est fondamentale : en ce qui concerne les copropriétés, c’est la loi Hoguet de 1970 qui a d’abord posé le cadre de la mission du syndic, après plusieurs ajustements dont notamment celui de la Loi Alur en 2014.

Le syndic a de nombreuses missions d’administration d’un immeuble collectif et de la copropriété de ce dernier au travers de documents fondamentaux :

• d’abord, la liste des copropriétaires, l’enregistrement du syndicat des copropriétaires, le carnet d’entretien, la gestion des archives de l’immeuble…
• Ensuite, le syndic garantit la présentation des comptes de la collectivité, que ce soit dans l’approbation des comptes comme du budget prévisionnel ;
• Enfin, la vie de cette administration du bien collectif se caractérise par une gouvernance, avec la fameuse Assemblée générale (AG), qui réunit tous les propriétaires du bien pour assurer le débat et le vote sur les résolutions.

Un immeuble, c’est une forme de démocratie ultra-locale, avec des débats, des désaccords, des oppositions, et toute une palette de participations qui peut aller de celles et ceux qui s’investissent dans un conseil syndical, jusqu’à celles et ceux qui mettent toujours leurs poubelles dans les mauvais containers (voire pire !). La limite à cette comparaison avec la démocratie est que dans une copropriété, la taille compte, car c’est le nombre de quantième détenu qui détermine le poids du vote. Mais on y retrouve aussi celles et ceux qui ne viennent même plus à l’assemblée et se désintéressent de leur droit (devoir ?) de vote.

Le syndic porte donc une mission majeure pour l’animation de cette « démocratie » et surtout administration de biens privés communs.

Cerise sur le gâteau, le syndic peut également chercher à valoriser dans la durée le bien qu’est l’immeuble, au travers d’une politique de rénovation et de gros travaux. Tout comme il peut, notamment au travers de ses échanges avec les copropriétaires contribuer à la bonne entente entre les parties. Dans ces deux cas, il s’agit de « cerises » car le syndic ne pourra rien faire sans dynamisme du conseil syndical.

Syndic et confinement

Après ces rappels sur l’importance des missions du syndic, comment ont été impactés les syndics par le confinement ? Comment en effet pouvoir mener des visites terrain quand cela implique, alors que l’économie est mise à l’arrêt pour aider à passer la crise sanitaire de la Covid ?

Afin d’accompagner la profession face à ces difficultés, le gouvernement a pris des ordonnances dès le 25 mars concernant les syndics : en résumé, ces ordonnances détendent la pression sur l’obligation des AG en cette période bien particulière. Depuis, les conditions de tenue des AG ont encore été aménagées pour pouvoir se faire à distance. Nous citerons le texte du site ServicePublic.fr :

« Les copropriétaires peuvent ainsi participer à l’assemblée par visioconférence (sans qu’il soit nécessaire que l’assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre) et voter par correspondance. »

Cet alinéa assouplit les règles, demandées par certains syndics, de pouvoir tenir les AG à distance et de pouvoir exercer ainsi leur (noble) métier, malgré la crise. Malheureusement, le texte atténue cette orientation, en créant dans l’alinéa suivant une exception :

« L’ordonnance prévoit également d’autoriser, dans les cas où le recours à la visioconférence ne serait pas possible, que les décisions du syndic soient prises au seul moyen du vote par correspondance. »

Alors que la première partie du texte cité prévoit – voire promeut – une solution de substitution entendable, mature et pratiquée pour permettre les débats, la seconde partie autorise une solution qui nous parait de pure forme. En effet, l’expérience montre que l’implication au débat dans un immeuble est souvent annuelle, précisément lors d’une AG. La grande majorité des copropriétaires écoute le conseil syndical, avec le syndic, présenter une situation, voire un projet pour l’immeuble. Alors, par le jeu du travail préalable et des questions / réponses en séance, le niveau de connaissances peut être partagé. C’est cet échange annuel fait en séance qui affute les arguments, et permet d’éclairer plus le vote de chacun. Comment se doter de cela uniquement dans le cas d’un vote par correspondance ?

Syndic et numérique

Les syndics – et leur cadre réglementaire d’exercice – n’ont pas attendu le confinement pour entamer leur transformation numérique. La Loi Alur a notamment œuvré en ce sens, avec la fameuse obligation d’un extranet des syndics, comme le site ServicePublic.fr le rappelle ci-dessous :

« Mise en place d’un accès en ligne aux documents de la copropriété

Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriétés gérés.

L’accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel.

Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.

Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition. »

Comme le diable est souvent dans les détails et la réussite dans la capacité d’exécution, cet extranet est encore peu utilisé par de nombreux copropriétaires ; ce qui décourage certains syndics de les maintenir à jour. Il est vrai que plusieurs années se sont passées entre la Loi Alur (en 2014, rappel), puis la loi ELAN de 2018 et le décret d’application de 2019 donnant la liste des documents obligatoires pour les extranets des syndics.

Ce nouvel élan, et cette première étape de digitalisation des syndics, devient obligatoire à compter de juillet 2020 (au plus tard), avec une liste minimale des documents à mettre en ligne.

En réalité, le débat sur l’extranet avait, dès les débats sur la Loi Alur, bien préparé la profession à ce saut dans le numérique.

Cependant, en cette crise Covid, aux effets nombreux, la gestion des copropriétés a été fortement retardée – voire gelée – lors du premier confinement, comme de nombreux secteurs de l’économie. Entre mai et octobre, de nombreux syndics ont dû rattraper les AG n’ayant pas eu lieu, avec des conseils syndicaux souvent inquiets pour les mesures sanitaires. Et puis, juillet-août ne comptent pas comme des mois normaux… Si certains syndics avaient déjà utilisé la possibilité de faire des AG par visioconférence dès le premier confinement, d’autres avaient utilisé les dérogations ouvertes par les ordonnances pour reporter l’événement.

Ainsi, un de mes amis s’étonnait que l’AG de mon immeuble n’ait toujours pas eu lieu, près de 6 mois après la date normale de tenue. Je n’ai pu lui répondre que ce que j’avais entendu « mon syndic n’est pas à l’aise avec les outils numériques ».

En conclusion, je continue à être convaincu que ce métier, crucial et mal aimé, souffre de ce retard d’investissement en numérique. Les questions que je vous partage pour débat :

• Comment, en 2020, rester une profession attractive sans avoir investi dans le numérique, à la fois dans la relation avec ses clients, et aussi dans ses collaborateurs ?
• Comment ne pas être ou devenir la cible d’un prochain Uber ?
• Enfin, au-delà de l’impact sur la tenue d’une réunion annuelle, quelles seront les conséquences sur les travaux et le secteur du bâtiment ?

Dans un article récent, Henri Buzy-Cazaux titrait « Non, la rénovation énergétique des copropriétés ne portera pas la relance de notre économie ».

Les solutions pour déployer des visioconférences à coût léger existent ; elles sont maintenant bien maîtrisées – a minima – par tous ceux qui ont vécu et vivent leur confinement en télétravail.

• Pourquoi ne pas favoriser le déploiement de solutions de débat simples et performantes dans les cabinets ?
• Pourquoi, malgré les ordonnances, dont certaines ont été passées dès mars 2020, rien n’apparait dans le plan de relance pour accompagner la digitalisation de la profession de syndic, dont on mesure le poids et l’entrainement économique et social ?

Précédents articles sur le sujet :

Transformation digitale : les applications mobiles dans l’immobilier

Transformation digitale : les sites internet d’annonce dans l’immobilier

Transformation du cadre légal des métiers de l’immobilier : notre analyse de la loi ALUR

Le métier du syndic : nos idées de rupture