Allô Maman bobo… Maman arrêtons la téléphonie d’entreprise c’est pas beau

Malgré l’arrivée des téléphones portables et des offres pro, le téléphone fixe d’entreprise est resté dans de nombreuses sociétés

Dans de nombreuses entreprises, on fait encore largement du vieux avec du neuf. La téléphonie d’entreprise est l’un des principaux exemples. Dans certaines entreprises, la technologie a certes changé avec le passage de la téléphonie classique vers le mobile ou la téléphonie par internet. Malgré cela on retrouve encore et toujours l’énorme téléphone d’entreprise fixe qui trône au milieu du bureau (avec ou sans fil selon le style). Il a traversé les décennies sans disparaître.

Pourtant les entreprises ont largement équipé leurs collaborateurs de téléphones portables, notamment pour des besoins de mobilité ou de management. Cela n’a pas suffit pour détrôner le téléphone fixe.

Une des raisons du maintien des téléphones fixes d’entreprise est le service de téléphonie inter-site qui permet d’appeler simplement ses collègues dans les locaux. Ce service de téléphonie au sein des entreprises représentent environ 1/8 du marché global (entreprise + particulier) de la téléphonie fixe en France pour un revenue de 2 269 millions d’euros HT sur l’année 2020 (source : Observatoire des marché de communications de l’Arcep). Pour information, la consommation moyenne sortante d’un téléphone fixe est de moins de 2h par mois… ça fait cher la minute et c’est sans compter les équipes qui travaillent à maintenir ce parc.

En entreprise, on peut donc se retrouver régulièrement avec des collaborateurs qui ont 4 équipements de « téléphonie d’entreprise » :

• un téléphone fixe d’entreprise sur leur bureau
• un smartphone d’entreprise (pour la mobilité et qui subit de nombreuses tortures)
• un téléphone mobile personnel (très clivant lorsqu’il est utilisé pour des usages professionnels)
• un outil de communication interne de visio et de chat (Microsoft 365, Google Workspace…)

En plus d’être un désastre écologique, le maintien de ces équipements n’est pas neutre en ressources humaines pour une entreprise et impliquent des frais colossaux :

• Achat de terminaux, morceaux de plastique mono fonction, quasi aussi chers que des smartphones,
• Gestion et administration du parc de téléphone et d’abonnement (frais fixe d’employés)
• Réparation et ou remplacement des téléphones cassés (frais fixe d’employés + frais d’équipement)
• Engagement contractuel avec des opérateurs sur de nombreuses années et soumission au service obligatoire de maintenance mensuelle au cas où le téléphone fixe planterait

Pourquoi ma société doit gérer/payer une « téléphonie d’entreprise » alors que ce n’est pas mon coeur de métier ?

Les entreprises se retrouvent donc devant des problématiques délicates :

• Pourquoi mon entreprise doit gérer/payer tout cela alors que ce n’est pas mon coeur de métier ?
• Pourquoi équiper mes collaborateurs de téléphones fixes et téléphones mobiles qui me coûtent cher alors que tous mes collaborateurs sont équipés de smartphones personnels et que j’ai mis en place un outil de visio/chat (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom…) ?

Les solutions de téléphonie d’entreprise

Il existe de nombreuses solutions de téléphonie adaptables selon vos besoins et s’appuyant sur le téléphone mobile des collaborateurs et leur ordinateur. Néanmoins c’est un changement d’univers à mener. En effet, de nombreuses personnes sont réfractaires à utiliser leur smartphone personnel dans un cadre professionnel, et c’est légitime :

• « un smartphone c’est un gros investissement, plusieurs centaines d’euros voir plus de 1000 euros. Si je l’utilise au travail il pourra s’user plus vite »
• « mon abonnement n’a pas internet en illimité et je n’aurai plus rien si je l’utilise pour mon travail »
• le fameux, « je n’ai pas envie d’être dérangé par mes collègues le soir ou le week-end »

Ces arguments sont rationnels. Il faut donc accompagner les collaborateurs  :

• en utilisant au maximum des services mis en oeuvre dans les entreprises comme un Wi-Fi Très Haut Débit, des suites collaboratives (MS365, Google), des applications de téléphonie…
• et/ou en participant au paiement du forfait téléphonique et/ou du smartphone.

Vous trouverez ci-dessous un ensemble de solutions qui sont cumulables selon votre contexte

Solution 1 : le BYOD c’est à dire le remboursement mensuel d’un pourcentage du forfait téléphonique de la personne et/ou de son smartphone

Il est tout à fait légal de rembourser tous les mois un collaborateur pour l’utilisation de son matériel personnel dans un cadre professionnel via des notes de frais. Je vous invite à lire cet article et cette étude si vous êtes intéressé

Avantages :

• Les collaborateurs sont en général heureux de cette reconnaissance financière. Cela leur permet de mettre de l’argent de côté pour acheter un nouvel équipement de manière récurrente
• Plus aucune gestion de la part de l’entreprise sur la téléphonie, autre que celle des notes de frais des personnes

Pré-requis : Les collaborateurs s’engagement à avoir un appareil et un abonnement compatible avec son activité professionnelle via la signature d’une convention, condition pour que l’indemnité ne soit pas considérée par l’URSSAF comme un avantage en nature, mais comme le défraiement d’un outil de travail.

Solution 2 : Généralisation de WhatsApp dans l’entreprise. Et c’est gratuit !

L’application WhatsApp permet gratuitement d’écrire des messages et passer des appels téléphoniques grâce au réseau Wi-Fi de l’entreprise depuis n’importe quel équipement et même depuis son ordinateur si vous télécharger l’application. Attention de ne pas confondre l’application sur votre ordinateur et la webapp sur navigateur internet, elles n’ont pas les mêmes fonctionnalités !

Avantages :

• Aucun coût supplémentaire et aucune gestion, ni pour les utilisateurs, ni pour l’entreprise
• Adoption simple car c’est un outil grand public déjà utilisé dans beaucoup d’entreprises (avec de bons retours d’expérience)

Pré-requis (qui est d’ailleurs plutôt une opportunité) : Avoir un Wi-Fi Très Haut Débit dans l’entreprise

Solution 3 : Utilisation d’une application de type double carte SIM virtuelle comme OnOff pour avoir une ligne Pro directement sur son smartphone, en coexistence avec sa ligne personnelle

OnOff Business permet d’obtenir des numéros mobiles pros pour les collaborateurs. Ils ont juste à télécharger l’application sur leur smartphone personnel pour commencer à passer des appels. Cela fonctionne comme une ligne ordinaire (GSM, SMS, envoi de photos, vidéos, messages vocaux et messagerie vocale) pour un coût de 9 €HT /mois

Avantages :

• Mise à disposition de numéro de téléphone Pro.
• Permet une séparation pratique et simple entre vie professionnelle et vie personnelle des utilisateurs
• Possibilité de temporellement désactiver un numéro, en dehors des horaires de travail par exemple
• L’ensemble des comptes sont centralisés et administrables simplement

Il existe également une offre grand public de OnOff à 3,49 €TTC/mois qui pourrait être gérée en BYOD comme la solution 1.

Faire évoluer votre règlement intérieur pour supprimer votre téléphonie d’entreprise

Pour le sujet des appels le soir ou le week-end, la définition de nouvelles règles dans le règlement intérieur est conseillé et vous permettra de convaincre les derniers réfractaires :

• non obligation de répondre à des appels professionnels en dehors de son temps de travail,
• être tolérant si les gens ne décrochent pas et ne  rappellent pas de suite,
• éviter les appels en dehors des heures de travail…

Dernière solution si vous êtes dos au mur

Il est possible que votre contexte d’entreprise soit trop difficile pour que les personnes utilisent leur téléphone personnel dans un cadre professionnel. Néanmoins, il y a tout de même une solution. Pour arrêter de gérer le parc de téléphone de votre entreprise et couper les lignes fixes internes : il est possible de « donner » à toutes les personnes des smartphones professionnels. On peut retrouver des modèles à tous les prix, il y en a par exemple à 75 euros sur Amazon. Vous pouvez coupler cela avec un forfait à 2 euros par mois Free et avec un Wi-Fi performant dans votre entreprise.

On parle bien de don, vous donnez officiellement ce téléphone aux collaborateurs. Vous transmettez donc la responsabilité. A eux d’en prendre soin sur la durée (vous pouvez décider de ré-équiper tous les 4 ans). S’il le casse, ce sera leur responsabilité de le réparer.

Cette solution n’est qu’à utiliser en dernière option car c’est tout de même un gâchis économique et environnemental !

Si cela vous intéresse nous avons sorti une étude sur la thématique de la mobilité

La rupture de la téléphonie d’entreprise passe évidemment par la conduite du changement

Pour allez plus loin sur la conduite du changement, nous avons écrit cet article et cette étude

Paul Schwebius